Klinikübergreifendes Intranet: Gut aufgefangen im internen Netz

Die Helios-Gruppe nutzt ein internes Portal für die klinikübergreifende Zusammenarbeit. „myHELIOS“ fördert den Wissensaustausch, stärkt das Wir-Gefühl im Konzern und dient zur Online-Weiterbildung der Mitarbeiter.

Wissensverteilung und Zusammenarbeit werden zunehmend auch im Gesundheitswesen zu strategischen Faktoren. So rückt der private Klinikkonzern Helios die internen Informations- und Kollaborationsprozesse in seinen Fokus und bündelt seine Maßnahmen, um diese Abläufe zu optimieren. Es ist im Konzern zur „Chefsache“ geworden, ein effektives Networking zu etablieren, das die 64 Kliniken miteinander verbindet. So soll erreicht werden, dass insbesondere die Ärzte sich klinikübergreifend vernetzen, Wissen teilen und voneinander lernen.

Um die Zusammenarbeit und die Mitarbeiterbindung auch über eine technische Plattform zu verankern, hat der Konzern Ende 2008 das Intranet relaunched und im Frühjahr 2009 unter der Bezeichnung „myHELIOS“ live geschaltet. Technischer Lösungsanbieter war T-Systems. „Mit myHELIOS bilden wir Funktionen ab, die die Mitarbeiter aus dem Internet kennen. Das Web 2.0 oder auch ‚Mitmach-Web‘ ist für uns in puncto Kommunikation ein wichtiger Bereich, an dem wir weiter arbeiten möchten. Mitmachen heißt dabei nicht nur, sich selbst zu informieren, sondern sein Wissen auch weiterzugeben. Und dies auf technisch einfache, intuitive Weise“, erklärt Heiko Götz, Manager Neue Medien bei der Helios Kliniken GmbH.

Kollaboration fördern

Mittlerweile hat sich das Medium für den internen Austausch und als Arbeitsunterstützung für eine wachsende Anzahl Mitarbeiter etabliert. Durch das Portal sollen die Schranken der Kollaboration zwischen Spezialisten unterschiedlicher Fachrichtungen und Kliniken überwunden und eine rege Vernetzung in Gang gebracht werden. Zu den am meisten genutzten Optionen zählen sämtliche Funktionen rund um die interne Kontaktaufnahme, gesteuert über die „Grünen Seiten“ – eine Helios-interne Social Community, die mit dem Internetnetzwerk „Xing“ vergleichbar ist. Hier hat der Arzt die Möglichkeit, ein eigenes Profil mit Foto, Kontaktdaten und Informationen zu seiner Person und Position sowie mit privaten Angaben anzulegen. So wird er für Kollegen über die ganze Klinikgruppe hinweg sicht- und kontaktierbar. Personen, die sich anderweitig nicht kennenlernen würden, erhalten die Chance, einander zumindest virtuell oder per Telefon zu begegnen.

Zu verschiedenen Themen gibt es Foren, die zum klinik- und fachgebietsübergreifenden Austausch einladen. Durch die Vernetzung von Ärzten und Mitarbeitern aller Berufsgruppen entstehen gemeinsame Projekte, Ziele und Standards, die konzernweit gelten. Ein digitaler Campus unterstützt auf vielfache Weise die Aus- und Weiterbildung per Intranet. So werden zum Beispiel Seminare, auch von externen Kooperationspartnern, online durchgeführt und Veranstaltungen, die offline stattfinden, angekündigt. Der digitale Service der Helios-Zentralbibliothek innerhalb des Intranets mit dem direkten Zugriff auf einen umfassenden Pool an Fachzeitschriften, E-Books, medizinischen Lehrfilmen und Vorträgen wird besonders von Ärzten geschätzt und intensiv genutzt. Darüber hinaus schafft das Portal Synergien zwischen Offline- und Online-Welt. Ärzte partizipieren beispielsweise an den Ergebnissen einer Arbeitsgruppe, indem sie die Informationen dazu online nachlesen und downloaden, Podcast-Mitschnitte ansehen oder in Foren diskutieren – selbst wenn sie nicht teilgenommen haben.

Inzwischen ist im Rahmen des Portals auch ein Kleinanzeigenmarkt entstanden, der unter der Rubrik „Biete und Suche“ auch in privater Hinsicht zum beliebten „Marktplatz“ geworden ist. Schließlich können sich Ärzte, Pflegekräfte und Servicemitarbeiter auch vom heimischen PC aus mit ihren Zugriffsdaten in das Portal einloggen und sämtliche Inhalte und Funktionen nutzen.

Das Tor zu Helios

Mit Blick auf neue Mitarbeiter soll das Intranet als ein Tor zum Konzern dienen. „Einem Arzt, der eine Position bei uns antritt, demonstrieren wir mit myHELIOS, dass er sich bei uns gut vernetzen kann. Zudem kann er sich sämtliches Wissen heranziehen, das über Jahre im Unternehmen gewachsen ist. Er kann sich online auf schnellem Weg einen fundierten Eindruck von Helios verschaffen“, erklärt Anna-Maria Zeschmann-Hecht, Leiterin des Zentralen Dienstes Talentmanagement beim Konzern. Gut informierte Ärzte seien zudem zufriedene, leistungsfähige Mitarbeiter.

Nicht zuletzt verweist das Intranet auf künftige Formen der Zusammenarbeit, bei denen es unter anderem um das gemeinsame Partizipieren an Wissen und um die Kollaboration in Echtzeit, auch über Unternehmensgrenzen hinweg, gehen wird: Wissen zu finden, auszutauschen und zusammenzuführen wird für Unternehmen zum Wettbewerbsfaktor. Neben einem effizienten Knowledge-Management sind hierfür vor allem innovative Tools wie Unified Communications oder Web2.0-Anwendungen wichtig.

Danielle Schoof