Praxisführung: Die Tücken einer Kontovollmacht

Ärzte, die Mitarbeitern teilweisen Zugriff auf das Geschäftskonto einräumen, sollten sich die Details des Vollmachtformulars sehr genau ansehen.

Der Zeitpunkt war längst überfällig: Nach achtjähriger Praxiszugehörigkeit sollte die erfahrenste Praxismitarbeiterin von Dr. Dieter M. eine eingeschränkte Vollmacht über das Geschäftskonto bei der Hausbank erhalten. Der Internist aus Niedersachsen wollte sich damit etwas vom „aufwendigen Finanzkram“ entlasten. Dazu zählt er das Bezahlen kleinerer Rechnungen oder auch die damit verbundene Disposition der täglichen Liquidität seiner Praxis. Die dazu erforderliche Bevollmächtigung ist aber nicht so unproblematisch, wie M. dachte: Als er sich das Vollmachtformular genauer ansieht, hat er viele Fragen.

Regelmäßig anpassen

Grundsätzlich gilt, dass für eine Bankvollmacht das Vertrauen in die betreffende Person, wie im hier beschriebenen Fall, unabdingbar ist. Allerdings sollte auch vor diesem Hintergrund die sorgfältige Durchsicht eines solch wichtigen Formulars nicht vergessen werden. Dabei kann leicht übersehen werden, dass die jeweiligen Bedingungen einer derartigen Vollmacht vor allem durch Gesetzesänderungen oder durch Präzisierungen der Rechtsprechung mehr oder weniger regelmäßig anzupassen sind und vom Arzt als Vollmachtgeber ebenso regelmäßig überprüft werden sollten. Eine solche Überprüfung hat übrigens nichts mit mangelndem Vertrauen in die bevollmächtigte Person zu tun. Es geht vielmehr um einen klar definierten rechtlichen und an der Praxis orientierten Rahmen der jeweiligen Vollmacht, in dem sich der oder die Vollmachtnehmer sicher und dem Vollmachtumfang gemäß bewegen sollten. Je nach den betrieblichen Erfordernissen ist es eine Überlegung wert, die Details einer Kontovollmacht nicht nur auf dem Vollmachtformular, sondern auch in der jeweiligen Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin aufzuführen.

Dauer der Vollmacht

Einer der wesentlichen Punkte ist der Zeitraum der Gültigkeit der Vollmacht: Je nach Kreditinstitut behält der Bevollmächtigte den Zugriff auf die Geschäftskonten auch über das Ableben des Kontoinhabers hinaus. Es kann natürlich durchaus sinnvoll sein, dass Ärzte damit die Zahlungsfähigkeit der Praxis unmittelbar erhalten. Allerdings sollten bei einer solchen Regelung ebenfalls mögliche Auswirkungen auf bereits bestehende erbrechtliche Verfügungen eines Testaments oder eines Erbvertrags berücksichtigt werden. Banken lassen entsprechende Kontoverfügungen von Bevollmächtigten nämlich meist so lange zu, bis die Erben einen entsprechenden Widerruf der jeweiligen Vollmacht vornehmen. Erfahrungsgemäß kann ein solcher, von den Erben gemeinsam getragener Widerruf aber einige Zeit in Anspruch nehmen, so dass vom Bevollmächtigten zwischenzeitlich Kontoverfügungen getroffen werden können. Zur Vermeidung von Missverständnissen kann festgelegt werden, dass Kontovollmachten ausschließlich zu Lebzeiten des Arztes gültig sein sollen.

Ebenfalls überprüft werden sollte der konkrete Umfang einer Vollmacht: Je nach Formular sind Verfügungen aus einem Kontoguthaben heraus ebenso möglich wie aus einer bestehenden Kreditlinie. Selbst wenn die bisherige betriebliche Übung fast selbstverständlich Guthabenverfügungen vorsieht, ist aus Gründen der Rechtssicherheit ein entsprechender Blick in das Vollmachtformular ratsam. Falls danach nämlich auch Abhebungen über das Guthaben hinaus möglich sind, sollte in Verbindung mit dem Kreditinstitut klar definiert werden, ob und in welchem finanziellen Rahmen Kontoverfügungen durch Bevollmächtigte erfolgen dürfen. Auch hier sollte geprüft werden, ob dieser Punkt auch in der Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin verbindlich festgehalten wird. Je nach Kreditinstitut sind darüber hinaus Vereinbarungen möglich, die Guthaben- oder Kreditverfügungen, wie bei M. übrigens vorgesehen, je Kontoabhebung auf einen bestimmten Maximalbetrag zu beschränken, die von einem Kontobevollmächtigten allein oder von mehreren Kontobevollmächtigten gemeinsam durchgeführt werden können. Wichtig ist, dass es im Ergebnis keinerlei Zweifel über die konkreten Abhebungsberechtigungen geben darf. Unterschiedliche Auffassungen darüber gehen sonst erfahrungsgemäß zulasten des Arztes und Vollmachtgebers.

Weitere Bevollmächtigung

Ein weiterer wichtiger Punkt: Der Bevollmächtigte ist je nach Institut berechtigt, weitere Untervollmachten selbstständig, also ohne Mitwirkung des Vollmachtgebers, zu erteilen. Es dürfte ratsam sein, über ein Streichen dieser Berechtigung im Vollmachtformular nachzudenken.

Im Ergebnis können die Formulierungen in den jeweiligen Vollmachtformularen also durchaus zu Missverständnissen führen, so dass ein sorgfältiger Umgang mit jeder einzelnen Vereinbarung erforderlich ist. Ärzten, denen die rechtliche Bedeutung einer Formulierung nicht eindeutig genug erscheint, können natürlich auch einen Anwalt um Klärung bitten.

Michael Vetter