Basiswissen E-Mail: Die schnelle Kommunikation

Elektronische Post ist die meist genutzte Kommunikationsform im Internet. Weltweit können via E-Mail Nachrichten oder auch Bilder verschickt und empfangen werden. Die Zustellzeit beträgt in der Regel nur wenige Sekunden und kostet nicht mehr als ein Ortsgespräch per Telefon. Somit ist die Kommunikation per E-Mail schneller und billiger als die traditionelle Briefpost.
Die Voraussetzung dafür, daß man E-Mails empfangen und versenden kann, ist zunächst eine eigene E-MailAdresse - die Postadresse im Internet. Diese erhält man kostenfrei vom jeweiligen Internet-Anbieter. Sie setzt sich gewöhnlich zusammen aus Benutzername und Name des Providers. Die beiden Namen sind durch das Klammeraffensymbol @ (englisch "at") getrennt - Beispiel: Name@t-online.de.
Darüber hinaus gibt es viele Internet-Dienste, die eine kostenfreie E-Mail-Adresse sogar mit Zusatzleistungen, wie das Umleiten und Beantworten oder den weltweiten Abruf der E-Mails, anbieten (siehe Kasten mit Auswahl kostenfreier E-Mail-Adressen, Seite 19).
Um Verbindungskosten zu sparen, ist es ratsam, die Briefe offline (ohne Verbindung zum Internet) zu schreiben. Erst danach sollte die Verbindung zum Provider hergestellt werden, um die E-Mails zu versenden und zugleich eingegangene Post abzurufen. Nachdem die Online-Verbindung wieder getrennt ist, kann die Post dann in aller Ruhe gelesen werden.
Empfehlenswert ist es, die eigene E-Mail-Adresse eher vorsichtig bekanntzugeben, überwiegend an berufliche Kontakte oder persönliche Freunde. Andernfalls läuft man Gefahr, viel unerwünschte E-Mail-Werbung zu erhalten (siehe unten). Datendienste wie AOL stellen ihren Anwendern auch mehrere E-Mail-Adressen zur Verfügung, so daß diese verschiedene E-Mail-Postfächer, beispielsweise getrennt für geschäftliche und private Zwecke, einrichten können.
Nutzungsmöglichkeiten für den Arzt
Neben der Verwendung für private Zwecke bietet die Kommunikation via E-Mail viele Einsatzmöglichkeiten im ärztlichen Alltag. Beispiele:
n Über beliebige Rechner mit Internetzugang ist der Arzt überall in der Welt - beispielsweise auf Dienstreisen - erreichbar.
n Bei schwierigen und dringenden Fällen kann der Arzt schnell die Meinung weiterer Experten und Kollegen einholen.
n Der Arzt hat die Möglichkeit eines zusätzlichen Serviceangebotes für seine Patienten, indem er beispielsweise Fragen zu Krankheiten per E-Mail beantwortet.
n Durch Eintrag in medizinische E-Mail-Verteilerlisten über bestimmte Fachgebiete kann sich der Arzt neueste Informationen automatisch zustellen lassen. Eine Adresse für Listserver (Verteildienste von Informationen an zahlreiche Empfänger) ist zu finden unter www.lsoft.com/lists/listref.html.
n An eine E-Mail können zusätzlich zum Text andere Dateien wie Dokumente, Bilder, Video- und Audiosequenzen angehängt und mitverschickt werden.
Für die Nutzung der elektronischen Post ist ein E-Mail-Programm notwendig. Zu den bekanntesten zählen zur Zeit Microsoft Outlook, Eudora, Outlook Express, Netscape Messenger, Opera und FoxMail. Internet-Dienste wie AOL und T-Online bieten ebenfalls komfortable E-Mail-Programme.
Beispiel Outlook Express: Das Mail- und News-Programm ist im Internet Explorer, der Browser-Software von Microsoft, enthalten. Es steht nach der Standardinstallation von Windows 98 zur Verfügung und kann über die Windows-Startleiste geöffnet werden. Das Programm bietet unter anderem die Möglichkeit, beim Versand von E-Mails gezielt weitere Empfänger zu adressieren: Ins Adreßfeld CC (Carbon Copy) kommt der Kopienempfänger. Das Adreßfeld BCC (Blind Carbon Copy) ist die Bezeichnung für eine E-Mail-Kopie, bei der der Empfänger im Gegensatz zu CC nicht weiß, an wen diese noch geschickt worden ist.
Schutz vor Spam-Mails
Spam-Mails (Spam = Müll, Abfall) sind unaufgefordert zugesandte E-Mails, meist Werbung, die - sofern sie zahlreich empfangen werden - nicht nur lästig und zeitraubend sind, sondern bei der Übertragung auf den eigenen Rechner auch Kosten verursachen. Gängige E-Mail-Programme enthalten hierfür meist Schutzfunktionen. So lassen sich E-Mails nach bestimmten Kriterien, wie Name, Dateigröße oder bestimmte Begriffe, filtern und beispielsweise Absender, Betreffzeile oder Texteinträge der Mails daraufhin überprüfen. Unerwünschte Nachrichten werden aussortiert und entweder nicht vom Server auf den Rechner übertragen oder aber direkt vom Server gelöscht, verschoben oder weitergeleitet.
Wer stark von Spam-Mails betroffen ist und wem die üblichen Schutzmaßnahmen nicht ausreichen, kann auch professionelle Anti-Spam-Programme nutzen. Diese arbeiten mit der üblichen E-Mail-Software zusammen und sind über das Internet meist kostenfrei erhältlich. Leider gibt es hier vorwiegend englischsprachige Programme (siehe auch Kasten "Anti-Spam-Adressen im Internet").
Sicherheit
Wer im Internet mit anderen Rechnern verbunden ist, setzt sich bestimmten Risiken aus. Da im Internet die Kommunikation in beide Richtungen läuft, können Böswillige in den heimischen Rechner eindringen und Schaden anrichten. Hier gilt: Der Arzt sollte den Praxisrechner nicht ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen für den Internet-Zugang verwenden. Andernfalls besteht die Gefahr, daß ein Dritter über das Internet Zugang zu patientenbezogenen Daten findet.
Verschlüsselung von E-Mails
E-Mails haben im Internet den Sicherheitstatus einer Postkarte. Aus diesem Grund sollten E-Mails mit sensiblen Informationen immer verschlüsselt verschickt werden. Die bekannten Browser bieten in der Regel eine Verschlüsselungsfunktion an. Darüber hinaus kann aus dem Internet spezielle Verschlüsselungssoftware wie PGP (Pretty Good Privacy) heruntergeladen werden. PGP ist ein im Internet weitverbreitetes Verschlüsselungsprogramm für E-Mails und Dateien. Das System beruht auf einem asymmetrischen Verfahren zur Chiffrierung der Daten. Hierbei besitzen die Anwender jeweils zwei Schlüssel: einen strikt geheimen privaten Schlüssel und einen dazu passenden öffentlichen Schlüssel, der gefahrlos an andere weitergegeben werden kann. Wenn eine E-Mail mit sensiblem Inhalt versandt wird, verschlüsselt der Anwender die Mail mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers. Der Empfänger, der ein PGP-Programm haben muß, kann die E-Mail-Nachricht nur mit seinem privaten Schlüssel dechiffrieren. Darüber hinaus hat der Absender die Möglichkeit, die Mail über die Option "Sign" mit dem privaten Schlüssel zu verschlüsseln. So kann der Empfänger mit dem passenden öffentlichen Schlüssel des Senders die Nachricht auf Echtheit überprüfen. Vorher jedoch muß der Empfänger den öffentlichen Schlüssel des Senders und umgekehrt erhalten haben. Falls der öffentliche Schlüssel des Empfängers nicht bekannt ist, kann der Anwender seine E-Mail auch mit dem symmetrischen Verfahren "Conventional Encryption" über ein Paßwort schützen. Das Paßwort muß dabei dem Empfänger gesondert mitgeteilt werden. PGP in englischer Version kann kostenfrei als Freeware vom Internet unter www.pgpi.com/download heruntergeladen werden. Die Windows-Version bietet auch Plug-Ins für gängige E-Mail-Programme wie Outlook. Die deutschsprachige Version ist kostenpflichtig. Schutz vor Viren
Wer eine Mail mit Dateianhängen von unbekannten Absendern erhält, sollte unbedingt Vorsicht walten lassen: Die angehängte Datei sollte auf keinen Fall geöffnet werden, da sie einen Computervirus enthalten oder ein Eindringling auf diese Weise versuchen kann, durch ein verstecktes Programm (Trojanisches Pferd) wichtige Paßwörter und sonstige Daten auszuspähen. Dieser Gefahr läßt sich mit Anti-Viren-Programmen begegnen, die die Festplatte schützen. Bekannte Programme sind beispielsweise Norton Antivirus von Symantec oder Virusscan von McAfee. Neuere Anti-Viren-Softwareversionen bieten:
n automatischen Schutz beim Herunterladen von Dateien und E-Mail-Nachrichten;
n Virenschutzaktualisierungen über das Internet gegen neu entdeckte Computerviren.
E-Mail-Netiquette "Netiquette" ist ein zusammengefügtes Kunstwort aus Network und Etiquette. Gemeint ist das korrekte Verhalten in einem Netzwerkverbund wie einer Newsgroup oder einem Chat-Raum. Selbst für E-Mails gibt es bestimmte Benimmregeln. Häufig wird ein lockerer Schreibstil bevorzugt. Dennoch sollten folgende Regeln beachtet werden:
n Falsche Betreff-Zeilen sollten vermieden werden.
n Mit privaten E-Mails sollte ebenso verfahren werden wie mit normalen Briefen. So sollten Mails niemals ohne Zustimmung des Verfassers an dritte Personen weitergegeben werden.
n In eine Antwort muß nicht der vollständige Text der ursprünglichen E-Mail eingefügt werden. Kurze Ausschnitte der wichtigen Textteile reichen.
n Zitierte Stellen in der Antwort sollten in spitze Klammern > und < eingegeben werden.
n Oft werden am Ende einer E-Mail die Adresse und Telefonnummer des Absenders als Signatur im kleinen Textblock eingefügt. Fevzi Koc

Kontaktadresse: Dr. Fevzi Koc, Toppheideweg 54, 48161 Münster, E-Mail: koc@muenster.de

Kostenfreie E-Mail-Adressen
Bigfoot: www.bigfoot.de
Eudora Mail: www.eudoramail.com
Lycos Mail: de.lycosmail.com/signup/signup.page
My Web.de: www.myweb.de/home/index.html
Topmail: www.topmail.de
Yahoo: www.yahoo.de
Global Message Exchange: www.gmx.de

Anti-Spam-Adressen im Internet
Liste der Anti-Span-Software: http://members.aol.com/jobfindr/spam.htm
Spam Hater: www.cix.co.uk/~net-services/
spam/spam_hater.htm
Spammer-Slammer: www.spammerslammer.com/

Sicherheitstips für E-Mails
© Die eigene E-Mail-Adresse sollte im Internet wegen Spam-Mail nur vorsichtig bekannt gemacht werden.
© Es ist empfehlenswert, eine private und eine geschäftliche E-Mail-Adresse anzulegen.·
© Zum Schutz vor Viren beim Herunterladen von Dateien und E-Mail-Nachrichten aus dem Internet sollte ein Anti-Viren-Programm verwendet werden.
© E-Mails haben im Internet den Sicherheitsstatus einer Postkarte. E-Mails mit sensiblem Inhalt sollten daher immer verschlüsselt versendet werden.
© E-Mails mit Dateianhängen von unbekannten Absendern sollten niemals geöffnet werden. © Der Arzt sollte den Praxisrechner nicht ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen für den Internetzugang verwenden.