Steuerberatungssoftware: Effiziente Praxisinformation

Überblick über die Entwicklung der Praxisdaten mit einer multivariablen, dynamischen Excel-Lösung

Die Führung einer Arztpraxis erfordert es zunehmend, jederzeit einen umfassenden und aktuellen Überblick über die Leistungsfähigkeit der eigenen Praxis zu haben und diese auch mit den Daten der Mitbewerber vergleichen zu können. Zusätzlich verlangen vor allem die Banken auf der Basis der Vorgaben zu § 18 Kreditwesengesetz von ihren Kunden ständig aktuelle und betriebswirtschaftlich aussagefähige Zahlen des betrieblichen Rechnungswesens.

Stets der aktuelle Stand
Ein vorausschauender Arzt kann es sich somit nicht mehr erlauben, unterjährig keine oder nur unvollständige Finanzbuchführungsdaten zu erzeugen. Grundvoraussetzung für jede qualifizierte Praxisführung ist vielmehr, dass sämtliche Zahlen des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens stets auf dem aktuellen Stand und die wesentlichen unterjährigen kalkulatorischen und Abgrenzungsbuchungen bereits enthalten sind. Dabei sind insbesondere Abschreibungen und Zinsen wichtige Positionen. Außerdem ist es für die Detailanalyse unerlässlich, sämtliche Buchungen mit aussagefähigen Betextungen zu versehen. Nur so können die Buchungen auf den Konten der Finanzbuchführung schnell kontrolliert und vom Arzt nachvollzogen werden.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, genügt es für eine qualifizierte Praxisführung nicht mehr, die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) einschließlich Vorjahresvergleich sowie die Summen- und Saldenliste vom Steuerberater zur Kenntnis zu nehmen und abzuheften. Bei einer solchen Vorgehensweise werden wesentliche Aspekte eines modernen Praxiscontrollings missachtet; der Arzt verpasst damit die Chance, problematische Tendenzen frühzeitig zu erkennen und diesen entgegenzuwirken. Eine Möglichkeit, das Praxiscontrolling einfach und effizient zu gestalten, ist das hier vorgestellte, dreiteilige Excel-Modell, das die Arbeit des Steuerberaters effizient und kostengünstig unterstützen kann.

Dabei ist es mit relativ einfachen Mitteln möglich, die für die jeweilige Praxis wesentlichen Kennzahlen individuell zusammenzustellen und zu präsentieren. Benötigt wird lediglich ein PC, auf dem Microsoft Excel installiert ist.

Berichtsmodul
Das modulare, dynamische System ist auf die Bedürfnisse der Heilberufler auf der Basis einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zugeschnitten. Die Lösung ist einfach für jeden Arzt einzurichten und fortzuschreiben. Die drei Komponenten der Lösung, das Berichtsmodul, das Planungsmodul und das Modul zum Plan-Ist-Vergleich, ähneln sich in vielerlei Hinsicht, sodass sich die Darstellung exemplarisch auf das Berichtsmodul konzentriert, das auch den Schwerpunkt des Praxiscontrollings bildet.

Das Berichtsmodul kann nach Struktur und Inhalten (Darstellungsvarianten) auf die Bedürfnisse spezifischer Arztgruppen beziehungsweise einzelner Ärzte zugeschnitten werden. So lässt sich etwa festlegen, welche Praxisdaten besonders relevant sind und daher in einer ersten Generalübersicht – laufendes Jahr im Vergleich zum Vorjahr (Abbildung 1) – vorgestellt werden sollen.

Nach dem Öffnen des Modells erscheint die „Zentralnavigation“. Mit diesem individuell gestaltbaren Arbeitsblatt können die Berichtsblätter angesteuert werden. Über Pfeilsymbole gelangt man zur Zentralnavigation zurück oder wechselt in ein benachbartes Arbeitsblatt.

Der für den Arzt sichtbare Teil der Excel-Arbeitsmappe besteht aus vier „Fokusblättern“ für unterschiedliche Berichtszwecke. In jedem dieser Arbeitsblätter befinden sich Steuerelemen te (Drop-down-Listen). Eine Benutzerauswahl in einer dieser Listen oder eine Auswahlkombination mehrerer Listen bestimmt mit sofortiger Wirkung, welche Datenreihe(n) im Diagramm und in der dazugehörigen Tabellenstruktur angezeigt wird (werden). Daraus ergeben sich mehrere Hundert sinnvolle Visualisierungen beziehungsweise Visualisierungskombinationen von ausgewählten Praxisdaten. Das Modell ist vollständig fehlergepuffert, der Anwender kann lediglich die oben erwähnten Navigationselemente benutzen oder mit den Dropdown-Listen Inhalte auswählen. Darüber hinaus kann er keine Zelle und kein anderes Element markieren oder verändern.

Zunächst der Überblick
In einer ersten Übersicht kann sich der Arzt einen groben Überblick über die wesentlichen Praxisdaten ver-schaffen. Dazu werden die Entwicklungen der einzelnen Positionen in einer monatsorientierten Zeitreihe angezeigt – dies anhand eines Diagramms und einer Tabelle. In beiden Darstellungsformen wird auch der Vergleich zum Vorjahr (in Abbildung 1 die nur aus Markierungspunkten bestehende Datenreihe) angezeigt. Anders als bei der klassischen BWA beschränkt sich die Auswahl der Praxisdaten nicht auf einen Überblick über die wesentlichen Betriebseinnahmen und -ausgaben (absolut und in Prozent) und das daraus abgeleitete Jahresergebnis. Vielmehr werden auch die Entwicklung der laufenden Praxisliquidität (wie viel Liquidität hat die Praxis nach Investitionen und Darlehenstilgungen im Monat erwirtschaftet), die Entwicklung der Entnahmen und daraus resultierend auch die Entwicklung der Salden der Kontokorrentkonten sowie der Darlehen der Praxis dargestellt.

Zur detaillierteren Analyse einzelner Praxisdaten ist es in einem weiteren Fokus (Abbildung 2) möglich, Vergleiche über diverse Auswertungspositionen und Jahre durchzuführen. So kann zum Beispiel die KV-Umsatzentwicklung des aktuellen Jahres mit einer von vier Vorjahren verglichen werden, auch hier tabellarisch und per Diagramm. Für jede Position der betriebswirtschaftlichen Auswertung der Praxis lässt sich ein Vergleich mit jeder beliebigen anderen Position durchführen. Insgesamt stellt das Berichtsblatt eine umfangreiche Menge sinnvoller Betrachtungsvarianten zur Verfügung, die dem Praxisinhaber ohne Hilfe des Steuerberaters zu jedem gewünschten Zeitpunkt einen raschen Überblick über die Entwicklungen ermöglichen.

Im nächsten Arbeitsblatt ist es möglich, jeweils zwei der erwähnten wichtigsten Datenarten oder Positionen der betriebswirtschaftlichen Auswertung über eine fünfjährige Entwicklung zu vergleichen. So kann der Praxisinhaber etwa die Langzeitverläufe von Umsätzen miteinander vergleichen oder beispielsweise die Entnahmen der letzten fünf Jahre der entsprechenden Praxisliquidität gegenüberstellen, um zu analysieren, ob die Entnahmen angemessen oder aber, bezogen auf das Praxisergebnis, zu hoch waren. Parallel dazu könnte dann die getroffene Aussage durch die Analyse der kurzfristigen Praxisliquidität überprüft werden.

Zusätzlich zu solchen internen Analysen ist für viele Praxen auch der externe Praxis- oder Branchenvergleich wichtig. In einem separaten Fokusblatt kann jede Position der eigenen Praxis mit der jeweiligen Position der Branche (sofern deren Daten zur Verfügung stehen) verglichen werden, um damit eigene Stärken oder Schwächen der Praxis herauszufiltern.

Erweiterungen
Hat man die Daten mehrerer Jahre erfasst, ist es auf der Basis eines zusätzlichen, technisch ähnlich aufgebauten Planungstools relativ einfach, eine unter dem Kosten-Nutzen-Aspekt angemessene Planungsrechnung für die Praxis zu erstellen. In einem ersten Schritt werden die Istdaten eines Vorjahres als Basisdaten für die Planung des kommenden Jahres übernommen. Anschließend werden diese Daten normalisiert und an die Erwartungen des zu planenden Jahres angepasst. Berücksichtigt man zudem die erwartete Entwicklung der Investitionen und deren Finanzierung sowie die Entnahmen, so hat man sowohl eine Erfolgs- als auch eine Finanzplanung geschaffen, die als Grundlage für die Steuerung der Praxis verwendet werden kann. Die so aufgestellte Planungsrechnung kann durch Verwendung sogenannter Prozessvariatoren neben der „Normal-case-Betrachtung“ auch eine „Best-case-“ und eine „Worst-case-Betrachtung“ liefern. Damit lässt sich darstellen, welchen Einfluss kleine Änderungen einzelner Positionen auf das Praxisergebnis einerseits und auf die laufende Liquidität andererseits haben können.

Auf diese Weise kann beispielsweise gezeigt werden, welche Auswirkungen die Einführung des Regelleistungsvolumens oder Personalkostenerhöhungen in unterschiedlichen Ausprägungen auf die Praxiszahlen hat.

Ist eine solche Planungsrechnung erstellt, können deren Daten in ein weiteres Modul, den Plan-Ist-Vergleich, übertragen werden. Hier kommen wieder die Arbeitsweisen des Berichtsmoduls zum Einsatz. Somit kann der Arzt jederzeit nachvollziehen, ob er seine Ziele insgesamt oder im Detail erreicht hat, beziehungsweise er kann erkennen, wo es wesentliche positive oder negative Abweichungen gibt und wo gegebenenfalls korrigierend einzugreifen wäre.

Technische Aspekte
Das Berichtsmodul ist eine normale Arbeitsmappe in der Excel-Version 2003. Das gleiche technische Ergebnis lässt sich auch mit früheren Fassungen der Tabellenkalkulation realisieren (ab Version Excel 2000). Die Arbeitsmappe enthält 15 Arbeitsblätter, von denen fünf sichtbar sind. Von besonderer Bedeutung sind die internen Datenquellen des Moduls, weitere sechs Arbeitsblätter, in denen die ausgewählten Praxisdaten jahresspezifisch als Konstanten vorgehalten beziehungsweise, wenn von vorgeschalteten Systemen nicht geliefert, mit Excel-Formeln kalkuliert werden. Letzteres betrifft beispielsweise Quotendaten und andere Kennzahlen.

Jedes darzustellende Geschäftsjahr hat sein „eigenes“ Datenblatt. Ein sechstes, strukturell recht ähnliches Blatt enthält jene Branchendaten, die mit den spezifischen Unternehmensdaten verglichen werden sollen.

Die übrigen Arbeitsblätter des Moduls dienen der technischen Ausrüstung. Hier befinden sich Parameter und Hilfsinformationen für die Anwendung. Eine wichtige Rolle spielen dabei die überwiegend in einem Basisblatt hinterlegten Formeln. Diese reagieren auf jene Mausklicks, die der Anwender in den Fokusblättern mit den Steuerelementen (den Dropdown-Listen) ausführt. In der Folge stellen die Formeln dann jene Daten zusammen, die in den Ansichten der Fokusblätter visualisiert werden.

Wie gelangen die Monatsdaten in das Modell? Im Normalfall gelingt das mit einer Mischung aus Automatismen, Halbautomatismen und ergänzender manueller Datenpflege. Beispiel: Die monatlich aktuellen Praxisdaten werden von einem Quellsystem (wie DATEV) nach Excel eingelesen. Das so entstandene Excel-Arbeitsblatt wird in das Berichtsmodul übertragen. Daten, die vom primären Quellsystem nicht übergeben wurden (weil sie gegebenenfalls dort nicht vorhanden sind und/oder aus anderen Quellen ermittelt werden müssen), sind ergänzend per Hand einzupflegen. Die restlichen, nicht als Konstanten verfügbaren Zahlen werden per Formeln aus den vorhandenen Konstanten errechnet.
Dr. Stefan Koenen
www.koenen-stb.de, kanzlei@koenen-stb.de
Reinhold Scheck
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