ÄRZTESTELLEN

Prozessoptimierung: Wie Krankenhäuser ihre Erlöse sichern

Dtsch Arztebl 2017; 114(27-28): [2]

Bohnenkamp, Berit

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Eine lückenlose Dokumentation, zeitnahe Abrechnung und ein suffizientes MDK-Management sind ständige Herausforderungen für Krankenhäuser. Daher müssen sie ihre Arbeitsabläufe immer wieder anpassen.

Foto: Vasily Merkushev/stock.adobe.com
Foto: Vasily Merkushev/stock.adobe.com

Inzwischen spielt das Aufzeichnen von Tätigkeiten eine große Rolle im Arbeitsalltag von Ärzten. Dazu gehört auch die Kodierung von Patientenfällen, also das Erfassen von ICD-10-Kodes für Erkrankungen und OPS-Kodes für erbrachte Leistungen. Eine vollständige und zeitnahe Dokumentation und Kodierung sind dabei von großer Bedeutung. Einerseits sind sie Voraussetzung für eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Abrechnung und tragen so zur Liquidität eines Krankenhauses bei. Andererseits sind sie wichtig im Fall nachträglicher Rechnungsprüfungen der Kostenträger und Begutachtungen des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung (MDK) und der damit verbundenen Prozesse.

Wichtig: Dokumentation und Kodierung

Die juristische Dokumentationspflicht des Arztes ist in § 10 Abs. 1 der (Muster-)Berufsordnung der Deutschen Ärzte festgeschrieben. Krankenhäuser rechnen erbrachte Leistungen am Patienten zum Beispiel in Form von Fallpauschalen oder PEPP-Entgelten ab, die sich aus einer Kombination von ICD-10- und OPS-Kodes ergeben. Wie die verschiedenen Kodes zu verwenden sind, ist in den Deutschen Kodierrichtlinien geregelt. Sie besagen auch, dass das Auflisten der Diagnosen und Prozeduren in der Verantwortung des behandelnden Arztes liegt; Basis für die Kodierung ist die Patientenakte. Häufig übernehmen allerdings Kodierfachkräfte die Kodierung. Bei medizinisch-inhaltlichen Fragen sollten sie sich mit den behandelnden Ärzten austauschen. In der Regel schließt der verantwortliche Arzt die Kodierung des Behandlungsfalles ab, indem er den Fall im Krankenhausinformationssystem (KIS) signiert. Gegebenenfalls prüft das Medizincontrolling die kodierten Fälle im Anschluss und leitet sie dann an die Abrechnungsabteilung weiter, die die Rechnungen an die Kostenträger stellt.

Verzögerte Abrechnungen und ihre Folgen

Schwierig wird es, wenn eine noch nicht abgeschlossene und lückenhafte Dokumentation die zeitnahe und ordnungsgemäße Kodierung und Abrechnung verzögert. Das ist der Fall, wenn zum Beispiel ein Entlassungsbrief oder OP-Bericht noch nicht abschließend erstellt ist. Sind mehrere Personen- und Berufsgruppen am Aktenlauf beteiligt und wird ein Teil der Dokumentation noch in Papierform und nicht IT-gestützt erstellt, sind die für die Kodierung benötigten Dokumente gegebenenfalls nur eingeschränkt verfügbar. Liquiditätseffekte entstehen insbesondere dann, wenn eine verzögerte Abrechnung nicht auf Einzelfälle beschränkt bleibt, sondern die Regel ist.

Kommt es zu nachträglichen Rechnungsprüfungen, ist es für einige Krankenhäuser ein Problem, die Unterlagen fristgerecht bereitzustellen, wie dies die entsprechende Prüfverfahrensvereinbarung (PrüfvV) fordert. Ursachen können sein, dass Patientenakten noch in Bearbeitungs- oder Digitalisierungsprozessen stecken und somit nicht unmittelbar verfügbar sind. Auch können in den Prozess des Unterlagenversands Berufsgruppen ohne medizinisches Fachwissen involviert sein, die die Notwendigkeit und Relevanz einzelner Befunde für die Fragestellungen des MDK nicht ausreichend beurteilen können.

Folge einer nicht fristgerechten Bereitstellung der Unterlagen kann sein, dass Fälle bereits ohne inhaltliche Begutachtung des MDK verloren gehen, da die Krankenhäuser der Prüfverfahrensvereinbarung zufolge keinen Anspruch auf den strittigen Rechnungsbetrag haben. Insbesondere bei Vollprüfungen entsteht dem Krankenhaus so ein erheblicher Erlösverlust. Darüber hinaus müssen die Fälle auch einer inhaltlichen Begutachtung des MDK standhalten. Die erfassten Diagnosen und Leistungen müssen den Behandlungsverlauf widerspiegeln und durch die Dokumentation in der Patientenakte belegt sein. Sonst drohen ebenfalls Rechnungsminderungen.

Maßnahmen, die finanzielle Risiken minimieren

In einem Krankenhaus sind die Strukturen und Prozesse der Dokumentation, des Aktenlaufs, der Kodierung und Abrechnung sowie des MDK-Managements häufig komplex und historisch gewachsen. Es gibt verschiedene Ansätze, die damit verbundenen finanziellen Risiken zu minimieren und einer hohen Ressourcenbindung bei Ärzten und in der Verwaltung entgegenzuwirken.

Für die Dokumentation und den Aktenlauf sollten die Verantwortlichen zum Beispiel die Zuständigkeit für das Führen und den Abschluss der Akte festlegen. Außerdem ist abzustimmen, wer, was und wo in der Papierakte oder digital im KIS dokumentiert. Dabei sollten die Verantwortlichen auch den Zeitpunkt für das Fertigstellen der Dokumentation, zum Beispiel für den Entlassungsbrief oder die Kodierung, und einen festen Ablauf des Archivierens vereinbaren. Um die Kodier- und Dokumentationsqualität sicherzustellen, empfehlen sich Prüfroutinen, die die Mitarbeiter auf mögliche Fehler hinweisen, und regelmäßige Schulungen inklusive Fallbeispielen zur Dokumentation und Kodierung.

Ebenso sind die Zuständigkeiten und Aufgaben der am Abrechnungs- und MDK-Prozess beteiligten Personen- und Berufsgruppen festzulegen und Schnittstellen zwischen klinischen Fachabteilungen, Medizincontrolling, Abrechnungs- und Rechtsabteilung abzugrenzen. Um die Fristen im MDK-Prozess einzuhalten, sind Vertretungsregelungen einzurichten. Auch standardisierte Prozessschritte und einheitliche Dokumentvorlagen tragen dazu bei, die Effizienz zu steigern.

Mit IT-Unterstützung Prozesse vereinfachen

Zudem kann ein Krankenhaus durch IT-Unterstützung seine Dokumentenbereitstellung erheblich vereinfachen, beispielsweise mit einer vollständigen digitalen Patientenakte oder einem digitalen Archivsystem. Auch ist es möglich, MDK-Fälle übersichtlich zu verwalten und zu überwachen, wenn eine angepasste Softwarelösung implementiert wird. Dabei können im IT-System auch Verantwortlichkeiten und entsprechende Fristen hinterlegt werden. Darauf aufbauend können Prüfungen integriert werden, die an den Ablauf dieser Fristen erinnern und somit zur Kontrolle beitragen, die Aufgaben zeitgerecht zu erledigen.

Um Informationen bereitzustellen und zu steuern, ist nicht zuletzt ein MDK-Berichtswesen mit einer Aufstellung aller geprüften Fälle hilfreich, zum Beispiel mit Angabe von Fachabteilung, Prüfgründen und aktuellem Bearbeitungs- oder Ergebnisstatus.

Dr. med. Berit Bohnenkamp, MBA

Beraterin

Sanovis GmbH

81679 München

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