ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSSUPPLEMENT: PRAXiS 2/2013Literaturverzeichnis: Tipps zum effizienten Literaturmanagement

SUPPLEMENT: PRAXiS

Literaturverzeichnis: Tipps zum effizienten Literaturmanagement

Dtsch Arztebl 2013; 110(14): [6]

Lietz, Thomas

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Das Literaturverzeichnis für ein wissenschaftliches Manuskript ist schnell und korrekt erstellt, wenn man mit einer entsprechenden Software arbeitet.

Foto: iStockphoto
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Wer je eine wissenschaftliche Publikation, eine Dissertation oder Habilitation verfasst hat, weiß, wie mühevoll, zeitaufwendig und fehlerträchtig das Erstellen des Literaturverzeichnisses sein kann. Daher sollte man sich schon bei der Planung und erst recht beim Beginn des Verfassens eines wissenschaftlichen Manuskripts damit befassen. Nur so hat man zum Schluss nicht den Zeitfresser „Literaturverzeichnis“ im Nacken.

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Bei der Bearbeitung der Literaturlisten scheint bei vielen immer noch ein „Karteikartensystem“ vorhanden zu sein. Dabei gibt es spezielle Software zur Übernahme dieser Präzision erfordernden, aber stupiden Tätigkeit. Wie hilfreich die sein kann, lässt sich an einem Beispiel illustrieren: Im Deutschen Ärzteblatt sind bis maximal 40 Literaturzitate gewünscht. Das heißt konkret, bis zu 40-mal dar- an denken: „Bis sechs Autoren alle auflisten; ab sieben und mehr Autoren nur die drei ersten und „et al.“ (1), zudem wie gefordert die ersten sechs auf- und auch noch richtig schreiben. Bei Schulze, Maier und so weiter mag das noch gehen, aber es gibt auch schwierige Namen. In Dissertationen kommen zudem schnell an die Hundert Literaturstellen zusammen, die korrekt zitiert und sortiert sein müssen. Diese Arbeiten lassen sich mit einem effizienten auf einer Spezialsoftware basierten Literaturmanagement erheblich erleichtern.

Literatursuche und -verwaltung

Diverse elektronische Datenbanken wie PubMed oder Medpilot erleichtern die Suche nach passender Literatur erheblich. Doch wie verfährt man weiter mit den gefundenen Publikationen? Was elektronisch gesucht und gefunden wurde, sollte auch elektronisch gespeichert werden. Da ist es naheliegend, sich eine eigene Datenbank zu erstellen. Dies könnte man zum Beispiel mit Excel, Access oder ähnlichen Programmen machen. Das ist jedoch kein guter Weg. Einerseits hätte man viel Schreib- und Kopierarbeit, da diese Programme keine direkte Schnittstelle zu Datenbanken wie PubMed haben. Andererseits wäre eine solche Datenbank wenig hilfreich beim Einfügen von Zitaten in ein Manuskript. Ein automatisches Aktualisieren bei neuen Zitaten oder beim Streichen von Zitaten ist nicht möglich. Am Ende muss man dann das Literaturverzeichnis auch wieder per (wenn auch elektronischer) Hand zusammenstellen. Solch ein Vorgehen wäre nur eine etwas verbesserte Karteikartenvariante, also nicht sehr hilfreich und genauso zeitfressend.

Die eleganteste und effizienteste Lösung sind spezielle Computerprogramme zur Literaturverwaltung und zum Erstellen von Literaturlisten, wie EndNote, Reference Manager, Citavi und andere. Der Kern dieser Programme ist eine Datenbankstruktur. Jede Publikation ist ein eigener Datensatz, der alle für ein korrektes Zitieren notwendigen bibliographischen Angaben in einzelnen Datenfeldern enthält. Bei der Softwareauswahl sollte man darauf achten, ob folgende Funktionen vorhanden sind:

  • Suche von Publikationen in Datenbanken (wie PubMed) aus dem Programm heraus
  • Datenimport in die eigene Datenbank direkt von PubMed
  • Ergänzung der importierten Datensätze mit eigenen Notizen, Keywords et cetera
  • Unterteilung der Datenbank in individuelle Gruppen zum leichteren Auffinden von Publikationen
  • Zuordnung eines Datensatzes zu verschiedenen Gruppen in der Datenbank
  • Verknüpfung des Datensatzes mit zusätzlichen Dateien, zum Beispiel einem PDF-Format des Artikels
  • Zusammenarbeit mit den wichtigsten Schreibprogrammen zum Einfügen von Zitaten in ein Manuskript und automatisches Erstellen der Literaturliste
  • Verschiedene, vorprogrammierte Formate (Styles) für korrektes Zitieren in unterschiedlichen Zeitschriften
  • Verfügbarkeit für Windows, Mac sowie als iPad-App mit der Möglichkeit zur Synchronisation der Daten.

Jede Datenbank ist nur etwas wert, wenn sie gut gepflegt und strukturiert wird. Dadurch findet man die gewünschten Daten schnell wieder. Das bedeutet, beim Aufnehmen von neuen Publikationen (Datensätzen) sollte man sorgfältig vorgehen. Wie kommen die gewünschten Publikationen mit den notwendigen bibliographischen Angaben in die Datenbank? Am einfachsten geht es, wenn man die Publikationen aus dem Programm heraus in PubMed suchen und mit einem Mausklick die Datensätze in die Datenbank übernehmen kann.

Einige elektronische Bibliothekskataloge bieten zwar keinen Direktimport von bibliographischen Angaben in eine Literaturverwaltungssoftware, es gibt aber die Möglichkeit, die Daten zu exportieren. Dabei muss man ein Format wählen, das die Software lesen kann. Die Daten lagert man an einem beliebigen Platz auf der Festplatte zwischen. Beim Import dieser Datei in das Verwaltungsprogramm werden dann die bibliographischen Informationen den jeweiligen Datenfeldern zugeordnet. Die ungünstigste Variante, weil zeitraubend, ist das manuelle Anlegen eines Datensatzes. Manche deutsche Fachzeitschrift ist in keiner elektronischen Datenbank zu finden. Hier muss man alle Datenfelder per Hand ausfüllen.

Sinnvoll ist es, sofern die Software dies zulässt, in den Datensatz noch zusätzliche Informationen einzufügen. Beim Verfasser hat es sich zum Beispiel bewährt, den Artikel zu charakterisieren. Beispielsweise kann man in jedem Datensatz in einem eigenen Datenfeld vermerken, ob es sich um eine klinische Studie, einen In-vitro-Versuch, eine Literaturübersicht, einen Fallbericht und so weiter handelt. Diese Information sollte man sich in der Übersicht der Datenfelder anzeigen lassen (siehe „Type of Work“ oben rechts in der Abbildung). So weiß man bei der Auswahl einer Publikation auf den ersten Blick, um was es sich handelt.

Datenfenster von EndNote. Das linke Fenster zeigt die Gruppenstruktur der Datenbank. Im oberen Fenster befindet sich die Liste der Publikationen, und im Vorschaufenster darunter sieht man das PDF sowie Details zum aktiven (grau hinterlegten) Datensatz. Im PDF lassen sich Textpassagen hervorheben (gelbe Markierung).
Datenfenster von EndNote. Das linke Fenster zeigt die Gruppenstruktur der Datenbank. Im oberen Fenster befindet sich die Liste der Publikationen, und im Vorschaufenster darunter sieht man das PDF sowie Details zum aktiven (grau hinterlegten) Datensatz. Im PDF lassen sich Textpassagen hervorheben (gelbe Markierung).

Je nach Bedarf kann man in den Datensatz noch weitere Informationen aufnehmen, die das Auffinden eines Zitats oder die Zuordnung von bestimmten Informationen erleichtern. Bei Datensätzen im zweistelligen Bereich mag man noch halbwegs den Überblick behalten. Sobald die eigene Literaturdatenbank einige Hundert oder Tausend bibliographische Angaben enthält, wird es schwierig, Zitate schnell zu finden. Je sorgsamer man beim Anlegen eines Datensatzes gearbeitet hat, umso schneller findet man später die Informationen. Sehr hilfreich ist es, wenn man die einzelnen Publikationen in Gruppen ordnen kann. Nach dem Anlegen eines Datensatzes sollte man diesen einer thematischen Gruppe zuordnen (siehe die linke Seite der Abbildung).

Verknüpfung von PDF und Datensatz

Nützlich kann es sein, auch das PDF des Artikels mit dem Datensatz zu verknüpfen. Dadurch hat man den Artikel im Vorschaufenster, und mit einem Mausklick holt man sich den vollständigen Text auf den Bildschirm. Das spart jede Menge Papier und Platz im Büro. Viele Fachzeitschriften bieten inzwischen ihre Artikel in einem Online-Archiv an. Bei manchen Verlagen sind diese Archive frei zugänglich, bei anderen sind sie nur für Abonnenten offen. Oder man scannt einen Artikel im PDF-Format ein. Bei der Dateibezeichnung eines PDFs sollte man sich vorab möglichst eine einheitliche Vorgehensweise überlegen. Beispiel: Der Dateiname enthält als Elemente immer das Erscheinungsjahr, den Nachnamen des Hauptautors und einen großen Teil des Titels: 2010_Gomes_Prevalence_of_hypodontia_in_orthodontic_patients_in_Brasilia (2).

Die Speicherung und Verknüpfung der PDF-Dateien kann zum Beispiel bei dem Programm EndNote auf zwei Wegen realisiert werden: Entweder sie werden automatisch im Data-Ordner der jeweiligen Datenbank abgelegt und sind dann fester Bestandteil der Datenbank. Oder man speichert sie manuell in einem völlig separaten Verzeichnis. Sie sind dann zwar mit der Datenbank verlinkt, aber nicht Bestandteil dieser. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile – je nach Arbeitsweise. Bei der zweiten Variante kann man sich zum Beispiel für jedes Jahr einen eigenen Ordner anlegen, in dem die jeweiligen PDFs abgelegt werden. Auf diese Weise findet man auch ohne das Verwaltungsprogramm die Kopie eines Artikels sehr schnell, wenn man Jahr, Autor und Titel kennt (eAbbildung).

Die PDF-Dateien sind in Jahresordnern abgelegt. Alle Dateien haben die gleiche Struktur bei der Benennung der Dateinamen: Jahr_Hauptautor_Teil_des_Titels.
Die PDF-Dateien sind in Jahresordnern abgelegt. Alle Dateien haben die gleiche Struktur bei der Benennung der Dateinamen: Jahr_Hauptautor_Teil_des_Titels.

Eine gut gepflegte Literaturdatenbank nimmt vor allem bei der Dateneingabe und Zuordnung Zeit in Anspruch. Findet man die bibliographischen Angaben in PubMed, und ist der Volltext des Artikels online verfügbar, dauert es circa fünf Minuten, einen Datensatz anzulegen. Muss man alles per Hand machen, kann das bis zu 20 Minuten dauern. Diese Akribie zahlt sich jedoch schnell aus, da man die notwendigen Informationen und Zitate für ein Manuskript sehr schnell zur Hand und in korrekter Form hat.

Zusammenarbeit mit Word

Literaturverwaltungsprogramme sind zudem nützlich, wenn sie zum Beispiel mit MS Word kooperieren. Das bedeutet, es lassen sich in ein Word-Dokument Zitate einfügen, von denen dann automatisch am Ende des Dokuments oder eines Abschnitts/Kapitels ein Literaturverzeichnis erstellt wird. Fügt man weitere Zitate ein oder löscht man welche, baut sich das Literaturverzeichnis sofort um. Diese Funktion spart viel Zeit und arbeitet verlässlich.

Jede Zeitschrift hat andere Vorgaben, wie die Literaturstellen im Text gekennzeichnet und am Ende das Literaturverzeichnis aufgebaut werden sollen. Manche wollen die Hinweise im Text in Klammern, als hochgestellte Zahl und so weiter haben. Beim Literaturverzeichnis am Ende sollen zum Beispiel die Publikationen in alphabetischer Reihenfolge sortiert, der Autor fett und der Titel kursiv gedruckt sein. Sinngemäß gilt diese Vielfalt auch für Dissertationen und Habilitationen. Das alles ist mit einer geeigneten Software kein Problem. Ein gutes Programm liefert schon viele „Styles“ mit. Manche Verlage bieten auch solche Vorlagen für ihre Zeitschriften an. Sollte ein Format nicht vorhanden sein, kann man dieses bei einem guten Programm auch selbst gestalten. In den Autorenrichtlinien der Zeitschriften findet man in der Regel die dafür notwendigen Angaben. Je nachdem wie gut man das Programm beherrscht und welchen Komfort die Software bietet, muss man ungefähr eine halbe Stunde rechnen, um einen neuen Style anzulegen und auszuprobieren. Aber auch das zahlt sich später in Zeitersparnis aus.

Wenn man einen Artikel schreibt, ist manchmal noch nicht klar, in welcher Zeitschrift er veröffentlicht werden soll. Das spielt zunächst auch keine Rolle. Wichtig ist, dass man schon beim Schreiben des Manuskripts mittels Software die entsprechenden Literaturstellen in den Text einfügt. Welches Format man dafür verwendet, ist unerheblich. Wenn dann feststeht, wo das Manuskript eingereicht werden soll, hat man die Quellenhinweise im Text und das Literaturverzeichnis mit wenigen Mausklicks im richtigen Style. Oder Teile des Manuskripts werden für einen anderen Artikel in einer anderen Zeitschrift genutzt. Auch kein Problem, da sich alles wieder mit wenigen Mausklicks in die richtige Form bringen lässt. Zusätzlich zur Zeitersparnis kommt noch ein weiterer wichtiger Aspekt hinzu: Das Literaturverzeichnis ist immer fehlerfrei. Autoren, Titel, Jahrgang, Seitenzahlen und so weiter sind immer richtig, vorausgesetzt, man hat beim Anlegen des Datensatzes sorgfältig gearbeitet.

Wichtig ist darüber hinaus der Service, den der Vertreiber einer Software bietet. Eine zuverlässige Hotline kann gerade am Anfang sehr hilfreich sein. Für den, der keine Lust hat, sich autodidaktisch in ein solches Programm einzuarbeiten, sind klassische Schulungen oder Webseminare zu empfehlen – vor allem dann, wenn diese auf den eigenen Bereich zugeschnitten sind und der Dozent beispielsweise weiß, was der Mediziner für die wissenschaftliche Arbeit benötigt (siehe etwa Schulungsangebote von Adept Scientific zu EndNote für Ärzte unter http://training.endnote.de).

Dr. med. Thomas Lietz, tet_lietz@yahoo.de

1.
Das Deutsche Ärzteblatt: Hinweise für Autoren, www.aerzteblatt.de/autorenhinweise
2.
Gomes RR, da Fonseca JA, Paula LM, Faber J, Acevedo AC: Prevalence of hypodontia in orthodontic patients in Brasilia, Brazil. Eur J Orthod 2010; 32(3): 302–6.
1. Das Deutsche Ärzteblatt: Hinweise für Autoren, www.aerzteblatt.de/autorenhinweise
2. Gomes RR, da Fonseca JA, Paula LM, Faber J, Acevedo AC: Prevalence of hypodontia in orthodontic patients in Brasilia, Brazil. Eur J Orthod 2010; 32(3): 302–6.

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