ArchivDeutsches Ärzteblatt31-32/2013Veränderungen im Praxisalltag: Aller Anfang ist schwer

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Veränderungen im Praxisalltag: Aller Anfang ist schwer

Dtsch Arztebl 2013; 110(31-32): A-1525 / B-1345 / C-1329

Kutscher, Patric P.

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Ärzte, die Neues wagen wollen, kommen oft nicht über die Planung hinaus. Der erste Umsetzungsschritt ist meist der schwierigste.

Foto: Fotolia/JiSign
Foto: Fotolia/JiSign

Der Arzt plant ein neues Projekt. Er will eine neue Terminsoftware einführen, ein Qualitätsmanagementsystem etablieren oder die Mitarbeiter für eine neue Art und Weise der Patientenansprache begeistern. Kurz, er möchte etwas Neues beginnen. Dabei zeigt sich: Der erste Umsetzungsschritt ist der schwerste. Es gilt, Widerstände zu überwinden und Bedenken auszuräumen – beim Arzt selbst und bei den Mitarbeitern.

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So mancher Arzt orientiert sich an der 72-Stunden-Regel. Sie besagt, dass man die ersten Aktivitäten innerhalb der nächsten drei Tage nach Beschlussfassung angehen sollte. Lässt der Arzt diese Frist verstreichen, bleiben erfahrungsgemäß 80 Prozent aller Pläne auf der Strecke. Fasst der Arzt also den Entschluss, die neue Terminsoftware einzuführen, sollte er in dieser Frist zum Beispiel die ersten Prospekte bei Anbietern bestellt oder sich die ersten Informationen aus dem Internet besorgt haben. Aber diese Regel ist kein Allheilmittel. Die nachhaltige Umsetzung von Vorhaben gelingt, wenn der Arzt längerfristig denkt und, zumal bei größeren Projekten, ein detailliertes Umsetzungsprogramm entwickelt. Aber auch hier ist die Verknüpfung mit einem Datum sinnvoll. Eine Möglichkeit ist es, ein Dreimonatsprogramm zu erstellen, etwa zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems. Der Arzt erstellt einen Zeitplan, aus dem hervorgeht, wann welcher Schritt erfolgen soll. Entscheidend ist, das Prinzip der Schriftlichkeit wo immer möglich zu beherzigen – denn: „Schriftlichkeit verpflichtet!“

Als motivatorischer Anschub dient die „Verbreitung der Zielsetzung“. Der Arzt teilt seinen Entschluss möglichst vielen Menschen mit – aus dem privaten Umfeld, aber auch den Mitarbeitern, Kollegen und Patienten. „Wir haben vor, die Patientenorientierung durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems zu erhöhen.“ Der Arzt schafft mithin „Öffentlichkeit“ – dieser Druck, den er sich selbst gegenüber aufbaut, indem er anderen seinen Entschluss mitteilt, soll den „inneren Schweinehund“ besiegen helfen. Denn dieser flüstert dem Arzt ein, es sei doch viel bequemer, in der Komfortzone zu verbleiben und alles beim Alten zu belassen. „Der erste Umsetzungsschritt wird weniger durch äußere Umstände und Entwicklungen verhindert, sondern durch mentale Blockaden“, sagt Dr. Ralph Köllges, Kinder- und Jugendarzt mit Praxis in Mönchengladbach. Und darum ist es richtig, Menschen ins Vertrauen zu ziehen, die sich nicht scheuen, den Arzt vehement an seine Verpflichtung zu erinnern, auch mit erhobenem Zeigefinger.

Bei der Umsetzung wirken zuweilen kleine sprachliche Tricks als Unterstützung. Es hilft, ein Ziel so zu formulieren, als ob es schon erreicht ist, und es sich zu visualisieren. Ein konstruktiver Impuls entsteht, wenn der Arzt sich vornimmt: „Zum 31. 12. 2013 steht uns die Terminsoftware fehlerfrei zur Verfügung!“ Der Arzt stellt sich vor, welche Vorteile es hat, wenn mit Hilfe der Terminsoftware die Wartezeiten erheblich verkürzt werden und die Patientenzufriedenheit steigt. Auch für ihn selbst bedeutet ein geregelter Terminablauf weniger Stress – indem er sich diesen Nutzen vor das geistige Auge ruft, ist der erste Umsetzungsschritt getan.

Auch die „smarte“ Formulierung von Zielen verhilft zum motivierenden ersten Kick. Der Arzt schickt jede Zielsetzung durch den „Smart“-Filter und prüft, ob er sie als „Sollzustand, messbar, attraktiv, realistisch und terminorientiert“ formuliert hat. Mit „Sollzustand“ ist gemeint, dass das Ziel, wie oben dargestellt, als „erreicht“ visualisiert wird. Beim Punkt „attraktiv“ fragt sich der Arzt, ob ihm das Ziel den Aufwand und die Mühe wert ist, die es ihn kosten wird. Durch die mentale Motivation sollen die Energieräuber bekämpft und die positiven Energiespender genutzt werden. Des Weiteren helfen aber auch objektive Argumente, mit der Umsetzung zu beginnen. Der Arzt sollte sich durchaus mit den Gefahren einer Veränderung beschäftigen und die Risiken benennen.

„Eine neue Terminsoftware führt zunächst zu Verzögerungen im Praxisalltag“, gibt Köllges ein Beispiel, „die Mitarbeiter müssen sich mit der neuen Software beschäftigen, um sie effektiv nutzen zu können. Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems bindet in der Startphase Mitarbeiterenergie.“ Entscheidend sei aber, sagt der Kinder- und Jugendarzt, die Risiken zu bewerten und gegen die Vorteile abzuwägen. Er empfiehlt, bei dieser Abwägung die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und in der Teamsitzung gemeinsam darüber zu reflektieren, welcher Nutzen der Praxis daraus erwächst. Eine Vorteilsliste, erstellt auf der Pinnwand oder dem Flipchart, dient als visuelles Startsignal, die Kräfte zu bündeln, um in die Umsetzung zu gelangen.

Das heißt: Um den ersten Umsetzungsschritt zu forcieren, ist ein Mix aus mentaler Motivation und praktischen Erwägungen hilfreich. All diese Aspekte fasst der Arzt dann – in Erinnerung an das Prinzip der verpflichtenden Schriftlichkeit – in einer Verpflichtungsmatrix zusammen, in der er in einem Entscheidungssatz seinen Entschluss „smart“ zusammenfasst und die einzelnen Umsetzungsschritte mit einem Zeitplan verknüpft.

Letztlich muss der Arzt den Mut aufbringen, einfach anzufangen, auch wenn nicht jedes Detail bis ins Kleinste geplant ist. Wer so lange wartet, bis der perfekte Umsetzungsplan erstellt ist, kommt selten oder nie ins Handeln.

Patric P. Kutscher,
MasterClass Education, Zellertal

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