ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSSUPPLEMENT: PRAXiS 4/2013Praxis-Informationsveranstaltungen: Direkter Kontakt zu neuen Patienten

SUPPLEMENT: PRAXiS

Praxis-Informationsveranstaltungen: Direkter Kontakt zu neuen Patienten

Dtsch Arztebl 2013; 110(46): [22]

Martin, Christopher

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Eine professionelle Vorbereitung ist wichtig, damit Veranstaltungen für Patienten und deren Angehörige erfolgreich verlaufen und zum Praxismarketing beitragen.

Foto: Fotolia/contrastwerkstatt
Foto: Fotolia/contrastwerkstatt

Seitdem der Gesetzgeber die Spielräume für das Praxismarketing deutlich erweitert hat, gehört es für die meisten Arztpraxen zum Alltag. So gaben im Rahmen einer Studie der Stiftung Gesundheit von 2011 fast 50 Prozent der befragten Ärzte an, dass sie das Thema Praxismarketing als wichtig oder sogar sehr wichtig einschätzen. Viele Ärzte wissen inzwischen, dass sie ein klares Profil entwickeln und sich aktiv um ihre Patienten bemühen müssen. Welche Marketinginstrumente neben Visitenkarten, Flyern, einer Internetseite und einem freundlichen und verlässlichen Service zum Einsatz kommen sollten, hängt auch von der Facharztrichtung, den Zielgruppen und dem Wettbewerbsumfeld ab.

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Wer seine Praxis erfolgreich bewerben möchte, kommt um eine sorgfältige Planung nicht herum. So sollten zunächst die Marketingziele definiert werden. Will man beispielsweise die Praxis bei einer bestimmten Alters- oder Patientengruppe bekannt machen oder eine neue Behandlungsmethode bewerben? Dabei sollte stets ein konkreter Zeitraum für die Werbung und das Budget festgelegt werden. Wichtig ist auch die Erfolgskontrolle, um zu sehen, welche Schritte etwas gebracht haben und auf welche man in Zukunft verzichten kann.

Wer als zentrales Marketingziel die Erschließung neuer Patientengruppen im Auge hat, sollte auf Informationsveranstaltungen für Patienten und ihre Angehörigen als passgenaues Instrument setzen. Solche Veranstaltungen bieten eine ganze Reihe von Vorteilen: Der Arzt erhält die Gelegenheit, eine persönliche Beziehung zu den potenziellen neuen Patienten zu knüpfen, und kann sich als Experte für sein Fachgebiet vorstellen. Patienten können sich dadurch leicht einen ersten eigenen Eindruck von einem Arzt verschaffen und sich unverbindlich informieren. Veranstaltungen dieser Art helfen dabei, zwischen Arzt und Patient von Beginn an Vertrauen aufzubauen, ein Aspekt, der bei anderen Formen des Praxismarketings schwerer erreichbar ist. Zudem eignen sich Patientenveranstaltungen auch, um besonders erklärungsbedürftige Behandlungsmethoden vorzustellen, da Patienten Rückfragen stellen und so mit dem Arzt ins Gespräch kommen können.

Raumplanung: Gut erreichbar, barrierefrei

Wer über den nötigen Raum verfügt, und Kosten sparen will, kann die Veranstaltung in den eigenen Praxisräumen organisieren und muss keinen Veranstaltungsraum buchen. Dies hat den Vorteil, dass die Patienten sich direkt ein Bild von der Praxis machen und eine Beziehung zum Ort und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern herstellen können. Bei unzureichender Bewerbung besteht allerdings das Risiko, dass vor allem Patienten kommen, die Arzt und Praxis bereits kennen.

Wer mit mehr Teilnehmern rechnet, als in die eigenen Räume passen, oder wer Patienten in anderen Stadtvierteln oder Regionen erreichen will, sollte einen Raum mieten. Bürgerhäuser, Volkshochschulen oder Tagungsräume in Hotels bieten sich an. Diese sind meist bekannt, verkehrstechnisch gut erreichbar, für Behinderte geeignet und bieten einen neutralen Rahmen für die Veranstaltung. Um vor einer ersten Veranstaltung abschätzen zu können, wie viele Patienten teilnehmen möchten, kann man bei der Bewerbung der Veranstaltung um eine kurze Anmeldung per Telefon oder E-Mail bitten. Ansonsten sollte man als Faustregel einen Raum für bis zu 50 Personen suchen. Kleiner Tipp: Lassen Sie den Raum nur zum Teil bestuhlen. Kommen nicht so viele Patienten, wirkt die Veranstaltung damit dennoch gut besucht. Kommen am Ende mehr Besucher, lassen sich problemlos weitere Stühle dazu stellen.

Auch bei der Themenwahl gibt es einige Punkte zu berücksichtigen: Die Vortragsinhalte sollten nicht zu speziell sein, damit sich genügend Leute angesprochen fühlen, andererseits darf das Thema aber auch nicht zu „abgegriffen“ sein. Darüber hinaus ist zu beachten, dass manche Themen eher ungern in der Öffentlichkeit besprochen werden. So eignen sich schambehaftete Bereiche wie beispielsweise „Hämorrhoiden“ eher für einen kleineren Infoabend in der Arztpraxis und weniger für große Veranstaltungen an öffentlichen Orten.

Mit Flyern und weiterem Informationsmaterial kann die Praxis im Vorfeld geeignete Patienten auf eine geplante Veranstaltung hinweisen. Foto: picture alliance
Mit Flyern und weiterem Informationsmaterial kann die Praxis im Vorfeld geeignete Patienten auf eine geplante Veranstaltung hinweisen. Foto: picture alliance

Für eine Informationsveranstaltung eignet sich ein Termin am frühen Abend unter der Woche besonders gut. Achten sollte man auf Ferienzeiten, Feiertage oder andere besondere Ereignisse, die viele potenzielle Besucher von der Veranstaltung fernhalten können. Dazu zählen beispielsweise wichtige Fußballspiele oder regionale Feste. Je nach Thema kann man als Aufhänger für die Veranstaltung auch einen bestimmten internationalen Gesundheitstag nutzen, wie zum Beispiel den Welt-Parkinson-Tag.

Mix aus Anzeigen, Flyern und Pressearbeit

Damit die Veranstaltung ein Erfolg wird, muss sie über die Praxis hinaus bekannt gemacht werden. Bei der Bewerbung eines Informationsabends für Patienten und Angehörige ist ein Mix aus Anzeigenwerbung, Flyern und Pressearbeit erforderlich. Auch die kostenfreien Wochenzeitungen sind bei der Planung der Anzeigenwerbung relevant, weil sie besonders von älteren Patienten häufig gelesen werden. Spezielle Gesundheitsbeilagen oder Sonderseiten zum Thema bieten sich als Werbeumfeld an.

Da mittlerweile fast jede Arztpraxis über eine eigene Internetseite verfügt, gehört die Ankündigung der Veranstaltung auch dorthin. Manchmal ergibt sich auch die Möglichkeit für begleitende Pressearbeit: Wenn ein Thema sehr interessant und neu ist, kann man Vertreter der lokalen Medien zu der Informationsveranstaltung einladen oder nach der Veranstaltung per Foto und kleiner Meldung über die Veranstaltung informieren. Dadurch ergibt sich ein zusätzlicher, öffentlichkeitswirksamer Effekt. Falls vorhanden, eignet sich auch die Facebook-Seite der Praxis gut zur Ankündigung der Veranstaltung. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Gestaltung von Plakaten, die in den eigenen Praxisräumen und in den Apotheken im Umkreis ausgehängt werden können. Ganz wichtig ist es in jedem Fall, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die geplante Veranstaltung zu informieren, damit diese auf Patientenfragen per Telefon oder E-Mail schnell und kompetent antworten können.

Der Arzt sollte seine Vortragsinhalte bildlich unterstützen. Dafür bietet die Präsentationssoftware von Microsoft (PowerPoint) oder Apple (Keynote) viele anpassbare Vorlagen an. Eine professionelle Gestaltung der Folien im Corporate Design der Praxis ist zusätzlich möglich und hilft dabei, das individuelle Profil der Praxis zu stärken. Falls thematisch passend, können kurze Videos in die Präsentation eingefügt werden, beispielsweise um einzelne Operationstechniken oder den Ablauf einer Behandlung zu erklären. Die ersten Minuten nach der Begrüßung eignen sich sehr gut dazu, die eigene Praxis und das Leistungsspektrum vorzustellen. Dies stärkt das Vertrauen und wird positiver aufgenommen als platte Werbesprüche.

Wichtig bei Vorträgen vor Patienten und Angehörigen: „Reden Sie so, dass Ihre Zuhörer Sie verstehen.“ Medizinische Fachtermini beispielsweise sollten in der Präsentation entweder zusammen mit der umgangssprachlichen Bezeichnung verwendet oder gleich erläutert werden.

Am Tag der Veranstaltung ist es sinnvoll, den Weg zum Veranstaltungsraum auszuschildern. Vor dem Raum können Informationsmaterialien wie Flyer, Visitenkarten oder kleine nützliche Werbegeschenke ausgelegt werden. Bereits im Vorfeld sollte man sich erkundigen, ob ein Beamer vorhanden ist und mit dem mitgebrachten Notebook zusammenpasst. Ebenfalls wichtig: Werden auch ältere Zuhörer erwartet oder ist der Raum größer, ist abzuklären, ob ein Mikrofon oder Headset im Raum vorhanden ist und wie es verwendet werden kann.

War die Veranstaltung auf der Praxis-Homepage angekündigt, kann dort anschließend ein kurzer Nachbericht eingestellt werden. Dieser eignet sich gut dazu, auf kommende Veranstaltungen hinzuweisen.

Gute Vorbereitung wichtig für den Erfolg

Informationsveranstaltungen haben dann den gewünschten Erfolg, wenn man sie professionell vorbereitet. Sowohl bei der Planung der Werbung als auch bei der Buchung passender Veranstaltungsorte ist eines wichtig: genügend Zeit und Kapazitäten für die Vorbereitung. Gibt es im Team beispielsweise eine Praxismanagerin, dann sollte mit ihr geklärt werden, welche einzelnen Schritte der Werbung vorgesehen sind und welche Ressourcen sie dafür benötigt.

Der Versuch, neben dem Praxisalltag als Arzt auch die komplette Organisation von Informationsveranstaltungen zu übernehmen, geht meistens schief und sorgt für Enttäuschungen. Stattdessen sollten das in der Praxis vorhandene Potenzial und die Stärken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt werden. In einzelnen Bereichen kann es zudem sinnvoll sein, Experten mit ins Boot zu holen. Die Verhandlungen mit Anzeigenberatern beispielsweise binden Zeit und verlangen zudem ein besonderes Fingerspitzengefühl. Gleichwohl lohnt sich die Investition, wenn am Ende bessere Konditionen für die Anzeigenschaltung erreicht werden. Sollen Werbematerialien wie Flyer, Plakate und Werbegeschenke auf das bestehende Corporate Design abgestimmt sein oder will die Praxis mit einem professionellen und individuellen Design punkten, empfiehlt sich auch hier die Einbeziehung einer Fachagentur.

Teil der Vorbereitung neuer Informationsveranstaltungen sollte, wenn möglich, auch die Auswertung bereits organisierter Veranstaltungen sein. Wie viele Besucher kamen in der Vergangenheit zu diesem Thema? Wo fand die Veranstaltung statt und wie wurde sie beworben? Hat die Zahl der Patienten in dieser Region im Nachhinein zugenommen? All dies sind Faktoren, die bei der zukünftigen Planung angepasst werden können.

Christopher Martin

FuP Marketing und Kommunikation,
August-Schanz-Straße 80,
60433 Frankfurt am Main

Kosten und Erfolgsfaktoren

Folgende Kosten muss man im Budget berücksichtigen:

  • Raumkosten (Miete für Veranstaltungsraum)
  • Kosten/Zeitaufwand für das Projektmanagement
  • Kosten für Anzeigenschaltungen
  • Kosten für Flyer und Plakate (Grafik und Produktion)

Erfolgsfaktoren auf einen Blick:

  • Themenauswahl
  • Terminplanung
  • Raumplanung
  • Präsentation
  • Werbung
  • Mitarbeiter

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