ArchivDeutsches Ärzteblatt50/2015Arbeitsorganisation: So werden Meetings produktiv

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Arbeitsorganisation: So werden Meetings produktiv

Dtsch Arztebl 2015; 112(50): [2]

Kutscher, Patric P.

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Besprechungen mit Mitarbeitern sind enorm wichtig. Doch viele Ärzte scheuen davor zurück und empfinden sie als lästige Pflicht. Folgende sieben Tipps helfen dabei, Meetings effektiv zu gestalten.

Foto: picture alliance
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Besprechungen sind oft von elementarer Bedeutung. Denn sie erhöhen die Transparenz und geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, Einfluss zu nehmen.

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Tipp 1:

Bedeutung hervorheben

Eine Besprechung oder Konferenz, kurz: ein Meeting, in den Sand zu setzen, gehört wohl zu den leichtesten Aufgaben einer Führungskraft. Wenn nur wenige Teilnehmer wissen, worum es eigentlich geht, dem ein oder anderen sich gar die Einsicht verschließt, warum er in der Runde sitzt, und einzelne Teilnehmer ihre Hahnenkämpfe austragen, hat das sprichwörtliche Besprechungsunwesen ein neues Opfer gefunden. Prof. Dr. Bernhard Brehm, Chefarzt am Herz-Neuro-Zentrum Bodensee, empfiehlt daher, zu dem Meeting einzuladen, sich also die Arbeit zu machen, den Betroffenen „offiziell“ Bescheid zu geben. „Und wenn es sich um eine regelmäßig stattfindende Sitzung handelt, ist es richtig, die Teilnehmer ab und zu auf deren Bedeutung und Notwendigkeit hinzuweisen.“

Tipp 2:

Einen Leiter bestimmen

Es muss nicht immer der Arzt die Sitzung leiten, der in der Hierarchie zuoberst steht. Vielleicht gibt es einen Kollegen, der bereits über Erfahrungen als Moderator verfügt? Auf jeden Fall sollte sich dieser Arzt über seine Position als Moderator Klarheit verschaffen. Er ist zuallererst Leiter, der ein Meeting nicht zu dem Zweck einberuft, seine eigenen Vorstellungen umzusetzen, sondern um, zum Beispiel kreative Vorschläge der Teilnehmer zum Sitzungsthema zu erhalten und den kommunikativen Austausch zu sichern. Dabei hat er es mit Menschen unterschiedlichster Mentalität und Funktion zu tun: Seine Aufgabe ist es, die verschiedenen Blickwinkel auf ein Thema und ein Ziel zu fokussieren und das Meeting zu strukturieren und zu lenken, eben zu moderieren.

Tipp 3:

Notwendigkeit überprüfen

Die Bedeutung der Sitzung wird hervorgehoben, wenn nur diejenigen daran teilnehmen, für die dies sinnvoll ist. Zudem stellt sich die Frage, ob der traditionelle Montagmorgen-Treff, in dem die Aktivitäten der Woche festgelegt werden, überhaupt zielführend ist. Kennt nicht ohnehin jeder seine Wochenaufgaben? Und können nicht einige der zu besprechenden Aspekte schriftlich kommuniziert werden, weil es lediglich um den freien Fluss von Informationen geht?

Das heißt: Ziel ist es, nur Meetings durchzuführen, die notwendig sind. Wenn aber ein Meeting stattfinden muss: Wie genau lautet das Thema und muss wirklich die komplette Mannschaft anwesend sein? Es ist verschwendete Zeit, wenn ein Arzt nach einigen Minuten feststellen muss, dass es effektiver und zielführender gewesen wäre, wenn er sich um die Patienten gekümmert hätte, statt an der Sitzung teilzunehmen.

Tipp 4:

Mit einer Agenda arbeiten

Gute Planung ist auch bei produktiven Meetings das halbe Leben. Dazu trägt eine Agenda bei, auf der kurz und bündig die Tagesordnungspunkte aufgelistet sind. Entscheidend ist: Die Agenda darf nicht zu Beginn der Sitzung verteilt werden, sondern spätestens am Vortag. Eine zeitliche Begrenzung ist vorteilhaft und muss unbedingt eingehalten werden. „Die teilnehmenden Ärzte“, so Bernhard Brehm, „können und sollen sich darauf vorbereiten.“ Der Leiter der Sitzung kann konkrete Aufträge vergeben, sofern dies erforderlich ist, also bestimmten Teilnehmern vorab mitteilen, dass sie sich auf einen kurzen Redebeitrag vorbereiten sollen. Dazu führt er in der Agenda die Namen der Mitarbeiter auf, von denen er ein Statement, eine Einschätzung oder einen konstruktiven Vorschlag wünscht. So nimmt er sie in die Pflicht, macht aus konsumierenden Zuhörern aktive Gestalter und verleiht der Veranstaltung einen festen Rahmen.

Tipp 5:

Kommunikative Spielregeln festlegen

Es wirkt sich zeitsparend und motivierend aus, wenn die Gruppe ein paar grundsätzliche kommunikative Spielregeln festlegt. Dazu gehört, pünktlich zu sein, den anderen ausreden zu lassen und sich stets so kurz wie möglich und so ausführlich wie notwendig zu äußern und dies immer sachbezogen. Die Erfahrung zeige, so Brehm, „ein Raster verbindlicher Verhaltensregeln motiviert die Teilnehmer, von Abschweifungen abzusehen, zumal ein Gruppendruck erzeugt wird. Wenn ein Teilnehmer wiederholt polemisiert, abschweift oder unterbricht, kann er unter Berufung auf die Spielregeln zur Ordnung gerufen werden.“

Sicherlich: Das ist leichter gesagt als getan, das Umsetzen der kommunikativen Spielregeln erfordert ein Höchstmaß an Disziplin. Zudem ist es eine Überlegung wert, die Redezeit zu begrenzen und festzulegen. Diese Beschränkung zwingt die Teilnehmer, sich vorzubereiten und auf das Wesentliche zu beschränken.

Tipp 6:

In die Verantwortung nehmen

Es ist viel gewonnen, wenn es dem Leiter gelingt, die Teilnehmer darauf zu verpflichten, dass auch sie selbst für den Erfolg des Meetings verantwortlich sind. Die zielgerichtete Agenda trägt dazu bei. Der Leiter sollte dies zu Beginn des Meetings aber auch noch einmal dezidiert betonen: „Wir können jetzt alle unseren Beitrag zum Gelingen der Sitzung leisten. Je zielgerichteter wir vorgehen, desto eher können wir uns wieder um unsere Patienten kümmern!“

Tipp 7:

Schwierige Situationen bewältigen

Wenn der Leiter dafür sorgt, dass einer der Teilnehmenden ein Ergebnisprotokoll erstellt, in dem festgehalten wird, wer bis wann welche Aufgabe zu erfüllen hat, steht dem effektiven Ablauf kaum mehr etwas im Weg.

Allerdings: „In so gut wie jedem Meeting gibt es Teilnehmer, die den Ablauf stören – und auch stören wollen“, erläutert Brehm. „Der Leiter muss sich nicht nur darauf vorbereiten, die eher stillen und introvertierten Vertreter in den Dialog einzubeziehen. Er sollte auch dafür Sorge tragen, den Extrovertierten Zügel anzulegen, die Streitsüchtigen im Zaum zu halten und die Demotivierten zur aktiven Teilnahme zu bewegen.“ Bei Konflikten oder in Situationen, in denen sich die Diskussion im Kreis dreht und der rote Faden verloren zu gehen droht, kann der Leiter den Stand der Dinge resümieren und einen Neubeginn vorschlagen.

Patric P. Kutscher

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