ArchivDeutsches Ärzteblatt10/2016Checklisten: So optimieren Sie Abläufe und Prozesse

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Checklisten: So optimieren Sie Abläufe und Prozesse

Dtsch Arztebl 2016; 113(10): [2]

Kutscher, Patric P.

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Checklisten erhöhen die Transparenz in den Arbeitsabläufen einer Klinik, indem sie selbst komplexeste Prozesse systematisch in Teilaufgaben gliedern. Zudem helfen sie dabei, Fehlerquellen und Schwachstellen in der Organisation zu entdecken.

Foto: iStockphoto
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Die Vorteile der Checklisten liegen auf der Hand: Sie steigern die Effektivität der Arbeitsweise des Klinikteams, das mit einer Checkliste vor allem routinemäßige Arbeitsprozesse begleiten und kontrollieren kann. „Zudem lassen sich mit Hilfe von Checklisten Fehlerquellen und Schwachstellen in der Klinikorganisation aufspüren“, sagt Prof. Dr. Werner Heppt, Direktor der HNO-Klinik am Städtischen Klinikum in Karlsruhe.

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Beispiel: Muss dem Patienten ambulant eine Spritze verabreicht werden, sollte er darauf hingewiesen werden, dass dadurch eventuell seine Fahrtüchtigkeit beeinträchtigt wird und er eine Stunde nach der Injektion kein Auto fahren sollte. Darüber kann er bei der Erstbehandlung mit Hilfe eines Formulars informiert werden, das er unterschreibt. Das Formular wird der Patientenakte beigelegt. Oft wird dieser Arbeitsschritt vergessen. Wird dieser Schritt in eine Checkliste „Injektion“ aufgenommen, vermeidet das Klinikteam diese Nachlässigkeit.

Natürlich wird eine erfahrene Mitarbeiterin nicht bei jeder Röntgenuntersuchung die Checkliste zurate ziehen müssen. Doch indem das Team die Checklisten allesamt in einem Handbuch ablegt, stehen sie jedem Mitarbeiter zur Verfügung, der sich vergewissern will, ob das Team selbst bei einer Routinetätigkeit nichts übersehen hat. Zugleich ist gewährleistet, dass sich alle Mitarbeiter an denselben Qualitätsstandards orientieren.

Checklisten sichern das Know-how der Klinik

Das ist aber noch nicht alles. „Für neue Mitarbeiter sind die Checklisten eine Unterstützung, noch unbekannte Arbeitsschritte sachgemäß zu erledigen“, sagt Heppt. „Überdies wird das Know-how der Klinik gesichert. Bei einem Personalwechsel geht kein wichtiges Wissen verloren.“ Hinzu kommt: Neulinge im Team finden sich in der Einarbeitungsphase besser zurecht, wenn sie ab und zu Dinge auch einmal nachschlagen und nachlesen können. „In unserer Klinik erstellen Mitarbeiter oft aus eigenem Antrieb Checklisten für einzelne Arbeitsbereiche, weil sie die Erfahrung gemacht haben, dass sie ihnen nutzen. Wenn sie die Abend-Checkliste abgearbeitet haben, gehen sie mit dem guten Gefühl nach Hause, alles erledigt und nichts vergessen zu haben.“

Es ist sinnvoll, zumindest zu den aus Patientensicht wichtigsten Abläufen eine Checkliste zu entwerfen. Allerdings: Die internen Arbeitsprozesse unterscheiden sich zuweilen von Klinik zu Klinik; aber wohl immer ist die Zufriedenheit der Patienten abhängig auch von klinikübergreifenden Faktoren wie dem äußeren Erscheinungsbild, der Freundlichkeit, der Patientenorientierung und der kommunikativen Kompetenz des Klinikteams. Zu diesen Prozessen sollte es je eine Checkliste geben.

So einfach wie möglich, so ausführlich wie nötig

Was muss beim Erstellen einer Checkliste beachtet werden? Über allem steht das Motto: so einfach wie möglich, so ausführlich wie nötig. „In einer Checkliste findet sich das Wesentliche zu einem Prozess oder Ablauf wieder, sie darf nicht mit Inhalten überladen werden – ansonsten verliert sie ihre Orientierungsfunktion“, betont Heppt. Die Checklisten-Technik darf nicht in einen Formularwahn ausarten. Darum empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise:

  • Formulieren der Idee und der Inhalte,
  • Beschreiben des Gesamtablaufs des Prozesses, der Tätigkeit oder des Ablaufs,
  • Zerlegen des Prozesses in möglichst einfache und wichtige Teilaufgaben,
  • Entwerfen einer Ablaufskizze, etwa in einem Flussdiagramm, in dem die einzelnen Prozessschritte einer Tätigkeit und die Zusammenhänge grafisch dargestellt werden,
  • Definieren von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.

Schließlich wird die Checkliste erstellt, allen Mitarbeitern ausgehändigt und zugleich in einem speziellen Ordner hinterlegt, so dass sie frei zugänglich ist.

Einsatz in der Mitarbeiterführung

Checklisten lassen sich überdies bei der Mitarbeiterführung einsetzen. Diese Erfahrung hat auch Heppt gemacht. „Wir Ärzte führen zunehmend Motivations-, Kritik- oder Konfliktgespräche. Solche Gespräche gehören in der Ausbildung jedoch in der Regel nicht zu unseren Ausbildungsinhalten. Viele Ärzte sind darin also eher ungeübt. Darum ist es sicher richtig, für diese Mitarbeitergespräche Standards zu entwickeln, die in einer Checkliste festgehalten werden oder besser gesagt: in einem Leitfaden.“

Beispiel Kritikgespräch: Hierzu wird eine Gesprächsstruktur entwickelt, die Ärzte als „Orientierungsgeländer“ nutzen. In dem Leitfaden wird beschrieben, welche Aspekte bei der Vorbereitung des Kritikgesprächs Berücksichtigung finden sollten und wie das Gespräch so abläuft, dass der Arzt seine Kritik sachlich und lösungsorientiert äußert. Außerdem können dort wichtige Verhaltensregeln festgehalten werden.

Der Nutzen einer Checkliste hängt entscheidend davon ab, inwiefern das Klinikteam sie kontinuierlich überprüft, vervollständigt und aktualisiert. Kann es dies leisten, lässt sich die Qualität der medizinischen Dienstleistungen steigern und damit auch die Patientenzufriedenheit.

Allerdings sollte eine Checkliste nicht sklavisch befolgt werden müssen. Wenn es der konkrete Fall notwendig macht, können, dürfen und müssen Ärzte und Mitarbeiter sie situationsangemessen anpassen. Natürlich sollte eine Checkliste aufgrund der Alltagserfahrungen jederzeit ergänzt oder auch verändert werden können.

Jede Checkliste muss Probedurchläufe bestehen

Ist die Liste fertig, wird sie mit dem Erstellungsdatum und einer Versionsnummer versehen. „So ist sichergestellt, dass stets die aktuellste Liste in Umlauf ist. Steht der Aufbewahrungsort auf der Liste, weiß jeder, wo sie hingehört, auch die neue Auszubildende“, erläutert Heppt.

Praktischer Tipp: Wer die Listen laminiert und mit Filzstift darauf abhakt, was erledigt worden ist, kann sie hinterher wieder abwischen und mehrmals nutzen.

Klar ist: Jede fertige Checkliste muss mehrere Probedurchläufe bestehen und sich an der Wirklichkeit messen lassen. Denn sie bildet immer nur eine Erfahrung zu einem bestimmten Zeitpunkt ab.

Patric P. Kutscher

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