Formularlabor Westfalen-Lippe: Zwischen Spaß und Frust

300 Formulare gibt es in der vertragsärztlichen Versorgung. Seit fünf Jahren evaluieren die KV Westfalen-Lippe und die Barmer GEK die Papiere. Beide fordern, künftig in die Erarbeitung von Formularen einbezogen zu werden.

Quelle: Zwischenbericht Formularlabor WL 2016

Bürokratie ist ein Reizwort für alle Ärzte – sie ist im Praxis- und Klinikalltag ein Grund zum Ärgernis: Viele Ärzte beklagen sich über die Verschwendung ihrer Arbeitszeit, sind wegen bürokratischen Abfragen unzufrieden mit dem Arztberuf und Medizinstudierende fürchten wegen ihr gar die Niederlassung. Das Statistische Bundesamt hat 2015 im Auftrag des Nationalen Normenkontrollrates errechnet, dass die Bürokratiekosten in der ambulanten Versorgung auf rund 4,33 Milliarden Euro pro Jahr beziffert werden können.

Um das unübersichtliche Dickicht an Formularen – die Statistiker haben 371 verschiedene Informationspflichten gezählt – zu ändern, initiierten 2011 die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) sowie die Krankenkasse Barmer GEK mit dem Formularlabor ein gemeinsames Projekt: In drei Orten – Dortmund, Münster und Borken – haben sich engagierte Ärzte sowie Mitarbeiter von Krankenkassen und dem Medizinischen Dienst einmal pro Quartal getroffen, um über 24 Formulare und die Probleme im Alltag zu sprechen. Dazu gehörten Formulare unter anderem zur Verordnung häuslicher Krankenpflege, der Bereichsvordruck Gesundheitsversorgung oder die Anfragen bei Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit.

Drei Formulare geändert

Aus der gemeinsamen Arbeit ziehen die KVWL und die Barmer GEK in einem gerade vorgelegten Zwischenbericht eine positive Bilanz. Das Verständnis für die Arbeit des jeweils anderen sei deutlich gestiegen, heißt es vonseiten der KV und der Kasse. „Oft war Ärzten nicht klar, welche Vorgaben das Leistungsrecht macht und welche Daten die Krankenkasse dafür erheben muss“, erklärt Dr. rer. soc. Thomas Kriedel, Vorstandsmitglied der KVWL, auf Anfrage. „Der Arzt sieht den Patienten als individuellen Einzelfall, die Kasse hat die Gesamtheit aller Versicherten mit den jeweiligen Erkrankungen im Blick“, sagt Heiner Beckmann, Landesgeschäftsführer der BarmerGEK in Nordrhein-Westfalen dem Deutschen Ärzteblatt.

Auf erste Erfolge ihrer Zusammenarbeit können beide verweisen: Die Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit (AU) wurde Anfang 2016 geändert, auch der Reha-Antrag ist seit April 2016 vereinfacht worden. Demnächst soll die Chronikerbescheinigung folgen. Nun hoffen alle Beteiligten, ihre Erkenntnisse künftig früher in den Entstehungsprozess von Formularvordrucken einbringen zu können.

In dem Zwischenbericht, der dem Deutschen Ärzteblatt vorliegt, stellen Ärzte und Kassen zwölf Forderungen auf, die künftig stärker beachtet werden müssten. Wichtig ist Ärzten und Kassen dabei, dass bei der Neukonzeption von Formularen die Notwendigkeiten des Praxisalltags wie auch die Vorgaben des Sozialrechts in einem ausgewogenerem Verhältnis stehen. „Die Diskussionen im Formularlabor zeigten, dass dringender Verständigungsbedarf zwischen Ärzten und Krankenkassen besteht, um zu klären, welche Angaben Ärzte für die Krankenkassen notwendigen Angaben rund um die wirtschaftliche Leistungsgewährung leisten können“, heißt es in dem Bericht. Die Diskussion um Zuständigkeiten und Sichtweise auf die ärztliche Tätigkeit müsse künftig stärker in die Formularentwicklung einbezogen werden. „Nur so kann inhaltliche Klarheit gewährleistet werden, die für eine gute Ausfüllqualität und die nachfolgenden Bearbeitungsprozesse vonnöten ist“, fordern die KV und die Kasse.

Zu viele „Medienbrüche“

Zu den Problemen mit der Bürokratie gehört auch, dass viele Formulare noch aus einer Zeit stammen, in der Computer und digitale Datenverarbeitung in Arztpraxen noch nicht vorhanden oder noch nicht Standard waren. „Der Geist der Formulare ist vom Durchschlagverfahren geprägt.“ Und obwohl inzwischen Daten elektronisch ausgetauscht werden, Scanverfahren und Online-Portale üblich sind, gibt es weitere „Medienbrüche“: „Daten werden zum Teil elektronisch übermittelt und trotzdem wird parallel Papier ausgedruckt und abgeheftet.“ Daher – so eine weitere Forderung – sollte die Zeit der Digitalisierung zur „systematischen Entwicklung eines schlanken Formularwesens“ genutzt werden. Dafür schlagen KV und Kasse eine externe Prozessberatung vor. Allerdings: „Erst wenn Muster und Vordrucke systematisch Kategorien zugeteilt worden sind und sich an einem konkreten Formularziel orientieren, kann es im nächsten Schritt um ihre elektronische Verarbeitung gehen“, sagt Beckmann von der Barmer GEK.

Denn generell vermissen Ärzte, aber auch Kassen, eine Systematik in den Formularen – sei es bei den Prinzipien, der thematischen Strukturierung oder auch bei der Vergütung. Das Ausfüllen einiger Formulare ist teilweise in der Versichertenpauschale enthalten, in anderen Fällen gibt es eine zusätzliche Vergütung. Auch diese kann stark variieren: So wird für einen ausführlichen schriftlichen Kurplan (Muster 20) 8,66 Euro, für die Früherkennung von Krebserkrankungen bei Frauen (Muster 39) 18,78 Euro und für das gleiche Formular bei Männern (Muster 40) 14,92 Euro gezahlt. Es brauche daher klare Vergütungsregeln, „die den Aufwand adäquat würdigen. Hierfür braucht es eine Differenzierung zwischen Bescheinigungen, Verordnungen und Anfragen“, heißt es im Bericht. „Das Formularwesen ist über Jahrzehnte aus der jeweiligen fachlichen Einzelsicht gewachsen“, fasst Beckmann zusammen.

Auch bei der Optik verzweifeln Ärzte – es gibt Kästchen, Ankreuzfelder oder auch Freiflächen auf den Formularen. In den Mustervordrucken sei keine Stringenz oder ein Gesamtkonzept zu erkennen, das man intuitiv erlernen könne. Daher appellieren die Mitglieder der Formularlabors dafür, eine Gesamtkonzeption „unter der Beteiligung professioneller externer Layouter“ zu erstellen. Auch sprachlich und inhaltlich ist nicht jedes Formular leicht zu verstehen – welche Intervalle gelten beispielsweise bei der Einschätzung der „vergleichbaren Mobilitätseinschränkung“? „Hier zeigt sich derzeit eine Dominanz des bürokratischen und nicht alltagspragmatischen Denkens“, fasst der Bericht zusammen. Dazu schlagen die Beteiligten vor, mehr Alltagssprache zu gebrauchen und Erläuterungstexte sowie Detailhintergrundwissen digital zur Verfügung zu stellen.

Beratung für den G-BA?

KVWL und Barmer GEK wollen das Formularlabor auch in den kommenden Jahren fortsetzen. „Wir müssen den Bürokratieabbau als gemeinsames Projekt von Ärzteschaft und Krankenkassen begreifen“, sagt Beckmann. Daher sei es nur ein „Zwischenbericht“ – denn das Formularwesen bietet noch viele Bereiche, die bearbeitet werden müssen.

Außerdem hoffen die Beteiligten darauf, künftig bereits bei der Erarbeitung von Richtlinien im Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) einbezogen zu werden. „Wir können uns vorstellen, dass das Formularlabor Westfalen-Lippe im Rahmen der Geschäftsordnung des G-BA als gemeinsamer Sachverständiger für Ärzte und Kassen funktionieren kann“, erklärt Kriedel von der KVWL. „Als offizieller Sachverständiger könnte das Formularlabor Praxistipps zu Informationsabfragen und Praxisabläufen im Vorhinein sowohl aus Kassen- als auch aus Ärztesicht geben“, so Kriedel. Dafür könnte es nach seiner Meinung einen offiziellen Auftrag geben. Kriedel berichtet, dass der unparteiische G-BA-Vorsitzende Prof. Josef Hecken bereits „in Aussicht gestellt hat, künftig das Formularlabor um Stellungnahme zu bitten, wenn der G-BA Veränderungen an bestehenden Richtlinien vornimmt, die unmittelbar Auswirkungen auf das Formularwesen haben.“ Denn so, wie es Dr. med. Matthias Döring aus Münster auf den Sitzungen im Formularlabor formuliert hat, soll es künftig nicht mehr so lauten: „Wir managen Richtlinien, aber nicht die Versorgung.“

Rebecca Beerheide