ÄRZTESTELLEN

Arbeitsorganisation: So lässt sich die Visite optimieren

Dtsch Arztebl 2016; 113(43): [2]

Bohnenkamp, Berit

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Heutzutage wird es immer wichtiger, klinische Prozesse in Krankenhäusern zu strukturieren und kontinuierlich anzupassen: Denn das Personal ist knapp, die Arbeitsverdichtung nimmt stetig zu und die Anforderungen an die Mitarbeiter steigen.

Foto: picture alliance
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Im Stationsalltag ist insbesondere die Visite eine entscheidende Stellschraube. Sie prägt den Patientenfluss, den Tagesablauf von Ärzten und Pflegern und angrenzenden Funktionsbereichen ganz entscheidend und hat somit auch Einfluss auf Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit.

Ein wesentliches Problem der Visitenorganisation ist insbesondere, dass notwendige Mitarbeiter immer wieder nicht verfügbar sind. Ärzte werden in den OP, in die Notaufnahme oder zu anderen Funktionsbereichen gerufen. Pflegekräfte können nicht teilnehmen, wenn die Visitenzeit mit entsprechenden Tätigkeitsspitzen zusammenfällt, bedingt durch Essensausgabe, Begleitungen von Patienten zu Untersuchungen oder andere pflegerische Tätigkeiten. Nicht selten kommt es auch vor, dass der Patient selbst nicht anwesend ist, wenn er sich zum Beispiel gerade bei einer Untersuchung befindet.

Nicht selten geht wertvolle Zeit verloren

Wertvolle Zeit geht durch das Besorgen oder Suchen von Befunden verloren, wenn notwendige Informationen am Patientenbett fehlen. Wird der Zeitpunkt der Visite ungünstig gewählt, können diagnostische und therapeutische Maßnahmen erst spät angemeldet werden, so dass sich auch die entsprechende Leistung nur zeitlich verzögert erbringen lässt. Diese Wartezeiten können sich auf die Verweildauer, das Belegungsmanagement und die Auslastung der Mitarbeiter auswirken. Müssen separate Visitendokumentationen im Anschluss zusätzlich noch in die Papierakte oder ins Krankenhausinformationssystem (KIS) übernommen werden, kann dies einen zusätzlichen Zeitaufwand nach sich ziehen, durch das doppelte Erfassen oder weil Informationen verloren gegangen sind (unleserliche Schrift, unvollständige Übertragung).

Nicht unberücksichtigt bleiben sollte, welchen Eindruck die Visite beim Patienten hinterlässt. Das mangelhafte Einbeziehen des Patienten in den Behandlungsverlauf oder das fehlende Wahrnehmen seiner Bedürfnisse und Beschwerden können neben der Patientenzufriedenheit auch die Behandlungsqualität negativ beeinflussen.

Informations- und Kommunikationsinstrument

Die Visite übernimmt die Funktion eines zentralen Informations- und Kommunikationsinstruments. Durch das aktive Einbeziehen des Patienten und des gesamten Behandlungsteams können die Mitarbeiter Befunde gemeinsam besprechen sowie weitergehende diagnostische und therapeutische Maßnahmen ableiten und planen.

Grundvoraussetzung sollte sein, dass Ärzte, Pflegekräfte, gegebenenfalls weitere an der Behandlung beteiligte Berufsgruppen und der Patient bei der Visite anwesend sind. Ermöglicht wird dies, indem die Visite zu einem festen und kommunizierten Zeitpunkt sowohl in den Stationsablauf als auch in stationsübergreifende Prozesse integriert wird. Der Zeitpunkt sollte an die Tätigkeitsspitzen der Berufsgruppen und an den Patientenfluss angepasst sein. Dazu ist es nötig, einen gezielten Personaleinsatz zu planen, der stations- und bereichsübergreifende Besonderheiten berücksichtigt.

Wird der Visitenzeitpunkt passend, in der Regel morgens oder vormittags, gewählt, können die Mitarbeiter Untersuchungen wie EKG, Labor, Ultraschall oder bestimmte Eingriffe rechtzeitig anfordern, so dass es möglich ist, diese Leistungen zeitnah umzusetzen. Die Visite ist somit zugleich ein wichtiges Planungsinstrument.

Darüber hinaus sollte auch die Visite selbst strukturiert und vorbereitet ablaufen. Dazu gehört, dass alle für die Visite notwendigen Dokumente und Befunde vorliegen. So entfallen unnötige Dokumentensuchen. Zudem können Ärzte unmittelbar handeln und reagieren, indem sie zum Beispiel die Medikation entsprechend eines Laborbefundes zeitnah umstellen können. Ebenso hilft es, wenn Belegungspläne und Stationskalender bei der Planung nachfolgender diagnostischer und therapeutischer Maßnahmen sowie anstehender Verlegungen und Entlassungen vorhanden sind.

Digitale Unterstützung durch Laptop oder Tablet

Ein mobiles KIS, also die Ausstattung der Stationen mit Laptops oder Tablets, kann die beschriebenen Prozesse und Abläufe noch weiter unterstützen und die Visiten effizienter machen. Von überall können Ärzte dann auf die aktuellen Patientendaten zugreifen. Durch direktes Aufrufen der Befunde am Krankenbett, wie Labor oder Konsile, kann der behandelnde Arzt dem Patienten diese direkt erklären und sie beispielsweise mit einer Darstellung auf dem Bildschirm untermauern. So kann er zum Beispiel Röntgenbilder direkt am Bett zeigen und komplizierte Operationsabläufe bildlich veranschaulichen. Das kann den behandelnden Arzt zwar zunächst mehr Zeit kosten. Doch dieses Vorgehen sorgt beim Patienten für ein besseres Wohlbefinden, was seine medizinische Betreuung angeht. Nicht zuletzt kann dies der Klinik zu einem besseren Image verhelfen. Darüber hinaus hat der Arzt die Möglichkeit, direkt auf digitale Informationssysteme, zum Beispiel das der Apotheke, zuzugreifen und medizinische Daten, wie Wechselwirkungen zwischen Medikamenten, zu recherchieren und direkt zu bewerten.

Die dem Patienten gewidmete Zeit lässt sich kompensieren, indem der Arzt die Visitenergebnisse unmittelbar digital erfasst. Wenn die handschriftliche Dokumentation wegfällt, vermeidet man zudem, dass Informationen verloren gehen, zum Beispiel durch schlechte Lesbarkeit. Neben der Dokumentation von Untersuchungsbefunden ist es auch möglich, Anordnungen und Anforderungen von Untersuchungen direkt am Patientenbett vorzunehmen. Diese Informationen stehen jedem Beteiligten unmittelbar zur Verfügung. Das sorgt nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf, sondern bringt auch einen Zeitgewinn. Der Einsatz mobiler Endgeräte bei der Visite kann so einen wichtigen Beitrag im Behandlungsmanagement leisten.

Höhere Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit

Entscheidend ist, eine geeignete Organisations- und Personalstruktur zu etablieren, die Visite prozessorientiert in den Stationsalltag und den Patientenfluss einzubetten und digitale Unterstützung zu integrieren. Die Bedeutung der Visite als Informations-, Kommunikations- und Planungsinstrument spielt dabei eine zentrale Rolle. Neben der erhöhten Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit wird auch die Behandlungsqualität verbessert. Den Kliniken bringt das letztlich einen ganzheitlichen Gewinn.

Dr. med. Berit Bohnenkamp, MBA

Senior-Beraterin

Sanovis GmbH

81679 München

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