ArchivDeutsches Ärzteblatt45/2016Besprechungskultur: Grundregeln für erfolgreiche Meetings

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Besprechungskultur: Grundregeln für erfolgreiche Meetings

Dtsch Arztebl 2016; 113(45): [2]

Spittka, Jutta

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Kommunikation braucht einen festen Rahmen. Sie muss abgestimmt und verlässlich sein. Wer spricht mit wem? Für wen sind welche Themen relevant? All das sollte Teil einer fest verankerten und klar definierten Besprechungskultur sein.

Foto: picture alliance
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An einer effizienten Besprechungskultur mangelt es immer wieder, auch in Krankenhäusern. Naturgemäß bieten Kliniken keine einfachen Bedingungen für eine gelungene Kommunikation. Das liegt zum einen daran, dass dort kranke Menschen und deren Angehörige agieren, die emotional und körperlich belastet sind und vielleicht nicht immer angemessen reagieren. Zum anderen herrschen meist sehr hierarchische Strukturen, zunehmend auch Zeit- und Kostendruck – alles Faktoren, die eine reibungslose Kommunikation ebenfalls erschweren.

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Mangelnder Informationsfluss verschwendet Zeit

Eine gestörte oder unzureichende Kommunikation kann allerdings auf verschiedenen Ebenen nachhaltige Folgen haben. Ist Mitarbeitern zum Beispiel nach einem Gespräch nicht richtig klar, was sie zu tun haben, werden sie in der Regel weniger effektiv arbeiten können. Das verschwendet Zeit und Ressourcen. Wissen sie zudem nicht, warum sie bestimmte Aufgaben übernehmen sollen, führt das zu Frust und verminderter Motivation. Die Stimmung verschlechtert sich und es kommt zu Personalfluktuation. Durch mangelnden Informationsfluss bleibt aber noch mehr auf der Strecke. Mitarbeiter und Vorgesetzte, aber auch verschiedene Abteilungen tauschen untereinander keine Ideen und Kenntnisse aus. So lassen sich keine neuen Fähigkeiten aufbauen. Probleme bleiben oft lange unerkannt.

Es gibt Beratungssituationen, in denen die Kommunikation derart gestört ist, dass sich unter kollektivem Schweigen Missstände derart verschlimmern, dass erst ein anonymer Brief sie ans Licht bringt. Zu einem solchen Zeitpunkt haben sich Missstände schon stark auf die Patienten ausgewirkt, mit einem sehr großen Imageschaden für die ganze Einrichtung. Soweit darf es eigentlich nicht kommen.

Wie gut die Kommunikation letztendlich in einem Team funktioniert, hängt in gewissem Maße von den individuellen Fähigkeiten jedes einzelnen Teammitglieds ab. Sie ist nicht immer gleich ausgeprägt. Professionelles Kommunikationsverhalten ist grundsätzlich nicht Teil der Arztausbildung. Daher lohnt es sich, bereits bei der Personalauswahl neben den fachlichen auch die persönlichen Fähigkeiten verstärkt zu beachten. Zudem kann es für Klinikleitungen sinnvoll sein, das Können der Leitenden Ärzte in diesem Bereich zu stärken.

Kommunikation mit einem gewissen Rhythmus

Zum wesentlichen Teil hängt das Kommunikationsverhalten auch vom Umfeld und den Strukturen im Unternehmen ab. Man kann Kommunikation nicht dem Zufall überlassen. Vielmehr braucht sie einen festen Rahmen. Sie muss abgestimmt und verlässlich sein und einen gewissen Rhythmus haben. Es ist zu klären: Wer spricht mit wem? Für wen sind welche Themen relevant? All das sollte Teil einer fest verankerten und klar definierten Besprechungskultur sein. Meist umfasst sie regelmäßige Gruppenmeetings und auch fest terminierte Einzelgespräche. Der feste Rahmen schafft Sicherheit. In der Gruppe nach vorgegebenen Regeln zu kommunizieren setzt eine gruppendynamische Situation in Gang, die es auch etwas zurückhaltenden Menschen ermöglicht sich zu öffnen.

Gut ist es auch, wenn Abteilungsbesprechungen nicht nur zu operativen Aufgaben abgehalten werden, sondern sich mit Entwicklungen im Unternehmen und Trends beschäftigen. Das schafft Transparenz und macht Entscheidungen leichter nachvollziehbar. Zudem ist es viel einfacher, bei Mitarbeitern Akzeptanz für Veränderungsprozesse zu erreichen, wenn sich diese in die Entwicklung mit einbezogen fühlen, anstatt vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Wie oft derartige Meetings stattfinden sollen, lässt sich allerdings nicht allgemeingültig sagen. Die Frequenz hängt von der Gruppengröße, den Themen und der Situation der Abteilung ab.

Besonderen Kommunikationsbedarf gibt es in der Regel, wenn Unternehmen sehr schnell wachsen oder neue Rahmenbedingungen vieles im Unternehmen verändern. Oft reichen alte Kommunikationsstrukturen dann nicht mehr aus. Vielmehr stellt sich die Frage, ob die alte Organisationsstruktur noch ausreicht oder angepasst werden sollte. Ist sie noch effizient und zielführend? Darüber hinaus ist es ratsam, über ganz neue Kommunikationswege nachzudenken, etwa über einen internen Newsletter, ein Intranet oder regelmäßige Skype-Konferenzen.

Wenn Meetings nur Zeitverschwendung sind

Trotz aller Vorteile kann es Mitarbeiter geben, die Meetings und Workshops für Zeitverschwendung halten. Ihrer Meinung nach wird oft zwar viel und lange diskutiert, ihnen sind die Resultate am Ende aber oft unklar. Ursache dafür ist häufig ein ungesteuerter Ablauf der Teamsitzungen – auch Folge einer mangelnden Besprechungskultur.

Zu jeder Besprechung gehört auf jeden Fall eine Agenda. Zudem sollte sich ein Moderator verantwortlich um den Gesprächsverlauf kümmern. Am Ende gilt es, Ergebnisse festzuhalten und schriftlich zu protokollieren. Vielfach wird das Moderieren von Besprechungen allerdings auf die leichte Schulter genommen. Es reicht nicht die Agenda vorzulesen und darauf zu achten, dass alle zu Wort kommen. Generell sollte so etwas wie ein Meeting-Knigge existieren. Er enthält ein Set mit Regeln für gute Workshops und Besprechungen.

Oft sind die Vereinbarungen für erfolgreiche Meetings so grundsätzlich, dass sie einem fast überflüssig erscheinen. Allerdings weiß ich aus der Beraterpraxis, dass nicht alle gerade die einfachsten Regeln, wie pünktlich zu einem Meeting zu erscheinen, oft schon nicht einhalten. Auch ein häufiger Fehler: Aspekte werden besprochen, die nur einige, aber nicht alle Teilnehmer angehen. Das sollte der Leiter des Gesprächs mit klaren Regelungen dazu vermeiden.

Sarkasmen gehören nicht in eine Besprechung

Weitere wesentliche Grundregeln sollten eigentlich selbstverständlich sein: Jeder Teilnehmer sollte offen und ohne vorherige Zustimmung des Besprechungsleiters seine Meinung äußern dürfen. Alle hören aktiv zu, lassen andere ausreden und gehen höflich miteinander um. Auch wenn es meist nur lustig sein soll, gehören Scherze, Sarkasmen, Seitenhiebe, Randbemerkungen oder Witze nicht in eine offizielle Teambesprechung. Sie führen häufig zu Missverständnissen und können eine Gruppe auseinanderbringen.

Jutta Spittka

Coach und Unternehmensentwicklerin

RheinRuhrConsilium

46485 Wesel

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