ÄRZTESTELLEN

Patientendatenmanagementsysteme: Enormer Zugewinn an Zeit und Sicherheit

Dtsch Arztebl 2017; 114(10): [2]

Braun, Sarah

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Im Krankenhaus bietet sich gerade die Intensivstation mit ihrem hoch technisierten und anspruchsvollen Umfeld an, den Schritt weg von der papierbasierten Akte hin zu einer gut leserlichen und breit verfügbaren digitalen Dokumentation zu wagen.

Foto: mauritius images
Foto: mauritius images

Die Zeit am Patienten ist auf Intensivstationen ein wertvolles und immer knapper werdendes Gut. Ein Grund dafür ist, dass die Anforderungen an die Dokumentation steigen. Abhilfe schaffen Patientendatenmanagementsysteme, sogenannte PDMS. Sie erbringen einen Großteil der Dokumentation automatisiert und helfen, die Vorgaben für eine lückenlose, nachvollziehbare und gut leserliche Dokumentation zu erfüllen. Zugleich binden sie das Personal weniger an die Dokumentation und bringen Ärzten wie Pflegekräften einen enormen Zugewinn an Zeit.

Verschiedene Möglichkeiten der Dokumentation

Ein PDMS ist ein IT-System spezifisch für Intensivstationen und auch für die Anästhesie und den OP. Ziel eines solchen Systems ist, die intensivmedizinische Patientenkurve möglichst vollständig digital abzubilden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder das System übernimmt Werte aus angeschlossenen Geräten automatisch oder es übernimmt Dokumente aus anderen klinischen Systemen oder Ärzte und Pflegekräfte geben die Dokumentation direkt in das System ein.

Ein Beispiel: Anordnungen, die Ärzte direkt im PDMS dokumentiert haben, sind an allen anderen Arbeitsplätzen mit entsprechendem Zugang einsehbar. Pflegekräfte können so Anordnungen zeitnah und gut lesbar nachvollziehen und im System quittieren, wenn sie diese ausgeführt haben. So ist es möglich, Informationen über die Behandlung zeitgleich an mehreren Orten auf der Intensivstation einzusehen und zu nutzen. Dadurch vermeiden Mitarbeiter Behandlungsfehler, Verzögerungen aufgrund schlecht leserlicher Anordnungen oder nicht greifbarer Akten. Gerade die Ärzte gewinnen dadurch Zeit für andere Aufgaben, da das Übertragen der Dokumentation in den Kurven, wie es für gewöhnlich im Tagdienst erfolgt, überflüssig wird.

Ebenso ist es möglich, dass das PDMS die täglichen Bilanzierungen automatisiert übernimmt. Üblicherweise sind diese sehr arbeitsintensiv, gehen schon mal im hektischen Alltag unter und binden vor allem das Pflegepersonal über lange Zeiträume. Die frei werdende Zeit können diese wieder verstärkt für die direkte Pflege am Patienten nutzen.

Letztlich lassen sich durch ein PDMS insbesondere die internen Abläufe an den Schnittstellen der Intensivstation zu anderen Bereichen wie der Abrechnung harmonisieren. So lassen sich aus den dokumentierten und von angeschlossenen Geräten übernommenen Daten elektronisch beispielsweise die Punkte für die gängigen Scores ableiten. Das entlastet die mit der Kodierung betrauten Mitarbeiter, die Intensivfälle können schneller, vollständiger und ohne redundante Aktenprüfung abgerechnet werden.

Projektteam klärt Anforderungen ans System

Vor der Auswahl eines PDM-Systems ist es wichtig, räumliche und technische Gegebenheiten zu klären. Die Klinik sollte prüfen, ob sich bereits alle notwendigen Anschlüsse und Aufbauten für Geräte und Monitore auf der Station befinden und inwiefern die Infrastruktur ausreicht.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, definiert ein interdisziplinäres Projektteam der Ärzteschaft und des Pflegedienstes die konkreten Anforderungen an das künftige System. Das Team, das sich aus den späteren Nutzern zusammensetzen sollte, sollte einen Konsens darüber finden, welche Geräte angebunden und welche Dokumentationsinhalte auf jeden Fall abgebildet werden müssen. Im Hinblick auf die spätere Akzeptanz des Systems sollte das Team die Wünsche der Kollegen an Bedienoberfläche und Darstellungsoptionen der einzelnen Dokumentationsinhalte abfragen. Nicht weniger wichtig ist, alle Schnittstellen zu anderen Systemen oder Abteilungen klar zu definieren, ebenso welche Inhalte über diese zu übermitteln sind. Denn ist das PDMS an die anderen Systeme im Haus angebunden, sind die dokumentierten Inhalte über die ganze Verweildauer des Patienten verfügbar.

Abschließend priorisiert das Team die Anforderungen an das PDM-System. Kaum ein System wird alle Erwartungen erfüllen können. So ist es wichtig, die unverzichtbaren Funktionen als solche zu kennzeichnen und deutlich zu kommunizieren.

Es empfiehlt sich, für die Zeit der Einführung und die weitere Administration des Systems einen Mitarbeiter aus dem ärztlichen oder pflegerischen Dienst der Intensivstation als Projektverantwortlichen einzusetzen. Dieser gibt Hilfestellungen, wenn Fragen zum System auftauchen und setzt kleinere Anpassungen unter Umständen selbst um. Gerade beim Sammeln notwendiger und sinnvoller Erweiterungen fungiert er als Vermittler zwischen den Berufsgruppen aus dem klinischen Arbeitsalltag und der Informationstechnik.

PDMS entlastet Ärzte und Pflegekräfte

Ist das System in die klinischen Abläufe integriert, bietet es ein oftmals noch ungenutztes Potenzial, die Patientensicherheit zu erhöhen sowie Ärzte und Pflegekräfte zu entlasten:

  • Medikationsfehler lassen sich merklich reduzieren, beispielsweise aufgrund der durchgängigen Lesbarkeit der Anordnungen und automatischer Warn- oder Erinnerungsfunktionen bei nicht quittierten Anordnungen, Mengenüberschreitungen oder Unverträglichkeiten.
  • Klinische Zusammenhänge über einen bestimmten Zeitraum sind besser erkennbar. So kann das System erhobene Parameter schnell und in Form von Trends über den gesamten Aufenthalt darstellen. Das unterstützt das Personal, gerade bei hoher Fluktuation wie in Schichtdiensten.
  • Die Patientensicherheit kann erhöht werden durch die übersichtliche Anzeige von Vitalparametern und Informationen über Vorbefunde und Prämedikationen.
  • Ärzte und Pflegekräfte müssen weniger Zeit für Dokumentationen aufwenden und können ihre Zeit am Patienten wieder ausweiten und wieder mehr auf individuelle Ansprüche eingehen und reagieren. Die automatisierte Unterstützung macht es langfristig möglich, gerade im Pflegedienst Überstunden abzubauen.
  • Zur Unterstützung insbesondere junger Ärzte oder Ärzten in der Weiterbildung können standardisierte Behandlungspfade und To-do-Listen im System hinterlegt werden. Damit fallen der Einstieg in einen neuen Bereich und das Erlernen noch nicht vollständig bekannter stationsinterner Abläufe leichter.
  • Die automatisierte Datenübermittlung und ubiquitär verfügbare Daten reduzieren Informationsverluste, wie sie bei Verlegungen, an den Schnittstellen zu anderen Bereichen oder bei Übergaben passieren.

Sarah Braun, M. Sc.

Beraterin

Sanovis GmbH

81679 München

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