ÄRZTESTELLEN

Dokumentation: QM funktioniert nur, wenn es Spaß macht und hilft

Dtsch Arztebl 2017; 114(15): [2]

Schuster, Gabriele

Als E-Mail versenden...
Auf facebook teilen...
Twittern...
Drucken...

Zu umfangreiche QM-Dokumentationen werden im Gesundheitswesen zum Sekundärrisiko. Ein Plädoyer für die Konzentration auf Relevantes und die Idee, echte Verbesserungen „auf die Straße zu bringen“.

Foto: Syda Productions/stock.adobe.com
Foto: Syda Productions/stock.adobe.com

Vor etlichen Monaten durfte ich das QM-System einer Klinik prüfen. Ziel war die Verleihung eines Zertifikats nach DIN EN ISO 9001. Im Vorfeld schaute ich mir die QM-Dokumentation in Ruhe an und fand eine „Aufwachraum-Checkliste“, die vier Seiten umfasste und wohl jeden Tag ausgefüllt und abgeheftet wurde. Dort wurde alles zum Abhaken angeboten, was ich mir rund um die tägliche Organisation eines Aufwachraums vorstellen konnte: Vom An- und Abstellen der Heizung, über den Check der Medikamenten-Wägen bis hin zum abendlichen Abdrehen der Beleuchtung.

Vier Seiten „Aufwachraum-Checkliste“

Während der sich anschließenden Gespräche hatte ich die Möglichkeit, die Mitarbeiterin zu sprechen, die dafür zuständig war, diese Checkliste täglich auszufüllen. Die Mitarbeiterin leitete den Aufwachraum – eine junge, lebendige und offensichtlich interessierte Krankenschwester. Nachdem wir ein wenig geplaudert hatten, fragte ich sie, wie sie es denn schaffen würde, diese umfangreiche Checkliste täglich auszufüllen und abzuheften. Die junge Dame lächelte mich an und meinte „Ach, Frau Schuster, das ist gar kein Problem“. Sie öffnete eine Schublade und zeigte mir die im Vorfeld bereits ausgefüllten Aufwachraum-Checklisten für die kommenden vier Wochen. Sie hatte sogar daran gedacht, die Stiftfarbe zu wechseln.

Als ich sie fragte, woher die Anforderung zum Ausfüllen der Checkliste denn käme, zuckte sie mit den Schultern und meinte „Naja, laut QM müssen wir das machen, das sagt unsere QM-Beauftragte die ganze Zeit.“ Ich fragte sie daraufhin, ob sie es denn auch ohne die Checkliste prinzipiell schaffen würde, an alle Punkte auf der Liste zu denken. Sie meinte: „Klar. Wir sind doch nicht doof.“

Wie Unfug weiteren Unfug produziert

Um es klar zu sagen: Es gibt keine „Vier-Seiten-Aufwachraum-Checklisten-Anforderung“ in der DIN EN ISO 9001, egal in welche Version der Norm man schaut. Ich fragte die QM-Beauftragte der Klinik im Nachgang zu dem Gespräch, was denn aus ihrer Sicht der Vorteil der sehr umfangreichen Checkliste sei. Sie meinte: „Naja, mir ist es schon wichtig, dass wir im QM alles im Detail geregelt haben. Es soll so sein, dass jemand von der Straße kommen und bei uns anfangen kann.“

Die QM-Dokumentation soll auf der Ausbildung der Menschen auf-setzen, nicht diese er-setzen. Unter einem bestimmten Blickwinkel betrachtet war die Vorgehensweise der jungen Krankenschwester ein intelligenter Ansatz, um dafür zu sorgen, dass sie nicht von einer unsinnigen Management-Anforderung vom Arbeiten abgehalten wird. Das Traurige daran ist, dass eine junge, offensichtlich recht intelligente Mitarbeiterin unter Aufbietung aller Eindrücke rund um das QM-System den Eindruck gewonnen hatte, dass QM völliger Blödsinn ist, den man mit intelligenten Herangehensweisen umgehen muss. Und damit wird eine überbordende QM-Dokumentation zu etwas, was aus dem Risikomanagement bekannt ist: Zu einem Sekundärrisiko. Zur Definition: Ein Sekundärrisiko ist ein Risiko, das durch die Implementierung einer Risikopräventionsmaßnahme entsteht.

QM-Dokumentationen, die den Mitarbeitern in der Klinik das Leben nicht erleichtern, sind ein Sekundärrisiko, weil viele intelligente Menschen lernen, dass QM Unfug ist, den man systematisch umschiffen muss. Damit wird der im Grunde richtig guten Idee des Qualitätsmanagements, die Dinge besser werden zu lassen, die Wirksamkeit genommen. Und das produziert Schaden auf vielen Ebenen:

  • Die Mitarbeiter ärgern sich und entwickeln Umgehungstrategien.
  • Es wird schwerer, sinnvolle Ansätze im QM durchzusetzen, weil die Mitarbeiter erlebensbasierte Vorurteile mit sich bringen.
  • Verbesserungen sind schwerer umzusetzen und gute Ideen haben es somit viel schwerer, mithilfe des Qualitätsmanagements versorgungsrelevant zu werden.

Im Qualitätsmanagement ist es gelegentlich wie in den ärztlichen, therapeutischen und pflegerischen Abteilungen auch: Manchmal geht es darum, sich wichtig zu machen. Und egal, von wem dieses „Sich-Wichtig-machen“ ausgeht: Es ist nie gut. Auch nicht im QM.

Qualitätsprinzip: Gut ist, was funktioniert

Die meisten Kliniken schreiben ihre QM-Dokumentation in Word oder erstellen Flussdiagramme. Gerne dürfen sie jedoch auch zu etwas unkonventionelleren Darstellungsweisen greifen: Um die Lagerung eines Patienten darzustellen, ist es viel einfacher, eine Zeichnung zu machen, als die Lagerung ausführlich mit Worten zu beschreiben. Wie ein Sieb gepackt werden soll, ist viel schneller mit einem Foto dargestellt als mit einem Text. Für die QM-Dokumentation gilt ein einfaches Qualitätsprinzip: Gut ist, was funktioniert.

Gute QM-Dokumentationen unterstützen die Menschen, die in der Klinik arbeiten, bei ihren täglichen Abläufen. Sie helfen dabei, an alles zu denken, sind einfach im Zugang, kurz und verständlich geschrieben und auf relevante Themen begrenzt. Es geht im Qualitätsmanagement darum, die Dinge besser werden zu lassen und die Köpfe der Kollegen zu entlasten.

Woran man ein sinnvolles QM-Dokument erkennt

Es könnte hilfreich sein, jedes QM-Dokument systematisch in die Hand zu nehmen und die folgenden Fragen zu stellen: Hilft uns das Dokument,

  • ein Risiko in den Griff bekommen?
  • Fehler zu vermeiden?
  • eine Chance besser zu nutzen?
  • eine gesetzliche Anforderung umzusetzen? Wenn ja: Welche?
  • einen Ablauf zu glätten?
  • jemandem die Arbeit zu erleichtern?
  • etwas besser werden zu lassen?
  • einen klar definierten Punkt aus der Zertifizierungsnorm umzusetzen (zeigen lassen!).

Wenn die Antwort auf keine der Fragen ein klares „Ja!“ ist, bleibt eine letzte Frage: Kennt sonst irgendjemand einen Grund, weshalb wir dieses QM-Dokument haben? Wird dann auch auf diese letzte Frage keine echte Antwort gefunden: Nehmen Sie das Dokument aus der Liste der aktuellen QM-Unterlagen heraus und stellen Sie es in ein Archiv. Dann können Sie es wieder aktivieren, falls Ihnen später doch noch ein Grund einfällt, weshalb das Dokument Sinn machen könnte.

Auf diese Weise wird das Bereinigen Ihrer QM-Dokumentation ein relativ risikoarmes, wenn nicht gar annähernd sicheres Unterfangen. Und es birgt die große Chance, dass die Mitarbeiter eine Idee erfahren können: Qualitätsmanagement macht Sinn, erleichtert das Leben, macht im Extremfall sogar Spaß – und bringt die Klinik nach vorn.

Dipl.-Psych. Gabriele Schuster

Geschäftsführerin

Athene Akademie GmbH

97072 Würzburg

Anzeige

    Leserkommentare

    E-Mail
    Passwort

    Registrieren

    Um Artikel, Nachrichten oder Blogs kommentieren zu können, müssen Sie registriert sein. Sind sie bereits für den Newsletter oder den Stellenmarkt registriert, können Sie sich hier direkt anmelden.

    Fachgebiet

    Zum Artikel

    Alle Leserbriefe zum Thema

    Ärztestellen

    Login

    Loggen Sie sich auf Mein DÄ ein

    E-Mail

    Passwort

    Anzeige