ArchivDeutsches Ärzteblatt43/2017QM-Ratgeber: Mitarbeiterbefragungen

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QM-Ratgeber: Mitarbeiterbefragungen

Dtsch Arztebl 2017; 114(43): A-1996 / B-1684 / C-1650

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Medizin ist menschlich – sie lebt von Ärzten und Fachkräften, die qualifiziert und motiviert sind. Egal ob Einzelpraxis oder Universitätsklinikum: In Zeiten drohenden Fachkräftemangels sind zufriedene Mitarbeiter obendrein ein wertvolles Gut, um das viel geworben wird. Jede Einrichtung tut deshalb gut daran, Mitarbeiterorientierung zur Chefsache zu machen.

Dabei ist klar im Vorteil, wer die Sichtweisen seiner Mitarbeiter kennt. In der Personal- und Organisationsentwicklung sind Mitarbeiterbefragungen deswegen längst ein etabliertes Instrument. Nach der QM-Richtlinie sind solche Befragungen für Krankenhäuser, MVZ und Praxen jetzt sogar verpflichtend.

Die Grundidee ist einfach: wer Informationen aus der Mitarbeiterperspektive ermittelt, kann dieses Wissen für Veränderungsmaßnahmen und Weiterentwicklungen nutzen. Gleichzeitig sollen Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, selbst Einfluss auf die Gestaltung ihres Arbeitsumfelds zu nehmen. Themen, zu denen typischerweise befragt wird, sind beispielsweise die Arbeitszufriedenheit, Arbeitsbelastung, die Ausstattung des Arbeitsplatzes oder die Organisation und Aufgabenverteilung im eigenen Arbeitsbereich.

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Angesichts der zuweilen sensiblen Themen fällt es vielen Menschen leichter, Auskünfte zu geben, wenn sie sich nicht persönlich zu erkennen geben müssen. Schon aus diesem Grund sollten Mitarbeiterbefragungen möglichst anonym durchgeführt werden. Gerade für größere Einrichtungen bieten sich schriftliche Befragungen an. Inzwischen gibt es eine Vielzahl validierter Fragebögen mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten, auch speziell für Gesundheitseinrichtungen. In kleineren Praxen kann dagegen das persönliche Gespräch eine gute Alternative sein. In diesen und allen Fällen, in denen die Anonymität nicht gewahrt werden kann, sollte die Leitung unbedingte Vertraulichkeit garantieren.

Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sollten Mitarbeiterbefragungen regelmäßig durchgeführt werden, am besten mit wechselnden Themenschwerpunkten, aus denen jeweils neue Veränderungsmaßnahmen abgeleitet werden. Sinn und Zweck der Befragungen erschließen sich den Mitarbeitern so ganz konkret und unmittelbar.

Wer seine Mitarbeiter auf diese Weise einbezieht, wird sehr wahrscheinlich erleben, dass sie sich Veränderungsprozessen gegenüber insgesamt offener zeigen. Klar ist aber auch, dass die Team- und Organisationsentwicklung Leitungsaufgabe ist. In QM-Verfahren wie EFQM, DIN EN ISO 9001 oder QEP – Qualität und Entwicklung in Praxen® ist die Verantwortung der Leitung deshalb als wichtiger Grundsatz definiert. Wer das als Chefin oder Chef ernst nimmt, wird ehrlicherweise auch ein wenig Mut aufbringen müssen: denn es bedeutet, sich den Meinungen seiner Mitarbeiter zu stellen.

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