ArchivDeutsches Ärzteblatt13/2018Digitalisierung: Ein Kraftakt – wie erwartet

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Digitalisierung: Ein Kraftakt – wie erwartet

Dtsch Arztebl 2018; 115(13): A-566 / B-494 / C-494

Schmitt-Sausen, Nora

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Immer mehr Kliniken stellen sich auf das digitale Zeitalter ein. Das Katholische Krankenhaus St. Johann Nepomuk in Erfurt steckt gerade mittendrin im Wandel. Erste Lehre: Alles braucht seine Zeit.

Der mobile Visitenwagen ermöglicht es, den Patienten am Bett Informationen besser präsentieren zu können. Fotos: picture alliance/Martin Schutt für Deutsches Ärzteblatt

Von „Um Gottes Willen, bloß nicht“, bis hin zu „Es wird auch langsam Zeit“. Die Palette der Reaktionen auf das Digitalisierungsvorhaben war breit. Nicht überraschend für Sven Kordon, Leiter Projekt- und Qualitätsmanagement: „Hier sind Menschen berührt, da reagiert jeder unterschiedlich“, sagt er. Und so war den Verantwortlichen eines von vornherein klar: Wenn der Einzug der Digitalisierung in den Arbeitsalltag des Krankenhauses erfolgreich sein soll, müssen die Mitarbeiter mitgenommen werden. So früh wie möglich und konstant. Heißt: Akteure aus allen Berufsgruppen waren eingebunden, damit das Herzstück der Erfurter Digitalstrategie – die Digitalisierung der unmittelbaren Patientenversorgung – zur Erfolgsgeschichte wird: Ärzte, Pflegekräfte, aber auch Apotheker, Mitarbeiter aus der EDV und Controller. Dazu hießen die Zauberworte im Marschplan der Erfurter: Pilotstation, Projektgruppe, Schulungen. Gemosert wurde trotzdem: „Viele Mitarbeiter fühlten sich nicht abgeholt bei der Entscheidung. ,Uns hat ja keiner gefragtʻ, ist ein Satz, den wir häufig gehört haben“, berichtet Kordon. „Das hat uns doch verwundert, denn wir haben uns sehr bemüht, einen großen Querschnitt an Mitarbeitern von Anfang an einzubeziehen.“

Das große Ganze im Blick

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Aber der Reihe nach. Bereits seit dem Jahr 2011 stellten die Erfurter Verantwortlichen Überlegungen an, welche Schritte auf dem Weg ins Digitalzeitalter zu gehen sind. Klar war: Es sollte ab nun nicht mehr wie bisher um Einzelmaßnahmen, wie etwa die Digitalisierung der Patientenakten oder die Labordokumentation, sondern um das große Ganze gehen: Ein umfassendes, vernetztes digitales System sollte her, mit dem Endziel, innerhalb weniger Jahre weitgehend mobil und papierlos zu arbeiten.

Mit dem Wechsel der Geschäftsführung 2012 nahmen die Gedankenspiele Fahrt auf. Denn sicher war: Passieren musste etwas, um die Zukunftsfähigkeit der Klinik zu sichern. Um Dampf hinter das Vorhaben zu bekommen und Lehren aus Erfahrungen früherer Innovationsprojekte zu ziehen, die „im Sand verlaufen sind, weil keiner hinterher war“, wie es Kordon formuliert, wurde sogar eine Stelle geschaffen. Station um Station sollte auf die digitale Arbeitsweise umstellt werden – mobile Visitenwagen, W-LAN-Netz auf den Fluren, eigene Server im Keller. Das Investitionsvolumen belief sich zu Beginn auf zwei Millionen Euro. Der Zeitraum für die Umsetzung sollte zwei Jahre betragen: 2015 bis 2017.

Am Anfang stand mühevolle Fleißarbeit: Anforderungen formulieren, IT-Systeme analysieren, Dienstleister vergleichen. Kernfrage dabei: den bisherigen Anbieter des Krankenhausinformationssystems wechseln oder das bekannte System ausbauen? In Erfurt stand nach langer Prüfung am Ende die Entscheidung, Bestehendes zu ergänzen.

„Die EDV weiß nicht, wie die Abläufe auf einer Station sind.“ Martin Krajci, Leiter des Bereichs Medizinmanagement

Schon als Wünsche und Machbarkeiten aufeinander abgestimmt werden mussten, schwante den Verantwortlichen: Zwischen Theorie und Praxis klafft auch mit Blick auf die Vision digitales Krankenhaus oft eine Lücke: „Die EDV weiß nicht, wie die Abläufe auf einer Station sind, kann die Prozesse nicht beurteilen“, sagt Dr. med. Martin Krajci, Leiter des Bereichs Medizinmanagement und neben Kordon der zweite zentrale Kopf des Digitalisierungsprojekts. „Und Ärzte und Pflegekräfte äußern andersherum Vorstellungen, die nicht realistisch umsetzbar sind, zum Beispiel den Wunsch nach kleinen Geräten, auf denen sich aber Informationen kaum darstellen lassen, weil die Bildschirme schlicht zu klein für lesbare Informationen sind.“

Reden. Zuhören. Vermitteln. Umdenken. Kommunikation war und ist alles – nicht nur in der Startphase eines solchen Mammutprojektes, so die Erfahrung der Erfurter, sondern bis zum Schluss. Besonders intensiv wurden – und werden – die Debatten in der elfköpfigen, interdisziplinären Projektgruppe geführt, die den gesamten Umstellungsprozess begleitet. Die Entscheidung, eine solch große Runde aufzumachen, habe zwar zu „vielen Diskussionen“ geführt, aber innerhalb der Klinik „die Akzeptanz für das Projekt extrem gesteigert“, sagt Kordon.

Hoher Informationsbedarf

Einen Monat je Station sah der Ursprungsplan der Erfurter für die Umstellung vor. Ein Trugschluss, wie sich schnell herausstellte. Der zentrale Grund: Die geballten Informationen aus der Theorieschulung, die Ärzte und Pflegekräfte durchlaufen mussten, jeden Tag anzuwenden und das im laufenden Betrieb, das war ein größerer Brocken, als die Erfurter in ihren Planungen angenommen hatten: „In den ersten 14 Tagen nach der Umstellung war permanent jemand auf der Station präsent und für Fragen ansprechbar, um zu unterstützen“, erinnert sich Kordon. Aber auch danach sei die nötige Sicherheit beim Klinikpersonal noch nicht dagewesen. „Wir haben den Faktor Zeit unterschätzt“, räumt Kordon offen ein. Und kann heute resümieren: „Es ist eine der größten Lehren, dass eine solche Umstellung einfach ihre Zeit braucht.“

Die Projektleitung reagierte damals im laufenden Umstellungsbetrieb: Sie schmiss in Absprache mit den Chefärzten und der Hausleitung den ursprünglichen Zeitplan über den Haufen und entschleunigte den Prozess. Die Stationen erhielten nun deutlich mehr Zeit nach der Umstellung. Die Folgen dieser Entscheidung waren natürlich gravierend: Bis heute sind nicht alle Schritte abgearbeitet, derzeit sattelt nach der Chirurgie und der Inneren die Psychiatrie als letzte Abteilung auf das digitale Arbeiten um. Das Projekt verlängert sich dadurch um mindestens sechs Monate. Doch: Krajci und Kordon sehen es als die richtige Entscheidung an, auf die Bremse gedrückt zu haben.

Auch deshalb: Das Beherrschen der neuen digitalen Technik ist das eine. Die Verzahnung lang eingespielter Klinikabläufe mit der neuen IT-Lösung noch mal etwas anderes. Denn: Die Digitalisierung verändert den Workflow ganzer Stationen. Konkret heißt das in Erfurt zum Beispiel: Die Visite auf der Unfallchirurgie läuft im Digitalzeitalter nicht mehr so ab, wie in den Jahrzehnten zuvor. Es sind nun parallel drei Teams mit mobilen Visitenwagen in den Krankenzimmern unterwegs und nicht nur eins. Zur Zeitersparnis? Im Gegenteil.

Dokumentation dauert länger

Denn Fakt ist, anderthalb Jahre nachdem die Unfallchirurgie als erste Station umgestellt hat, ist klar: Die Dokumentation dauert deutlich länger als zuvor. „Es ist definitiv ein zeitlicher Mehraufwand“, sagt Dr. med. Tobias Ulonska, Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie. Und schickt hinterher: „Aber dafür ist nun auch wirklich alles sauber erfasst.“

Ulonska kann auch die weiteren Vorzüge des digitalen Arbeitens schnell benennen: „Ich kann im Dienst von überall jederzeit auf alles zugreifen. Berichte, Fieberkurven, Laborwerte, Medikation, Röntgenbilder – ich bekomme die komplette Übersicht über den Patienten. Und: Man kann die Angaben der Kollegen nun lesen“, sagt er. Auch, dass Ärzte dank des mobilen Visitenwagens nun den Patienten am Bett Informationen besser präsentieren können, sieht er als Vorteil. Und ebenso, dass durch die elektronische Arzneimittelverordnung, die Erfurt parallel zur digitalen Patientendokumentation mit eingeführt hat, wichtige Hinweise zu Medikationen und Wechselwirkungen direkt abrufbar sind.

Und auch dies habe sich durch das digitale Arbeiten verbessert: die berufsgruppenübergreifende Kommunikation. Der Sozialdienst etwa bekäme direkt Zugriff auf alle relevanten Informationen und Ärzte ihrerseits schnell nötige Antworten. Apotheker könnten eine Verordnung zeitnah überprüfen und mit dem Arzt besprechen. All das sei ein „großer Gewinn“, sagt Ulonska.

Die Unfallchirurgie, auf der Ulonska arbeitet, war die Pionier- und Teststation in Erfurt. Es sei für den Erfolg eines solchen Projektes elementar, dass es Köpfe gebe, die motiviert seien, sich auf Neues einzulassen, und mitziehen, betont Krajci. Das Team der Unfallchirurgie war es. Nicht zuletzt, weil Chefarzt Dr. Karsten Gruner bereit war, bei der Vision digitale Klinik an vorderster Front mitzukämpfen. „Ich sag es mal salopp, ich kann die Entwicklung nicht aufhalten und die Vorteile überwiegen klar die Nachteile“, sagt Gruner. Also habe er sich entschieden, vorwegzumarschieren und Einfluss zu nehmen, wo es ging; auch weil ihm das Projektteam zusicherte, dass Kritik und stetiger Austausch möglich sein werden. Gruners Vorteil ist aber auch dies: In seiner Abteilung arbeiten überwiegend junge Ärzte und Pflegekräfte, die im Digitalzeitalter „groß geworden“ sind. „Wenn ich nur Oberärzte 60 plus gehabt hätte, wäre es sicher schwerer geworden“, weiß er um die Wichtigkeit der Offenheit des Mitarbeiterteams.

Doch, natürlich hat das digitale Arbeiten auch seine Tücken. Ulonska hatte beispielsweise von Beginn an Sorge, dass die digitale Dokumentation Zuordnungen verwässert und etwa Anordnungen nicht einem Arzt klar zuordenbar sind. Diese Sorge sollte sich bestätigen: Vergisst ein Arzt sich auszuloggen, sind Einträge in seinem Namen möglich. In der Praxis gab es in Erfurt diesbezüglich zwar noch nie Probleme, doch das Erfurter IT-Team arbeitet an Verbesserungen, wie etwa einem automatischen Logout, wenn eine Zeit lang keine Aktivität vom User ausgeht.

Eher unerwartet traf die Erfurter dies: technische Hänger und Probleme mit der Hardware. „Wir hätten nicht damit gerechnet, dass wir auf solche Materialschwierigkeiten stoßen“, sagt Kordon. „Zum Beispiel gab es ein Jahr lang massive Schwierigkeiten mit den Bildschirmen auf den Visitenwagen.“ Ein großes Problem ist – bis heute – dies: Die Geräte arbeiten teils zu langsam, etwa wenn auf einem Monitor gleichzeitig mehrere Fenster offen sind oder viele Mitarbeiter gleichzeitig im Netzwerk unterwegs sind.

Der Faktor langsame Geschwindigkeit ist ein Ärgernis – und kostet Nerven im Arbeitsalltag: „Man ist manchmal schneller als der Computer“, sagt Ulonska. Hier haben die Erfurter bereits einmal nachgerüstet: Sie haben nun bessere Prozessoren. Und nötige Updates werden inzwischen in den frühen Morgenstunden gefahren und nicht, wenn es auf der Station brummt. Doch final gelöst ist dieses Problem noch nicht.

Das Arbeiten ist anders

Ulonska stand und steht der Digitalisierung offen gegenüber. Gibt aber auf die Frage: „Ist das Arbeiten heute besser als früher?“, eine klare Antwort. „Es ist anders.“

„Hier sind Menschen berührt, da reagiert jeder unterschiedlich.“ Sven Kordon, Leiter Projekt- und Qualitätsmanagement

Völlig papierlos arbeitet das Katholische Krankenhaus St. Johann Nepomuk noch nicht. Ärzte und Pflegekräfte laufen zum Beispiel noch mit dem guten alten Bettenplan auf Papier über die Gänge. Auch machen sich viele Mitarbeiter weiter Gesprächsnotizen auf Papier. Doch erste klare Auswirkungen der Umstellung auf das digitale Klinikzeitalter gibt es: Der Papierverbrauch ist bereits um 24 Prozent zurückgegangen.

Auch wenn dies jetzt noch nicht messbar ist: Die Digitalisierung wird die Wirtschaftlichkeit der Klinik verbessern, davon gehen die Erfurter fest aus. Schlicht, weil durch die digitale Patientendokumentation „nichts mehr durchrutscht“ und in der Abrechnung sehr genau erfasst werden kann, welche Leistungen erbracht wurden. Zudem machen Krajci und Kordon deutlich: Die politischen Vorgaben und Anforderungen der Krankenkassen machten das digitale Arbeiten bald alternativlos, etwa mit Blick auf das Entlassmanagement und die Pläne zur Einführung der elektronischen Gesundheitskarte.

Klar ist den Verantwortlichen auch dies: Die Digitalisierung in den Krankenhäusern steht erst am Anfang. Eine Vernetzung von Patienten-Apps mit den digitalen Krankenhaussystemen, digitale Sprechstunden, sektorübergreifende Kommunikation mit der ambulanten Versorgung – es wird noch vieles auf Häuser wie das Katholische Krankenhaus St. Johann Nepomuk zukommen. Krajci sagt aber auch deutlich: „Man muss nicht alles mitmachen. Viele Sachen kommen und gehen. Jeder muss seine eigenen Erfahrungswerte sammeln.“

Und – natürlich – auch aus Sicht der Projektleiter gibt es nicht nur Positives. Sie sehen die permanenten Herausforderungen: Datensicherheit, Abwehr von Cyberangriffen, die Abhängigkeit von einer immer komplexer werdenden Technik, die nötige Daueroptimierung der bereits digitalisierten Abläufe und Systeme und auch Probleme wie fehlende Räumlichkeiten für die Server und das Durchspielen von Ausfallszenarien. Die Liste ist lang. Denn: Eine digitale Klinik ist eine Art Dauerbaustelle.

Die nächsten Schritte für Erfurt stehen schon fest: Ärzte und Pflegekräfte werden mit Smartphones ausgestattet. So können sie schnell Laborwerte aufrufen, Wundfotos machen und schnell Informationen ins System einspielen. Passagen aus der Patientendokumentation sollen bald automatisch in die Arztbriefe einfließen können, noch geht dies nur durch Copy-and-Paste. Und und und … Kordon macht sich wenig vor: „Wir wissen, dass wir uns nicht auf unseren Lorbeeren ausruhen können. Unser Ziel ist es, voll digital zu sein. Und davon sind wir noch ein ganzes Stück entfernt.“

Die Erfurter wissen: Wer sich auf den Weg ins Digitalzeitalter macht, muss eines können: Widerstände aushalten. Und den Mitarbeitern klarmachen, dass es bei dem Vorhaben vor allem um eines geht: die Verbesserung der Versorgungsqualität in Krankenhäusern.

Nora Schmitt-Sausen

Das Katholische Krankenhaus St. Johann Nepomuk

Das Katholische Krankenhaus St. Johann Nepomuk in Erfurt ist ein Krankenhaus der Grund- und Regelversorgung. Es verfügt über 426 Betten und versorgt jährlich 18 000 stationäre und 25 000 ambulante Patienten. Zu den 900 Mitarbeitern zählen etwa 130 Ärzte und 400 Pflegekräfte. Die größte klinische Abteilung ist die Psychiatrie. Weitere Schwerpunkte liegen in den Sektoren Allgemein-, Viszeral- und Unfallchirurgie, Gynäkologie und Geburtshilfe sowie Innere Medizin mit Gastroenterologie und Kardiologie. Träger des Hauses ist die Katholische Hospitalvereinigung Thüringen gGmbH, ein Mitglied im Caritas Verband. 

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