ArchivDeutsches Ärzteblatt24/2018Prozessoptimierung: Wie Kliniken das Ambulante Operieren effizient organisieren

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Prozessoptimierung: Wie Kliniken das Ambulante Operieren effizient organisieren

Dtsch Arztebl 2018; 115(24): [2]

Bohnenkamp, Berit; Braun, Sarah

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Das ambulante Operieren wird für Kliniken immer bedeutender. Eine große Rolle im Wettbewerb mit anderen Häusern spielen effizient gestaltete Prozesse mit einer klaren Patientenorientierung.

Foto: wladimir1804/stock.adobe.com
Foto: wladimir1804/stock.adobe.com

Die Anzahl ambulanter Operationen in Deutschland hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Schonendere Operationstechniken und Anästhesieverfahren haben den perioperativen Versorgungsbedarf reduziert. Aufgrund vielfältiger Anforderungen müssen Krankenhäuser ihre Strukturen und Prozesse dementsprechend anpassen.

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Für ambulante Operationen gibt es in Krankenhäusern inzwischen ganz unterschiedliche Struktur- und Organisationskonzepte. Diese reichen von einer Integration in das stationäre OP-Programm in einem Zentral-OP mit perioperativer Betreuung der Patienten auf peripheren Bettenstationen bis hin zu separaten Operationszentren mit eigenem Betriebskonzept und einem Größenvorteil gegenüber einer niedergelassenen Praxis. Dabei hat der OP wesentliche Relevanz für Erlöse und Kosten einer Klinik. Prozesse, die nicht optimal laufen, wirken sich sowohl finanziell aus als auch auf die Zufriedenheit von Patienten und Mitarbeitern. Ein nicht zu unterschätzender Marketingfaktor sind kurze perioperative Wartezeiten. Ein Patient, der sich im ambulanten Setting gut betreut fühlt, sucht das Krankenhaus mit höherer Wahrscheinlichkeit auch für eine stationäre Behandlung auf.

Wartezeiten führen zu Ineffizienzen

Immer wieder ist zu beobachten, dass Wartezeiten, die an unterschiedlichen Stellen der perioperativen Abläufe entstehen, teils gravierende Ineffizienzen zur Folge haben. Davon Betroffene, das OP-Team oder die Patienten und deren Angehörige, werden unzufrieden. Entstehen im Fall unzureichend vorgehaltener OP-Kapazitäten lange Wartezeiten auf ambulante OP-Termine, wandern Patienten mitunter zu Mitbewerbern ab, die ein besseres Zeit- und Ressourcenmanagement vorweisen.

Einige Schwierigkeiten ergeben sich dadurch, dass Patienten erst am OP-Tag in die Klinik kommen. Treffen Patienten zum Beispiel verspätet ein, verzögern sich Vorbereitungen und letztlich oft auch die OP. Kommen Patienten kurzfristig gar nicht und sagen den Eingriff nicht rechtzeitig ab, hat die Klinik keine Chance Ersatz zu finden, um die Lücke im OP-Programm zu schließen.

Wartezeiten entstehen, wenn Patienten in unzureichendem Maße zeitversetzt einbestellt werden und es keine fachabteilungsübergreifende Koordination der Terminvergaben gibt, besonders bei einer zentral organisierten administrativen Aufnahme oder anderen Organisationseinheiten, die für vorbereitende Maßnahmen, Untersuchungen und Aufklärungen zuständig sind. Sind in einer mehrstufigen Aufnahme verschiedene Organisationseinheiten beteiligt, kann sich das Problem durch mehrere Warteschlangen und lange Wege zwischen den Einheiten verschärfen. Können Voruntersuchungen oder OP-Vorbereitungen wegen organisatorischer Mängel nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, verzögert sich das OP-Programm. Dazu kommt es auch, wenn auf dem OP-Plan nicht zuverlässig ausgewiesen ist, wo im Haus das OP-Team den Patienten abrufen kann.

Um unnötige Wartezeiten für das OP-Team und den Patienten zu verhindern, sind OP-Kapazitäten, Ressourcen und Prozesse speziell für das ambulante Operieren zu planen und anzupassen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, ambulante Operationen zentral, übergreifend und im Einklang mit bereits fest etablierten stationären Abläufen zu steuern. Dies ermöglicht, ambulante und stationäre Patientenströme effizient und voneinander getrennt zu dirigieren, um so die Infrastruktur und Ausstattung bestmöglich zu nutzen und ein oftmals notwendiges Ausfallmanagement abbilden zu können.

Um die durch ein kurzfristiges Nicht-Kommen bedingte OP-Ausfallquote zu reduzieren, bietet es sich an, Patienten innerhalb einer Woche vor der Operation zu notwendigen Voruntersuchungen einzubestellen. Zudem hilft das Führen einer Nachrückerliste bei kurzfristigen Ausfällen, Ersatzpatienten zu gewinnen.

Termine aufeinander abstimmen

Die Verantwortlichen sollten das Einbestellen der Patienten so zeitversetzt planen, dass möglichst keine Warteschlangen bei der Aufnahme und den vorbereitenden Maßnahmen entstehen und sie zugleich ein zu frühes oder zu spätes Erscheinen der Patienten ausgleichen können. Sie sollten die Einbestellungen ebenfalls fachabteilungsübergreifend koordinieren, wenn Aufnahme und Vorbereitungen zentral organisiert sind. Sind verschiedene Organisationseinheiten daran beteiligt, sollten sie auf kurze Wege achten, sofern die Infrastruktur des Hauses dies zulässt. Zudem sind die verschiedenen Termine für die Aufnahme, notwendige Untersuchungen, Vorbereitungen und die geplante OP-Zeit aufeinander abzustimmen. Da die vorgelagerten Organisationseinheiten in der Regel noch weitere Aufgaben erbringen, die mit dem OP-Ablauf nichts zu tun haben, sollten die OP-Patienten in den Abläufen klar priorisiert werden. Sofern medizinisch und organisatorisch möglich, sollten die Verantwortlichen alle vorbereitenden Maßnahmen schon im Vorfeld und nicht erst am Tag der Operation vornehmen. Um das Suchen von Patienten zu minimieren, sollte die Organisationseinheit, in der der Patient zur Operation abzurufen ist, als Pflichtfeld im OP-Plan angegeben werden.

Darüber hinaus bietet es sich an, Wartezeiten angenehmer zu gestalten, zum Beispiel durch die Auslage von Zeitschriften, Getränkeautomaten oder einen Bildschirm mit Informationen. Damit auch die Angehörigen einen möglichst angenehmen Aufenthalt haben, können Kliniken einen Pager ausgeben. So können sie den Wartebereich verlassen und sind trotzdem erreichbar. Sinnvoll ist außerdem ein Informationsblatt für Patienten und Angehörige, auf dem die Klinik den Ablauf der Operation und die perioperative Betreuung erläutert.

Positiver Werbeeffekt für die Klinik

Gelingt es, Wartezeiten kurz zu halten und angenehm zu gestalten, resultiert daraus eine hohe Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit. Diese hat häufig einen positiven Werbeeffekt für das Haus. Darüber hinaus verbessern Kliniken so auch ihre Effizienz und Wirtschaftlichkeit.

Dr. med. Berit Bohnenkamp, MBA, Beraterin

Sarah Braun, Beraterin

CURACON GmbH

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

81679 München

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