ArchivDeutsches Ärzteblatt24/2021Arbeitsrecht: Umgang mit Urlaubsansprüchen

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Arbeitsrecht: Umgang mit Urlaubsansprüchen

Halbe, Bernd

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Der Urlaubsanspruch von Mitarbeitenden ist gesetzlich geregelt. Unterschiede kann es unter anderem in der Urlaubsdauer geben und darin, wann er genommen werden kann.

Foto: Wolfgang Jargstorff/stock.adobe.com
Foto: Wolfgang Jargstorff/stock.adobe.com

Aufgrund der derzeitigen Coronapandemie häufen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vielfach Urlaub an. Ein Grund ist oft, dass Reisen ohnehin nicht möglich war. Doch wie verhält es sich mit dem Urlaubsanspruch? Wie viele Urlaubstage haben Angestellte mindestens? Können sie frei hierüber entscheiden? Und kann Urlaub, der (freiwillig oder unfreiwillig) nicht genommen wurde, ohne Weiteres ins nächste Jahr mitgenommen werden?

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Zunächst ist die Frage zu klären, welchen Urlaubsanspruch eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer hat. Diese Frage beantwortet ein Blick ins Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Gemäß § 1 i. V. m. § 2 Abs. 1 BUrlG haben Arbeitnehmende einen Urlaubsanspruch im Umfang von jährlich mindestens 24 Werktagen, wobei dies bei Zugrundelegung einer Sechs-Tage-Woche gilt, § 2 Abs. 2 BUrlG. Legt man also eine Fünf-Tage-Woche zugrunde, ergibt sich ein Urlaubsanspruch im Umfang von 20 Arbeitstagen pro Jahr. Eine Abweichung von diesem Grundsatz ist möglich – allerdings nicht zulasten der Arbeitnehmenden.

Der Urlaubsanspruch besteht aber nicht (ohne Weiteres) ab Beginn der Tätigkeit, sondern gemäß § 4 BUrlG erst nach einem sechsmonatigen Bestehen des Anstellungsverhältnisses. Wird eine Person in einem laufenden Jahr eingestellt oder scheidet sie unterjährig aus dem Anstellungsverhältnis aus, reduziert sich der Urlaubsanspruch entsprechend anteilig („pro rata temporis“).

Anspruch auf Mindesturlaub

Bei einer Beendigung des Anstellungsverhältnisses in der zweiten Jahreshälfte besteht die Besonderheit, dass die arbeitnehmende Person Anspruch auf den vollen Mindesturlaub hat. Ist ein über den Mindesturlaub hinausgehender Urlaub vereinbart, kommt es auf die konkrete Regelung im Anstellungsvertrag an. Ist dort geregelt, dass der über den Mindesturlaub hinausgehende Urlaubsanspruch bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Anstellungsverhältnis lediglich zeitanteilig gewährt wird, besteht kein Anspruch auf den vollen (über den Mindesturlaub hinausgehenden) Urlaub. Hier zeigt sich, dass die Anstellungsverträge möglichst präzise erstellt werden müssen.

Der Urlaubsanspruch muss unter Berücksichtigung der Urlaubswünsche des Arbeitnehmers gewährt werden. Stehen dem begehrten Urlaubswunsch allerdings dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, kann der Urlaub zu den angegebenen Zeiten verwehrt werden. Im zuvor genannten Sinne vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer sind beispielsweise dann gegeben, wenn Eltern mit schulpflichtigen Kindern in den Schulferien Urlaub beantragen und diese Zeiträume mit den „beantragten“ Urlaubszeiträumen anderer Arbeitnehmer, die keine Kinder haben, kollidieren. In diesem Fall ist den Eltern mit schulpflichtigen Kindern Vorrang zu gewähren.

Eine insbesondere aktuell viel diskutierte Frage ist, ob nicht genommene Urlaubstage ins neue Jahr übertragen werden (können). Eines vorab: Individuelle Absprachen mit dem Arbeitgeber gehen selbstverständlich den im Folgenden aufgezeigten allgemeinen Regelungen vor.

Das Bundesurlaubsgesetz gibt in § 7 Abs. 3 vor, dass der Urlaub grundsätzlich im laufenden Urlaubsjahr genommen werden muss. Eine Übertragung ist danach nur möglich, wenn dies „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ rechtfertigen. Diese übertragenen Urlaubstage müssen indes grundsätzlich in den ersten drei Monaten des neuen Urlaubsjahres gewährt und genommen werden.

Sollte es in einem Betrieb so sein, dass die Arbeitnehmer regelmäßig nicht genommenen Urlaub ins nächste Urlaubsjahr (und auch über den 31. März hinaus) mitnehmen, kann hierin eine sogenannte „betriebliche Übung“ gesehen werden. Dies hätte zur Folge, dass auch neu eintretende Arbeitnehmer den Urlaub ins nächste Jahr übertragen können.

Wie ist es nun, wenn der Arbeitgeber den Urlaub bereits gewährt hat, die arbeitnehmende Person diesen jedoch kurzfristig (beispielsweise aufgrund einer durch die Coronapandemie stornierten Reise) „zurücknehmen“ möchte?

Regelungen im Einvernehmen

Auch bei dieser Frage gilt, dass eine einvernehmliche Regelung mit dem Arbeitgeber getroffen werden kann. Wenn sich also beide Parteien darauf verständigen, dass der Urlaub (kurzfristig) zurückgenommen werden kann, ist dies ohne Weiteres möglich. Sollte der Arbeitgeber dem allerdings nicht zustimmen, hat die arbeitnehmende Person grundsätzlich keinen Anspruch darauf, den Urlaub einseitig zurückzunehmen. Gleiches gilt für Arbeitgeber: auch sie sind grundsätzlich an den einmal gewährten Urlaub gebunden.

In Ausnahmefällen ist es indes denkbar, dass Arbeitgeber einen bereits genehmigten Urlaub wieder zurücknehmen oder Arbeitnehmer aus dem Urlaub zurückrufen. Dies könnte beispielsweise dann der Fall sein, wenn in einer Arztpraxis aufgrund der derzeitigen Impfkampagne ein wesentlich erhöhtes Arbeitsaufkommen herrscht und der betroffene Arbeitnehmer unbedingt gebraucht wird, um dieses Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Voraussetzung ist, dass ein unvorhersehbares Ereignis vorliegt und die Mitarbeit der betroffenen Person unbedingt erforderlich ist. Für den Fall, dass jemand aus dem Urlaub zurückgerufen wird, hat der Arbeitgeber grundsätzlich die hierdurch anfallenden Kosten (Reise- und Stornokosten) zu tragen.

Anspruch bei Kurzarbeit

Durch die Coronapandemie ist das Thema Kurzarbeit auch im Gesundheitswesen zeitweise in den Fokus gerückt. Grundsätzlich verkürzt sich der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers für die Dauer der angemeldeten Kurzarbeit anteilig im Verhältnis zur Kürzung der Arbeitszeit. Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf (Urteil vom 12. März 2021, Az. 6 Sa 824/20) hat in diesem Zusammenhang rechtskräftig entschieden, dass im Falle einer angeordneten „Kurzarbeit Null“, also einer völligen Streichung der zu leistenden Arbeit für einen vorübergehenden Zeitraum, auch der Urlaubsanspruch für diesen Zeitraum gänzlich entfällt. Das Gericht führte in der Urteilsbegründung aus, der Erholungsurlaub diene dazu, dass der Arbeitnehmer sich erholen müsse, was wiederum voraussetze, dass er überhaupt zu einer Tätigkeit verpflichtet sei. Dies sei aber im Fall der „Kurzarbeit Null“ nicht der Fall. Die Begründung der Arbeitnehmerin, dass die angeordnete Kurzarbeit im Interesse des Arbeitgebers erfolge und nicht mit Freizeit gleichzusetzen sei, verfing nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf ebenso wenig wie der Einwand, der Arbeitgeber könne die angeordnete Kurzarbeit auch einseitig beenden, womit die Arbeitnehmerin zu rechnen habe.

Es zeigt sich, dass der Themenkomplex „Urlaub“ wesentlich vielschichtiger ist, als man auf den ersten Blick meint. Es kommt regelmäßig auf den Einzelfall und die betrieblichen Gepflogenheiten an. Um Problemen proaktiv zu begegnen, sollten Arbeitgeber im Zweifel nicht davor scheuen, anwaltliche Hilfe hinzuzuziehen. Prof. Dr. jur. Bernd Halbe
Fachanwalt für Medizinrecht
www.medizin-recht.com

Checkliste Urlaubsanspruch

  • Bereits im Anstellungsvertrag sollten sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende darauf achten, genaue Vereinbarungen hinsichtlich des Urlaubs zu treffen. Es sollten häufig vorkommende Eventualitäten besprochen und geregelt werden. Hierzu gehört insbesondere die Möglichkeit, den Urlaub in das nächste Urlaubsjahr zu übertragen.
  • Es ist im Interesse von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie Arbeitgebenden, möglichst frühzeitig die Urlaubsplanung für das Urlaubsjahr anzugehen, um eine Planungssicherheit zu haben. Sollte es dazu kommen, dass bereits „genehmigter“ Urlaub umgeplant werden muss, sollte zunächst das direkte Gespräch gesucht werden. Eine getroffene Einigung sollte gegebenenfalls schriftlich festgehalten werden.
  • Sofern Arbeitnehmer im Urlaub erkranken und damit der Erholungswert des Urlaubs entfällt, sollten sie sich dies auch mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung attestieren lassen. Für den Zeitraum der arbeitsunfähigen Erkrankung im Urlaub müssen Arbeitgeber den Urlaubsanspruch erstatten beziehungsweise wieder gutschreiben. Eine einseitige Verlängerung durch die arbeitnehmende Person ist indes nicht möglich.
  • Arbeitgeber sollten stets die Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer im Blick haben und diese gegebenenfalls dazu auffordern, den Urlaub im laufenden Urlaubsjahr zu nehmen. Sie sollten unter Umständen darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, sollte er nicht genommen werden. Nach der Rechtsprechung ist es nicht ausreichend, dass die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber hierüber pauschal aufklärt; vielmehr muss diese Aufklärung sich auf einen konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen und „völlig transparent“ sein.

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