ArchivDeutsches Ärzteblatt37/2000Zeitmanagement: Fest umrissene Ziele und klare Prioritäten

THEMEN DER ZEIT

Zeitmanagement: Fest umrissene Ziele und klare Prioritäten

Dtsch Arztebl 2000; 97(37): A-2374 / B-2047 / C-1899

Fournier, Cay von

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LNSLNS Viele Ärzte leiden unter dem beruflichen Dauerstress. Der richtige Umgang mit der eigenen Zeit kann hier weiterhelfen.

Zeit ist die grundlegende Ressource unseres Lebens. Nach unserem subjektiven Empfinden haben wir nie genug davon. „Der Tag müsste eben 48 Stunden haben“, habe ich schon von vielen Arztkollegen gehört. Meine Frage darauf wurde oft als sonderbar verstanden: „Würde das wirklich einen Unterschied machen?“ Mehr Zeit zu haben hat weniger mit der Quantität als vielmehr mit der persönlichen Einstellung und entsprechendem Verhalten zu tun.
Aber die ärztliche Realität ist geprägt von zu wenig Zeit für Patienten und die eigene Fortbildung. Kaum Zeit findet sich für das persönliche Wohlbefinden, für Sport, Entspannung und eine gesunde Ernährung, viel zu wenig Zeit für die eigene Familie und den Freundeskreis.
Unser Image eilt uns schon lange voraus. Ärzte haben keine Zeit. Vielleicht wird das vom sozialen Umfeld noch am ehesten toleriert, da Ärzte ja ständig Menschenleben retten. Vielleicht wird dieses eher unwirkliche Argument aber auch von uns missbraucht. Der Notfall, der schnell noch bearbeitet werden musste, wird gerne zur Ausrede, wieder einmal eine Stunde zu spät zum Abendessen mit Freunden zu kommen. Die Fremdbestimmung des ärztlichen Berufs ist sicher ein erschwerender Faktor. Umso dringender bräuchten Ärzte ein effektives Zeitmanagement. Anders als in Managerkreisen glänzt dieses Thema in der ärztlichen Aus- und Fortbildung durch Abwesenheit. Es ist also kein Wunder, dass Zeit im ärztlichen Alltag stets Mangelware ist. Die Prinzipien des Zeitmanagements gelten allerdings auch für Ärzte. Dabei ist Zeitmanagement wesentlich mehr als eine reine Technik und hat mehr mit persönlicher Lebensführung, Selbstorganisation und -disziplin zu tun. Die sieben nachfolgenden Gedanken beinhalten die wesentlichen Prinzipien des modernen Zeitmanagements.
So einfach es klingen mag, wir wissen erst, ob wir unsere Zeit nutzen oder nicht, wenn wir wissen, was wir wollen und was uns wichtig ist. Jeder hat eine vage Vorstellung davon, was er im Leben erreichen möchte, viele haben vielleicht sogar ganz konkrete Pläne. Die Habilitation, der Chefarztposten oder die eigene Praxis sind Beispiele für berufliche Ziele. Meistens ist dies aber schon alles, was Seminarteilnehmer auf die Frage nach den Zielen antworten. Vielleicht noch die glückliche Familie und das gleichzeitige Wissen um den Widerspruch, den dieser Wunsch zusätzlich zu einer Karriere in der Medizin darstellt. Das Kapitel Ziele ist im Zeitmanagement aber wesentlich umfangreicher und wohl das Bedeutendste von allen.
Die meisten Ziele entspringen einer Vision, die wir für unser Leben haben. Für die Ordnung unserer Ziele und der dafür notwendigen Zeit ist es hilfreich, neben den Zielen auch die Rollen zu formulieren, die wir in unserem beruflichen und privaten Leben ausfüllen. Viele dieser Ziele haben wir mehr oder weniger klar in unserem Kopf. Ebenso wie Vorsätze für ein neues Jahr, setzen wir sie oft nicht in die Realität um. Damit Ziele greifbarer, planbarer und umsetzbar werden, müssen sie konkretisiert, also formuliert und aufgeschrieben werden.
Prioritäten setzen
Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert unbewusste Entscheidungen für das Unwichtige. Die Unterscheidung in wichtig und unwichtig bedeutet bereits eine Setzung von Prioritäten. Eine noch genauere Abstufung der wichtigen Aufgaben ist aber im Alltag sinnvoll. Dabei charakterisiert die Wichtigkeit einer Aufgabe deren Wert für die Erreichung unserer Ziele. Nun geschieht es jeden Tag, dass uns Aufgaben aufgedrängt werden oder wir uns selber in Aufgaben verlieren, von denen wir meinen, sie müssten sofort erledigt werden. Solche Aufgaben bezeichnen wir dann als dringlich. Eine Ursache hierfür ist unter anderem, dass es schwer fällt, „nein“ zu sagen. Vielleicht sind gerade Ärzte, die sehr viel helfen, noch anfälliger für das Phänomen, nicht „nein“ sagen zu können, wenn uns jemand um etwas bittet.
Hinzu kommt, dass die menschliche Psychologie uns einen zweiten Streich spielt. Es ist scheinbar befriedigender, kleinere, aber leichtere Aufgaben zu lösen, um so wenigstens das Gefühl von einigen, wenn auch kleinen Erfolgserlebnissen zu haben. Für die eigentlich wichtigen Aufgaben bleibt dann meistens keine Zeit mehr. Dies erleben wir an den vielen Abenden, an denen wir uns fragen, wo unsere Zeit geblieben ist. !
Der amerikanische Präsident D. Eisenhower nutzte folgendes Schema für die Einteilung von Aufgaben nach Prioritäten (Eisenhower-Prinzip, ABC-Kategorie):
Er verwendete die Kategorien wichtig und dringlich und ordnete sie nebeneinander an (siehe Grafik). Dabei entstehen vier Kategorien. Zum einen gibt es die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Sie besitzen im klassischen Zeitmanagement die höchste Priorität und werden somit A-Aufgaben genannt. Weiterhin gibt es Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend zu erledigen sind. Sie haben B-Priorität und werden damit als B-Aufgaben bezeichnet. Die dritte Kategorie umfasst dringliche Aufgaben, die nicht wichtig sind, die sogenannten C-Aufgaben. Leider sind es häufig diese C-Aufgaben, die unseren Alltag bestimmen. Alles muss schnell erledigt sein, am besten schon gestern. Vor lauter Zeitdruck vergessen wir oft, dass diese Aufgaben nicht wichtig sind, das heißt nicht zum Erreichen unserer Ziele beitragen. Sie bewirken vielmehr das Gegenteil: Wir erreichen unsere Ziele nicht oder nur viel langsamer. Die Tage, an deren Ende wir uns fragen, was wir heute eigentlich gemacht haben, waren ganz sicher angefüllt von C-Prioritäten. Die letzte interessante Aufgabenkategorie besteht aus der D-Kategorie, also Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Damit sind nicht Freizeit, Entspannung oder Erholung gemeint, denn dies sind ganz wichtige Ziele unseres persönlichen Wohlbefindens. D-Aufgaben verstecken sich in den unzähligen unnützen Tätigkeiten, zu denen wir jeden Tag verleitet werden. Aus diesem Grund sollte man sich hier stets einen Mülleimer vorstellen.
Indem die Aufgaben eines Tages nach Prioritäten geordnet werden, wird uns die entsprechende Bedeutung besser bewusst. Macht man es sich dann auch noch zur Gewohnheit, jeden Tag ein bis zwei Stunden Zeit für eine oder zwei A-Aufgaben zu verwenden, werden bald die wichtigen Dinge im Leben im Vordergrund stehen. Die Anordnung der Kategorien I–IV stellen eine neue Struktur dar, um einen zweiten Aspekt im Umgang mit Prioritäten deutlich zu machen:
Unser Alltag ist voll von A-Prioritäten. Ständig sind wir damit beschäftigt, „organisatorische Notfälle“ zu versorgen, da Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, für den Stress im Alltag verantwortlich sind. Dinge, die wichtig sind und heute erledigt werden müssen, tragen weder zu unserem Wohlbefinden noch zu einer Zeitsouveränität bei. Wichtige Aufgaben werden nämlich oft so lange hinausgeschoben, bis sie unter Druck bearbeitet werden müssen. Manche Menschen glauben, dies zu brauchen. Der kluge Zeitmanager fokussiert aber auf die Aufgaben, die wichtig, aber noch nicht dringlich sind, um diese in Ruhe, ohne Stress erledigen zu können. Merkwürdigerweise werden dann mit der Zeit die hektischen A-Aufgaben weniger. Ein gutes Beispiel in diesem Zusammenhang sind Vorträge. Wir wissen oft mehrere Monate im Voraus, dass wir an einem bestimmten Tag einen Vortrag halten müssen. Und trotzdem wird es in den letzten Tagen vor diesem Ereignis meist hektisch. Ziel sollte es sein, jeden Tag Zeiträume für B-Aufgaben zu schaffen und auch einzuhalten. Auf diese Weise wird es immer seltener vorkommen, dass wichtige Aufgaben auch dringlich werden, und der daraus entstehende Stress nimmt ab.
Eine Möglichkeit der Planung von Zeit besteht darin, den Tag als kleinste planbare Einheit zu definieren. Zum einen müssen feste Termine und Arbeitsabläufe berücksichtigt werden. Sprechstunden finden nun einmal zu gegebenen Zeiten statt, und auch die Stationsvisite ist eine vorgegebene zeitlich terminierte Aufgabe. Folgende Gedanken können aber auch Ärzten dabei helfen, ihre Zeit in den Griff zu bekommen.
Arbeitsorganisatorische Untersuchungen zeigen, dass in 20 Prozent der für eine Aufgabe aufgewendeten Zeit 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden und in den übrigen 80 Prozent Zeit nur 20 Prozent der Ergebnisse.
Einige der vielen Beispiele hierfür sind Besprechungen, Telefonate, aber auch die Arbeiten an größeren Projekten. Ärztliche Behandlungszeiten sind hiervon ausgenommen. Oft brauchen wir zwar nur 20 Prozent der Zeit, um wirklich das Ziel der Behandlung zu erreichen. Die restlichen 80 Prozent braucht aber der Patient, um zu verstehen und Vertrauen in unsere Kunst zu haben.
Beginnen Sie mit den Telefonaten und Besprechungen und probieren es einfach einmal aus: 20 Prozent der Zeit reichen für 80 Prozent der Ergebnisse, und dies ist oft ausreichend. Anstatt zwei Stunden Besprechung nur noch 24 Minuten, das wäre doch ein Effekt.
Ausreichend Zeit für Unvorhergesehenes lassen
Ein anderer Gedanke beschäftigt sich mit der Ratio an verplanbarer Zeit. Der häufigste Fehler, der gemacht wird, wenn jemand beginnt, sich mit Zeitmanagement zu beschäftigen, besteht darin, dass man die gesamte zur Verfügung stehende Zeit verplanen möchte. Der Tag hält aber sehr viel Unvorhergesehenes bereit, und so ist nur ein Teil unserer Zeit wirklich verplanbar. Die Managementliteratur geht von einem Verhältnis planbarer und nicht planbarer Zeit von 50 : 50 oder 40 : 60 aus, empfiehlt damit also nur die Hälfte der Zeit oder etwas weniger zu verplanen. Für Ärzte halte ich eher ein Verhältnis von 20 : 80 für realistisch, da noch mehr Unvorhergesehenes passiert und vor allem weniger als im Management aufgeschoben oder delegiert werden kann. Dennoch haben selbst diese 20 Prozent geplante Zeit für die wesentlichen Aufgaben einen enormen Effekt auf die Zeitsouveränität.
Das Hauptproblem beim Zeitmanagement besteht darin, dass es nicht angewendet wird. Wer nur 15 Minuten investiert, um den nächsten Tag zu planen und den abgelaufenen Tag zu analysieren, „spart“ oft mehrere Stunden am nächsten Tag und bekommt ein neues Zeitgefühl. Zum einen wird die Dauer von verschiedenen Aufgaben realistischer eingeschätzt, andere Aufgaben werden von der Liste als nicht wichtig gestrichen oder delegiert und einige Aufgaben als Block zusammengelegt.
Stille Stunden und 15 Minuten „time-out“
Im Sport kennen wir das „time-out“ als Pause, in der die Spieler sich sammeln und ihre Taktik überdenken. Oft wurde durch so eine Pause ein verloren geglaubtes Spiel noch gewonnen. Könnte dies nicht auch für unseren Alltag gelten?
Ein weiterer Trick aus dem Zeitmanagement, um unseren I-Zielen näher zu kommen, ist die Einhaltung der „stillen Stunde“, ein Zeitblock, der unumstößlich in den Tagesablauf eingeplant wird. Kann der Manager sich diese „stille Stunde“ wie einen anderen Termin mit einem Geschäftspartner fest eintragen und einhalten, gestaltet sich dies im ärztlichen Alltag oft als schwierig. Auf der Suche nach Lösungen wurden hier einige Kollegen sehr kreativ. Ob morgens, mittags oder abends, sie fanden eine Stunde ohne Störungen für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Für Manager zählen Telefonate zu den Zeitdieben Nr. 1, aber Krankenhausärzte leiden unter einem noch perfekteren Zeitdieb, dem Pieper. Wir werden nicht nur durch ein Telefon in unserer Tätigkeit gestört, sondern müssen uns sogar erst noch ein Telefon suchen, um die jeweilige Nummer zurückzurufen. Eine mehrfache Analyse von der durchschnittlichen Häufigkeit des Schrillens meines Piepers pro Tag ergab folgendes Bild: 36-mal gepiept – sechsmal war meine Antwort dringend notwendig, in weiteren sechs Fällen war der Grund zu akzeptieren – 24-mal (66 Prozent) war die Störung unnötig. Sekretärinnen hätten durch eine kurze Notiz in mein Fach die jeweilige Information bekommen können, ein Diensttausch in ferner Zukunft auch nach der Frühbesprechung geklärt oder der jeweilige Informationsaustausch über E-Mail erledigt werden können.
Es sind aber nicht nur die Kommunikationsmedien, die uns zu schaffen machen, sondern auch die fehlende Kommunikation. Weiterhin wären Wartezeiten auf Besprechungen zu nennen, denen viele Arbeitsstunden zum Opfer fallen können. Aber nicht nur die anderen sind schuld daran, dass uns die Zeit zwischen den Fingern zerrinnt. Die meisten Zeitdiebe kommen von innen: ziellose und unnütze Handlungen, fehlende Prioritäten, mangelnde Selbstorganisation und die Suche nach relevanten Unterlagen oder Veröffentlichungen. Die Unfähigkeit, entschieden „nein“ sagen zu können, führt unweigerlich zu dem Dilemma, zu viele Aufgaben auf einmal erledigen zu wollen und sich so zu verzetteln.
Ein interessanter Aspekt ist zudem die Dringlichkeitsfalle. In unserem Arbeitsalltag ist es ja schon zu einem Statussymbol geworden, stets gestresst und geschäftig den dringenden Aufgaben hinterherzulaufen. Abgesehen vom Adrenalinspiegel, den manche Menschen anscheinend benötigen, fühlen wir uns ja dadurch auch gebraucht und anerkannt. Wer kommt schon auf die Idee zu gestehen, dass ein Dienst ausnahmsweise mal ruhig war und man nach 17 Stunden Arbeit tatsächlich fünf Stunden geschlafen hat, um die nächsten zwölf Stunden zu arbeiten. Es macht doch einen viel besseren Eindruck, durchoperiert zu haben. Wahre Männer braucht das Land und keine Schlafsäcke. Was wäre, wenn in einem derartigen System jemand wirklich souverän über die Zeit wäre? Wie würden Patienten über entspannte Ärzte denken?
Um Zeitmanagement praktizieren zu können, bedarf es eines Werkzeuges. Dieses kann von einem einfachen Kalender bis hin zu einem hochmodernen Personal Digital Assistant reichen. Wer mit allen unterschiedlichen Werkzeugen über längere Zeit gearbeitet hat, kommt zu der Einsicht, dass es eigentlich nicht so wesentlich ist, womit man Zeitmanagement betreibt, Hauptsache, man tut es.
Disziplin
Zeitmanagement ist für jeden noch so erfahrenen Anwender stets eine neue Herausforderung.
Wie zu Beginn erwähnt, hat es weniger mit Tipps und Tricks zu tun als vielmehr mit der Herausforderung einer organisierten Lebensführung. So bleibt dieses Thema ein Leben lang spannend. Aber es ist gut, damit zu beginnen, seine persönliche Einstellung zur Zeit zu überdenken und gegebenenfalls zu ändern. Wer immer zu spät kommt, kann auch immer pünktlich sein. Pünktlichkeit, Ordnung und Selbstorganisation tragen nicht nur dazu bei, die eigene Zeit im Griff zu behalten, sondern auch auf andere Menschen positiv zu wirken. Dies ist für Ärzte umso wichtiger, da sie in ihrem Beruf direkt Menschen dienen wollen.
Nur ein Arzt, der Zeit für sich und seine Patienten hat, wird letztendlich besser helfen können.

zZitierweise dieses Beitrags:
Dt Ärztebl 2000; 97: A 2374–2377 [Heft 37]

Anschrift des Verfassers:
Dr. med. Cay von Fournier
Innsbrucker Straße 5
10825 Berlin
E-Mail: cay.von.fournier@t-online.de

Ob das, was wir tun, richtig oder falsch ist, lässt sich nur aufgrund der
Ziele beurteilen, die zu erreichen wir uns vorgenommen haben.

Charles Evans Hughes, US-Außenminister 1921–26

„Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert unbewusste Entscheidungen für das Unwichtige.“

Gegen den beruflichen Dauerstress hilft häufig der richtige Umgang mit der eigenen Zeit. Foto: Alvis Upitis, Image Bank
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