ArchivDeutsches Ärzteblatt44/2000Besprechungen gut organisieren Effizienz statt Kaffeekränzchen

VARIA: Wirtschaft

Besprechungen gut organisieren Effizienz statt Kaffeekränzchen

Dtsch Arztebl 2000; 97(44): A-2955 / B-2503 / C-2227

Beck, Christoph

Als E-Mail versenden...
Auf facebook teilen...
Twittern...
Drucken...
LNSLNS Besprechungen gehören in vielen Berufen zum Alltag – nicht nur von Führungskräften. Im Folgenden gibt ein Profi Tipps zum erfolgreichen Verlauf.

Sitzungen, besonders ineffektive, sind große Zeitdiebe. Dabei werden immer wieder die gleichen Kritikpunkte angeführt: fehlende Planung, mangelhafte Organisation, unklare Zieldefinition, schlechte Gesprächsleitung, keine Entscheidungen – das ergibt Veranstaltungen, in die viele hineingehen, aus denen aber wenig herauskommt.
Die folgenden Anregungen sollen helfen, Sitzungen perfekt vorzubereiten, sie zielorientiert und konzentriert zu leiten sowie die Ergebnisse konsequent zu protokollieren und umzusetzen.
Zur Vorbereitung einer Besprechung sollten Sie Thema und Ziel festlegen. Was soll erreicht werden? Welche Themen gilt es zu besprechen, welche Entscheidungen/Problemlösungen zu treffen? Prüfen Sie auch die Notwendigkeit: Ist das Treffen wirklich wichtig, oder kann das Ziel auch im direkten Gespräch zwischen den Betroffenen oder auf schriftlichem Weg erreicht werden?
Wer muss dazu?
Bedenken Sie, wer wirklich dabei sein muss. In vielen Besprechungen sitzen aus alter Gewohnheit oder Prestigegründen zu viele Teilnehmer oder die falschen. Für das Thema/Projekt wirklich wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fehlen dagegen. Laden Sie deshalb nur diejenigen ein, die zum gemeinsamen Ziel wirklich etwas beitragen können.
Unterstützen Sie die Vorbereitung. Ideal ist es bei komplexen Sachverhalten, wenn alle Teilnehmer einige Tage vor dem Treffen zu jedem Besprechungspunkt eine schriftliche Darstellung der Fakten (inklusive der Ursachen!) sowie verschiedener Lösungsansätze erhalten. So kann sich jeder gut vorbereiten, eigene Gedanken entwickeln und diese möglichst auch noch vor dem Treffen in die Runde geben – die beste Grundlage für kompetente Entscheidungen.
Für die Leitung einer guten Besprechung gilt:
- Schaffen Sie eine positive Grundstimmung. Ein Beispiel: Bei den regelmäßigen Bereichs-/Abteilungsbesprechungen der Firmengruppe HelfRecht hat es sich bewährt, an den Anfang jeweils einen Reihum-Bericht der Erfolge zu stellen. Jeder erzählt, was ihm seit dem letzten Treffen besonders gut gelungen ist, welche außergewöhnlichen Erfolge es gegeben hat. Das motiviert für die anstehenden Herausforderungen.
- Behalten Sie die Fäden in der Hand. Als Gesprächsleiter müssen Sie das richtige Maß zwischen Steuern und Laufenlassen finden. Auf der einen Seite verlangt die (teure) Arbeitszeit eine straffe Leitung eng am Thema. Auf der anderen Seite ergibt gerade ein kreatives „Brainstorming“ oft die fruchtbarsten und wertvollsten Lösungen.
- Mit einer frühzeitigen schriftlichen Vorbereitung können Sie das „Brainstorming“ weitgehend in das Vorfeld der Besprechung verlegen und somit vermeiden, dass die Teilnehmer sich in ausschweifenden Diskussionen verzetteln.
- Treffen Sie Entscheidungen. Fassen Sie die Gesprächsergebnisse zusammen. Lassen Sie in einem Protokoll schriftlich festhalten, was entschieden wurde.
- Schreiben Sie konkret fest, wer bis wann welche Maßnahmen erledigen wird und wer dies kontrolliert. Besprechen Sie beim nächsten Treffen vor den neuen Themen das Protokoll, und prüfen Sie, ob alle Punkte erledigt sind. Nicht erledigte Punkte werden im Protokoll bis zu ihrer Erledigung weitergeführt.
Wer macht was?
Auch die Nachbereitung der Besprechung ist wichtig. Verteilen Sie an jeden Gesprächsteilnehmer eine Kopie des Protokolls. Informieren Sie zudem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen in der Besprechung konkrete Aufgaben übertragen wurden. Wer von den Entscheidungen aus anderen Gründen direkt betroffen ist oder sie kennen muss, erhält einen entsprechenden Auszug aus dem Protokoll.
Erklären Sie die Beschlüsse. Bei nicht beteiligten Mitarbeitern können unkommentierte „Chefentscheidungen“ möglicherweise auf Unverständnis und mangelnde Akzeptanz treffen. Je besser Sie die Beschlüsse bekannt machen und begründen, desto größer wird die Akzeptanz sein.
Überwachen Sie die Umsetzung der Entscheidungen. Ein häufiger Fehler ist fehlende Kontrolle: Da hat man sich nach langen Debatten schließlich darauf geeinigt, wer was zu tun hat – doch dann passiert erst mal gar nichts. Und bei der nächsten Besprechung geht die Diskussion umso hitziger noch mal von vorne los. Prüfen Sie deshalb, ob die Umsetzung der Besprechungsergebnisse auch tatsächlich so läuft wie im Protokoll vereinbart.
Christoph Beck
HelfRecht-Unternehmerzentrum
Bad Alexandersbad
www.HelfRecht.de


Checkliste aus dem
„HelfRecht-BesprechungsManager“
- Stimmen Sie sich zu Beginn mit einem Reihum-Bericht der Erfolge positiv ein. In guter Stimmung können Sie bessere Entscheidungen treffen.
- Besprechen Sie den Erledigungsstand des letzten Protokolls (offene Punkte bleiben im Protokoll und werden neu terminiert).
- Behalten Sie als Besprechungsleiter die Fäden jederzeit in der Hand und sorgen Sie für Entscheidungen.
- Achten Sie auf die Einhaltung des zeitlichen Rahmens.
- Planen Sie kurze Pausen im Rhythmus von etwa 90 Minuten ein.
- Setzen Sie Medien zur Visualisierung ein (zum Beispiel Flip-Chart, Overhead, Laptop, Beamer).
- Bremsen Sie Vielredner und Themenabweichler, und führen Sie sie wieder zur Tagesordnung zurück.
- Vermeiden Sie Störungen während der Besprechung (zum Beispiel Handy, Herausrufen durch Mitarbeiter, Bearbeitung von Unterlagen).
- Fassen Sie am Ende der Besprechung die wichtigsten Entscheidungen nochmals kurz zusammen.
- Fertigen Sie ein Entscheidungsprotokoll an.
Anzeige

Leserkommentare

E-Mail
Passwort

Registrieren

Um Artikel, Nachrichten oder Blogs kommentieren zu können, müssen Sie registriert sein. Sind sie bereits für den Newsletter oder den Stellenmarkt registriert, können Sie sich hier direkt anmelden.

Fachgebiet

Zum Artikel

Anzeige

Alle Leserbriefe zum Thema