ArchivDeutsches Ärzteblatt9/2001Alte Geschäftsunterlagen: Unnötiger Ballast

VARIA: Wirtschaft

Alte Geschäftsunterlagen: Unnötiger Ballast

Dtsch Arztebl 2001; 98(9): A-552 / B-450 / C-423

Wendland, Holger

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LNSLNS Bei „Entrümpelungsaktionen“ in der Praxis müssen die Aufbewahrungsfristen beachtet werden.


Welcher Selbstständige kennt dieses Problem nicht? Ordner, Schränke und Regale sind voll mit Geschäftsunterlagen, in die niemand mehr hineinschaut. Aktuelle Unterlagen können aus Platzmangel nicht sinnvoll abgelegt werden.
Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen sind im Handelsrecht (§§ 257, 261 Handelsgesetzbuch) und im Steuerrecht (§ 147 der Abgabenordnung) weitgehend übereinstimmend geregelt. Danach sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen in der Regel ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden, sofern nicht in Einzelfällen durch andere (Steuer-)Gesetze kürzere Aufbewahrungsfristen zulässig sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres. Das heißt zum Beispiel, dass bei einer Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr 1989, die im Mai 1990 fertiggestellt wurde, die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 1990 begonnen hat und am 31. Dezember 2000 endete. Zu beachten sind auch die Datenschutzbestimmungen. Unterlagen, die persönliche Daten oder andere vertrauliche Informationen enthalten, gehören in den Reißwolf.
Die Aufbewahrungspflichten sind gesetzlich festgeschrieben, damit die Unterlagen in möglichen Zivilprozessen oder zivilrechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismaterial verwendet werden können. Zudem ist das Finanzamt beim Überprüfen der steuerlichen Verhältnisse – zum Beispiel anlässlich einer Betriebsprüfung – auf die Unterlagen angewiesen. Holger Wendland


´Tabelle
Ausgewählte Aufbewahrungsfristen für ärztliche Unterlagen
Unterlagen Frist 2001 können Unterlagen
in Jahren vernichtet werden aus den
Jahren
Ärztliche Behandlungsunterlagen
(Kassenärzte) 10 1990 und älter
Ärztliche Behandlungsunterlagen
(Krebserkrankungen) 5 1995 und älter
Ärztliche Unterlagen – Unfallverletzte 20 1980 und älter
Betäubungsmittelabgabe 3 1997 und älter
Arbeits­unfähigkeits­bescheinigungen 1 1999 und älter
Arztakten 10 1990 und älter
Arztbriefe (eigene und fremde) 10 1990 und älter
Ärztliche Unterlagen
nach der Berufsordnung 10 1990 und älter
Berufsunfähigkeitsgutachten 10 1990 und älter
Gutachten über Patienten 10 1990 und älter
Krankenhausberichte 10 1990 und älter
Laborbuch, Laborbefunde 10 1990 und älter
Patientenkarteikarten 10 1990 und älter
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