ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSPraxis Computer 4/2001Electronic Mail: Regeln für die schnelle Post

Supplement: Praxis Computer

Electronic Mail: Regeln für die schnelle Post

Dtsch Arztebl 2001; 98(36): [24]

Krüger-Brand, Heike E.

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LNSLNS Der Austausch per E-Mail ist inzwischen weit verbreitet.
Zwar gibt es hierfür keine DIN-Normen wie beim herkömmlichen Schriftwechsel, doch auch beim elektronisch geführten Dialog sind einige Umgangsregeln und Schutzmaßnahmen zu beachten.
Die Kommunikation per E-Mail hat viele Vorzüge – sie ist unkompliziert, unüberbietbar schnell beim weltweiten Versenden und Empfangen von Nachrichten, und sie lässt dem Verfasser häufig mehr Spielraum für die Antwort als ein Telefonat. Via E-Mail können nicht nur kurze Informationen bequem übermittelt werden, sondern über die Anhänge (Attachments) lassen sich beispielsweise berufliche Vorgänge bearbeiten oder Dokumente bequem weiterleiten. Auch im medizinischen Bereich wird diese Form der Kommunikation daher zunehmend beliebter – ein Beispiel ist der elektronische Versand von Arztbriefen.
Der Anspruch an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Verbindlichkeit der zu übertragenden Daten richtet sich dabei nach dem Einsatzzweck. Als Binsenweisheit gilt: Sensible Daten sollten niemals unverschlüsselt übertragen werden. Wer darüber hinaus täglich zwischen zehn bis 50 oder mehr Mails in seinem Postfach findet, sollte den Umgang mit diesem Medium so organisieren, dass Fehler- und Gefahrenquellen oder Missverständnisse weitgehend ausgeschlossen werden:
- Betreff: Die Betreffzeile ist bei einer großen Zahl von Mail-Eingängen eine wichtige Information über Inhalt und Absender und sollte daher klar das Thema enthalten – wo diese Zeile fehlt, wird die E-Mail vom Empfänger möglicherweise erst später oder auch gar nicht gelesen.
- Anrede: Die Anrede muss zwar vor allem bei längeren Dialogen nicht so förmlich wie beim traditionellen Geschäftsbrief ausfallen, sollte aber auch nicht zu flapsig sein oder gar fehlen – insbesondere wenn der Kommunikationspartner nicht bekannt ist. Im Zweifelsfall kann man sich bei einem Antwortschreiben am Stil der zuletzt empfangenen Nachricht orientieren, um den Empänger nicht zu verprellen oder unhöflich zu erscheinen.
- Signatur: Wer sich das wiederholte Eintippen der eigenen Postanschrift oder Telefon- und Faxnummer sparen will, sollte die Möglichkeit von E-Mail-Programmen nutzen, an jede Nachricht eine entsprechende Signatur anzuhängen. (Bei Outlook Express beispielsweise findet sich die Möglichkeit dazu unter „Extras“, „Optionen“.)
- Versenden von Attachments: Anlagen sollten möglichst nur mit dem Einverständnis des Empfängers verschickt werden, um sicherzustellen, dass dieser über das entsprechende Programm verfügt, um die verschickte Datei zu öffnen. Der Versand von sehr großen Datenmengen (zum Beispiel umfangreichen Bilddateien) ist nicht empfehlenswert, da manche Server aufgrund interner Größenbeschränkungen die Übertragung verweigern. Zudem kostet das Herunterladen großer Dateien viel Online-Zeit. Zu berücksichtigen ist ebenfalls, dass Dateien als „verborgen“ formatierte Textpassagen enthalten können, die nicht für den Empfänger bestimmte Informationen preisgeben. So können in Dateien, die mit Standard-Textverarbeitungsprogrammen oder -Tabellenkalkulationen erstellt worden sind, Zusatzinformationen über Verzeichnisstrukturen, Versionen, Bearbeiter, Kommentare, Bearbeitungszeit, Druckdatum und anderes gespeichert sein.
- Empfangen von Attachments: Als Attachments verschickte Dateien sind als potenzielle Virenträger bekannt. Beim Empfang elektronischer Dokumente sollten diese daher automatisch durch eine (ständig aktuell gehaltene) Virensoftware überprüft werden.
- Weiterleiten
von Nachrichten: E-Mails sind ebenso vertraulich zu behandeln wie Briefe, daher gilt: Keine Nachricht ohne Einverständnis des Empfängers weiterleiten.
- Schutz vor Werbung: Wer sich gegen die Flut von Werbemails in seinem Posteingang schützen will, kann über bestimmte Voreinstellungen des E-Mail-Programms unerwünschte Mails anhand des Absenders und auch des Textinhaltes automatisch aussortieren. (Bei Outlook Express funktioniert das unter „Extras“, „Regeln“, „E-Mail“). Zweit- und Dritt-E-Mail-Adressen schaffen hier ebenfalls Abhilfe (Beispiel: www.kostenlos.com/mail). Darüber hinaus kann man automatische Mail-Bearbeitungslösungen in Anspruch nehmen, die kostenfrei im Web erhältlich sind (Beispiel: www.mail-robot.de).
- Verwaiste Postfächer: Wer über einen längeren Zeitraum abwesend ist und die Absender von eingehenden E-Mails darüber informieren will, kann eingehende Mails mit einem automatisierten Text beantworten, um auf längere Antwortzeiten hinzuweisen oder anzugeben, ab wann man wieder erreichbar ist. Auch diese Option ist unter „Extras“, „Regeln“ einstellbar.
- Datenschutz: Aus Datenschutzgründen kann es sinnvoll sein, anonym ins Internet zu gehen. So ist es unter Umständen besser, einen Fantasie-Adressnamen zu benutzen als den tatsächlichen Eigennamen. Wer sich über eine Zweit-E-Mail-Adresse seine Nachrichten weiterleiten lässt, kann relativ sicher sein, dass er keine offensichtliche Spur für Nutzerprofil-Datenbanken im Web hinterlässt. Außerdem gilt: Sensible Daten, Geheimnisse und Privates niemals unverschlüsselt als E-Mail versenden, da man nicht sicher sein kann, wer diese Nachrichten liest. Ein bekanntes Verschlüsselungsprogramm ist zum Beispiel PGP (Pretty Good Privacy).
- Pflege von Verteilerlisten: Eine fehlerhafte Adressierung kann dazu führen, dass die E-Mail an einen unautorisierten Empfänger übersandt wird. Bei schlecht gepflegten Verteilerlisten kann es passieren, dass E-Mails Empfängern zugestellt werden, die von der Versendung hätten ausgeschlossen sein müssen.
- Bearbeitungszeitraum: Wenn E-Mail zu geschäftlichen Zwecken genutzt wird, sollten dem Medium angemessene Antwortzeiten eingehalten werden. Erwartet wird in der Regel bei „normalen“ E-Mails, wenn der Absender innerhalb von 24 Stunden eine Antwort erhält. Detaillierte, zum Beispiel mit Recherchen verbundene Antworten oder aufwändiger zu behandelnde Nachrichten können auch mehrere Tage erfordern. Hier kann zum Beispiel ein kurzer Standardhinweis auf die längere Bearbeitungszeit hinweisen.
Heike E. Krüger-Brand
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