ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSPraxis Computer 5/2002IT-gestützte Fortbildungszertifizierung: Schnelle und transparente Prozesse

Supplement: Praxis Computer

IT-gestützte Fortbildungszertifizierung: Schnelle und transparente Prozesse

Dtsch Arztebl 2002; 99(41): [3]

Felsenstein, Matthias; Hauser, Reinhold; Stierlen, Christof

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LNSLNS Erfahrungen in Baden-Württemberg zeigen, dass eine gezielte informationstechnische Unterstützung für das Management der freiwilligen Fortbildungszertifizierung Vorteile für alle Beteiligten bringt.
Die Lan­des­ärz­te­kam­mer Baden-Württemberg hat ein Modellprojekt gestartet, um den Service bei der freiwilligen Fortbildungszertifizierung zu optimieren. Das Ziel ist ein durchgängiger Service auf Basis moderner und flexibler Technologie. Die Anforderungen: Es muss möglich sein, die Fortbildungsmaßnahme präzise und nur einmal zu erfassen, schnell zu bewerten und automatisiert an Medien zur Veröffentlichung weiterzuleiten. Die nachgewiesenen Fortbildungen sollen in der Ärztekammer automatisiert verarbeitet und in ein Zertifikat für den Arzt umgesetzt werden. Der Arzt soll das Angebot in dem von ihm bevorzugten Medium finden und sofort die Bewertung der Veranstaltung erkennen können.
Im Rahmen eines dreijährigen Projekts hat die Lan­des­ärz­te­kam­mer mit EDV-technischer Unterstützung der Firma F&F, München, den zum Teil langwierigen Prozess der freiwilligen Fortbildungszertifizierung in Baden-Württemberg so gestaltet, dass für die Ärzte, die Ärztekammer und die Fortbildungsanbieter unnötige und lästige Medienbrüche entfallen: keine Wartezeiten, kein bürokratischer „Papierkrieg“, das Augenmerk der Beteiligten richtet sich auf das eigentliche Ziel, „sich in dem Umfang beruflich fortzubilden, wie es zur Erhaltung und Entwicklung der (...) erforderlichen Fachkenntnisse notwendig ist“.
Der Modellversuch umfasst den gesamten Prozess der freiwilligen Fortbildungszertifizierung: die Erfassung, Prüfung, Bewertung und Veröffentlichung der Fortbildungsmaßnahmen sowie die kontrollierte Erstellung und Versendung der Fortbildungszertifikate an die Ärzte (Abbildung 1). Eine Akkreditierung von Fortbildungsanbietern durch die Lan­des­ärz­te­kam­mer erfolgt nicht. Mit der gleichen Technologie wird in Baden-Württemberg auch das Verfahren der Anerkennung einer Ausbildungsveranstaltung nach § 34 c der Approbationsordnung für Ärzte im Praktikum (AiP) unterstützt.
Ausgangspunkt des Prozesses ist der Fortbildungsanbieter. Dieser reicht seine Veranstaltungen auf den Internet-Seiten der Lan­des­ärz­te­kam­mer ein. Verschiedene Auswahllisten ermöglichen es ihm, schnell und effizient die Veranstaltungs- und Anbieterdaten zu erfassen. Die Daten werden an die Ärztekammer übermittelt und dort automatisiert in das EDV-System eingelesen. Die Erfassung ist aufrufbar unter: www.aerztekammer-bw.de/cgi-bin/kurs.pl (Abbildung 2).
Im Intranet der Ärztekammer werden die Informationen geprüft und weiterverarbeitet (Abbildung 3), zum Beispiel für den Abgleich der Veranstalterdaten. Die Veranstaltungen werden bewertet und automatisiert zur Veröffentlichung an die gewünschten Medien weitergeleitet (Baden-Württembergisches Ärzteblatt und Fortbildungskalender der Bundes­ärzte­kammer (in Vorbereitung), Veranstaltungskalender der Lan­des­ärz­te­kam­mer Baden-Württemberg, Homepage des Veranstalters und andere).
Der Fortbildungsanbieter erhält in der Regel per E-Mail die Teilnahme- und – falls beantragt und genehmigt – die AiP-Bescheinigungen, die er mit Unterschrift und Stempel versieht und an die Teilneh-mer seiner Veranstaltung ausgibt. Diese Teilnahmebescheinigungen enthalten zusätzlich zu Klartextangaben einen bundesweit anerkannten und standardisierten 2-D-Barcode mit den Daten der Veranstaltung (Kurs, Punkte und Veranstalter), der die Weiterverarbeitung bei der Lan­des­ärz­te­kam­mer sicherstellt.
Der Arzt meldet sich – wie gewohnt – zu einer Veranstaltung seiner Wahl an, die er sich zum Beispiel aus dem im Internet verfügbaren Veranstaltungskalender der Lan­des­ärz­te­kam­mer herausgesucht hat. Nach der Veranstaltung erhält er vom Fortbildungsanbieter eine unterschriebene/gestempelte Teilnahmebescheinigung mit dem zugehörigen Punktwert. Ist die vorgesehene Zahl von Fortbildungspunkten erreicht, sendet er die gesammelten Bescheinigungen an die Kammer.
Von der Lan­des­ärz­te­kam­mer werden diese Teilnahmebescheinigungen mithilfe des 2-D-Barcodes elektronisch eingelesen und anhand der ärztlichen Meldedaten geprüft. Nach der computergestützten Erstellung versendet die Kammer das Fortbildungszertifikat an den Arzt – ein problemfreier, transparenter Vorgang auf Basis der bundesweit geltenden Richtlinien.
Vorteile des Verfahrens
Mit der durchgängigen IT-Unterstützung können in diesem Prozess große Nutzenpotenziale für alle Beteiligten erschlossen werden:
M Der Arzt kann sich frühzeitig einen Überblick über geprüfte Fortbildungs-maßnahmen und ihre Bewertung verschaffen. Nach Erreichen der notwendigen Punktzahl erhält er schnell und unkompliziert das Zertifikat.
- Der Fortbildungsanbieter erfasst seine Veranstaltungen komfortabel und ohne Zusatzsoftware im Internet. Für Anbieter, die viele Veranstaltungen eingeben wollen, gibt es zusätzlich ein Datenaustauschverfahren zum Handling großer Datenmengen. Allen Anbietern steht nach einer Anerkennung die automatisierte Veröffentlichung in einer Reihe von Medien zur Verfügung.
- Die Lan­des­ärz­te­kam­mer kann auch bei einer zeitlichen Häufung von Veranstaltungen große Antragsmengen zeitnah bewältigen. Dadurch wird eine rechtzeitige Bepunktung auch in Spitzenzeiten möglich. Die Mitarbeiter der zuständigen Stelle in der Lan­des­ärz­te­kam­mer werden von Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf die hochwertigen Kernaufgaben des Prüfens und Bewertens konzentrieren.
Durch diese Entlastung steigt die Qualität, während gleichzeitig die Kosten reduziert werden können. Einfache Überschlagsrechnungen verdeutlichen das Einsparpotenzial: Bei rund 6 000 Veranstaltungen pro Jahr entfallen rund 1 000 Arbeitsstunden (mehr als eine Halbtagsstelle) in der Ärztekammer, wenn man nur die Datenerfassung je Veranstaltung mit durchschnittlich zehn Minuten ansetzt. Zusätzlich werden durch den Versand der Teilnehmerbescheinigungen in der Regel per E-Mail Porto-, Versand- und Druckkosten von mindestens 10 000 Euro pro Jahr und die mit dem postalischen Versand einhergehende Arbeitszeit gespart. Die Lan­des­ärz­te­kam­mer erfüllt damit auch die Anforderung nach einer sparsamen Verwendung der Beiträge ihrer Kammermitglieder, da der „Return-on-investment“ (ROI) für die Implementierung des Systems innerhalb kurzer Zeit möglich ist.
Technische Realisierung
Für die IT-Unterstützung wird das System „Interkurs“ der Firma F&F verwendet, das diese gezielt für Zertifizierungsprozesse entwickelt hat. Die Lösung beruht auf Software von Oracle und umfasst eine modulare Informationsarchitektur auf Basis von Java, J2EE und XML, die flexibel erweiterbar ist. Integriert sind vielfältige Anbindungs- und Übergabe-Schnittstellen.
Zur Kennzeichnung der Teilnahmebescheinigung wird der international normierte 2-D-Barcode PDF417 verwendet. Dabei handelt es sich um einen elektronisch lesbaren zweidimensionalen Barcode, der die spezifischen Informationen zu Kurs, Punkten und Veranstalter enthält. Er ist für alle gängigen Erfassungssysteme lesbar und wird in verschiedenen medizinischen Bereichen eingesetzt, beispielsweise zur Datenübertragung zwischen Arztpraxis und medizinischem Labor.
Das Gesamtsystem wird laufend weiterentwickelt, funktioniert über Bundeslandgrenzen hinweg und kann auch von anderen Ärztekammern eingesetzt werden. (Informationen zum System sind erhältlich unter www.ff-muenchen.de/produkte-interkurs.html).
Erfahrungen
Die Möglichkeit der Online-Antragstellung von Fortbildungsmaßnahmen ist seit Anfang 2002 in Baden-Württemberg freigeschaltet. In der Tabelle 1 sind die Eckdaten der Erfahrungen der ersten acht Monate zusammengestellt. Am 31. Dezember 2001 waren circa 38 000 berufstätige Ärzte in Baden-Württemberg gemeldet. Auf der Grundlage der in Tabelle 1 zusammengestellten Daten zum Modellversuch kann davon ausgegangen werden, dass – statistisch gesehen – alle berufstätigen Ärzte in Baden-Württemberg innerhalb dieses Zeitraumes zumindest an einer Fortbildungsmaßnahme teilgenommen haben. Die Behauptung, dass Ärztinnen und Ärzte ihrer Berufspflicht der kontinuierlichen Fortbildung nicht nachkommen, lässt sich somit eindrucksvoll widerlegen.

Die in diesem Zeitraum gesammelten Erfahrungen wurden in „Hinweise, Tipps und Tricks zur Online-Antragstellung von Fortbildungsmaßnahmen in Baden-Württemberg auf das freiwillige Fortbildungszertifikat und von Ausbildungsveranstaltungen gemäß § 34 c Approbationsordnung“ (www.aerztekammer-bw.de/Homepage/fortbild/zertfort/anleitung.pdf) zusammengestellt und haben zu einigen Ergänzungen in der Bildschirmmaske (zum Beispiel Erläuterung einzelner Datenfelder) geführt. Es lässt sich ein kontinuierlicher Zuwachs der Anzahl von Anmeldungen registrieren. So wurden im April 2002 1 009 Fortbildungsveranstaltungen angemeldet, von denen 989 auf das freiwillige Fortbildungszertifikat und gleichzeitig von diesen 261 Veranstaltungen auch als AiP-geeignet anerkannt wurden. Mehr als 6 800 AiP-Bescheinigungen und mehr als 46 000 Teilnehmerbescheinigungen wurden für diese Veranstaltungen beantragt.
Diese „Flut“ von Anträgen hätten die Mitarbeiter der Zertifizierungsstelle der Lan­des­ärz­te­kam­mer Baden-Württemberg ohne den EDV-Einsatz und die seit Ende März 2002 verfügbare Möglichkeit des E-Mail-Versandes der Teilnehmer- und AiP-Bescheinigungen an die Veranstalter nicht zeitgerecht bewältigen können. Im „Notfall“ ist durch den Einsatz des Systems bei unkomplizierten Fällen die Anerkennung einer Fortbildungsmaßnahme innerhalb von 15 Minuten (vom E-Mail-Eingang der Anmeldung bis zum E-Mail-Versand der Teilnehmerbescheinigungen) möglich.
Nachdem sich seit Mitte April 2002 die Ärzte auch über die für das freiwillige Fortbildungszertifikat anerkannten Fortbildungsmaßnahmen online informieren können (www.aerztekammer-bw.de/Homepage/fortbild/fortbildungskalender/index.html), sind die Zugriffszahlen auf die Rubrik „Fortbildung“ erneut gestiegen (Tabelle 2).

Ausblick
Dies zeigt das Interesse und die Akzeptanz der Ärztinnen und Ärzte, die mit Beginn der Ausgabe der Fortbildungszertifikate ab 2. Januar 2003 (Beschluss der 5. Ver­tre­ter­ver­samm­lung der Lan­des­ärz­te­kam­mer Baden-Württemberg am 1. Dezember 2001) noch zunehmen dürfte. Die „Ungeduld“ hinsichtlich des Erwerbs des Fortbildungszertifikates belegt die Vielzahl der täglichen Anfragen bei der Zertifizierungsstelle (E-Mail-Adresse: ZertFobi@dgn.de). Die Realisation des Modellversuchs zur freiwilligen Fortbildungszertifizierung in Baden Württemberg belegt, dass eine durchgängige IT-Unterstützung des Zertifizierungsprozesses große Vorteile für alle Beteiligten bietet und den Verwaltungsaufwand für die Ärztekammer auf das notwendige Minimum reduziert.
Die Lan­des­ärz­te­kam­mer Baden-Württemberg steht zurzeit in Gesprächen mit anderen Ärztekammern, um gemeinsam weitere Schritte abzustimmen. Dabei sind Kooperationen bei der Weiterentwicklung in vielerlei Hinsicht denkbar, die bis zu Internet-gestützten Punktekonten für Ärzte führen könnten.
Matthias Felsenstein,
Reinhold Hauser,
Christof Stierlen
Anschrift für die Verfasser: Dr. med. Dipl.-Informatiker Reinhold Hauser, Ärztlicher Geschäftsführer, Lan­des­ärz­te­kam­mer Baden-Württemberg, Jahnstraße 40, 70597 Stuttgart, Telefon: 07 11/7 69 89 31, E-Mail:
reinhold.hauser@dgn.de
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