ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSPraxis Computer 1/2003Praxisorganisation: EDV und Terminplanung

Supplement: Praxis Computer

Praxisorganisation: EDV und Terminplanung

Dtsch Arztebl 2003; 100(11): [8]

Lamers, Werner M.

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Die computergestützte Terminplanung kann die Organisation in der Arztpraxis wirkungsvoll unterstützen. Der Beitrag
gibt Tipps zur Auswahl einer geeigneten Software.
Eine Terminverwaltung über ein EDV-System bietet den meisten Praxen immer noch kaum Vorteile – aufgrund der bescheidenen Möglichkeiten der angebotenen Software und des generell begrenzten Bildschirminhaltes oft sogar eher Nachteile. Erst einige wenige Praxiscomputersysteme verfügen über brauchbare Terminplanungsprogramme. Dabei sind die Möglichkeiten der EDV in diesem Bereich grundsätzlich nahezu fantastisch.
Die Terminübersicht für den Arzt, ergänzt zum Beispiel um die Notfälle, ist wesentlich aktueller, und Termine können von jedem Arbeitsplatz aus problemlos vergeben werden, ohne dass es zu Doppelbelegungen kommt.
Terminüberwachungsprogramme, automatischer Ausdruck von Terminzetteln, automatisiert erstellte Terminvorschläge unter Berücksichtigung der Wünsche und Möglichkeiten der Patienten, die Berücksichtigung von Urlaubszeiten oder dem eventuell unterschiedlichen Einsatz mehrerer Ärzte einer Praxisgemeinschaft und anderes, sind Beispiele aus einem Wust von möglichen Hilfen durch den Computer, die derzeit allerdings von nur sehr wenigen Praxiscomputer-Herstellern geboten werden.
Es gibt inzwischen erste Softwareprodukte, die sich ausschließlich der Terminplanung in Arztpraxen widmen. Dabei handelt es sich überwiegend um Windows-Programme, die gemeinsam mit Praxiscomputerprogrammen auf einem Rechner/in einem Netz eingesetzt werden können. Zum Teil sind sie in der Lage, mit Praxiscomputerprogrammen über die BDT-Schnittstelle zu korrespondieren (Datenübernahme/-übergabe). Da die Schnittstelle zwischen Terminverwaltungsprogramm und Praxiscomputersoftware zunächst erst einmal programmiert werden muss, sollte man sich genau erkundigen, ob derartige Programme mit dem eigenen System tatsächlich schon korrespondieren können.
Das Pflichtenheft für computergestützte Terminplaner zeigt, was mit EDV hinsichtlich Terminplanung möglich ist und gefordert werden sollte. Wichtig ist, nicht nur auf die Aussagen der Verkäufer zu vertrauen, sondern sich zeigen zu lassen, dass es funktioniert. Der Arzt/die Helferin sollte auch Kollegen/Kolleginnen, die das Programm bereits einsetzen, befragen.
Plichtenheft für EDV-Terminplaner
- Mehrere Spalten/unterschiedliche Kalender für verschiedene Praxisbereiche/Ärzte: Je Arzt und je gesondert zu planender Abteilung muss ein eigener Planer, eine eigene Planungsspalte geführt werden können.
- Beachtung korrespondierender Termine: Sollte es zu zeitlichen oder sachlichen Kollisionen zwischen Abteilungen/Ärzten kommen, muss das System automatisiert darauf aufmerksam machen.
- Plausibilitätsprüfung Urlaub, Feiertag und andere: Ebenfalls automatisiert muss das System beispielsweise eingetragene oder feste Feiertage und Urlaubszeiten verschiedener Ärzte berücksichtigen und gegebenenfalls bei Engpässen darauf hinweisen.
- Abfrage/Verwaltung Termindauer, Zeitbedarf: Um den Erfordernissen einer optimalen Terminplanung zu genügen, muss das System bei einem Termineintrag eine Abfrage nach der Termindauer beziehungsweise dem voraussichtlichen Zeitbedarf durchführen. Die Erfassung sollte per Kürzel erfolgen. Wird nichts vorgegeben, sollte das System einen Mittelwert einplanen.
- Freie Gestaltung Zeiteinheiten, Urlaub etc.: Die Zeiteinheiten dürfen nicht fest vorgegeben sein. Es muss der Praxis überlassen sein, ob sie im 10-Minuten-, 2½- oder 17¾-Minuten-Rhythmus die Patienten bestellen will. Je Arzt/Spalte müssen unterschiedliche Aufteilungen ebenso möglich sein wie abweichende Sprechstundenzeiten und Urlaubstage.
- Feste Vorgaben für Pufferzeiten: Es sollte möglich sein, Pufferzeiten vorzugeben, die erst gar nicht als belegbarer Termin erscheinen. Dabei sollten Abstufungen generierbar sein. So könnten sich längerfristige Pufferzeiten in belegbare Termine auflösen, wenn eine bestimmte zeitliche Nähe erreicht ist. Dadurch werden bestimmte Termine für kurzfristige Fälle erst kurzfristig frei, und die Praxis plant sich nicht auf Wochen komplett zu.
- Zugang zum Eintrag von allen Seiten: Einträge sollten von allen denkbaren Seiten möglich sein: aus der Terminplanung heraus, aus dem Patientenblatt, aus der Terminübersicht. Der Zugang zum Termin sollte über die Eingabe des Patienten, des Datums, des Arztes, der Abteilung, der Leistung oder anderer sinnvoller Ausgangspositionen möglich sein.
- Suchfunktion innerhalb der Kalender nach freien Terminen: Sofern ein Termin für eine bestimmte Untersuchung bei einem bestimmten Arzt gesucht wird, sollte das System in der Lage sein, nach Eingabe der Parameter die nächsten beiden, oder auf Wunsch mehr, möglichen Termine automatisch vorzuschlagen.
- Langzeit-Terminierung mehrerer Termine je Patient: Benötigt ein Patient mehrere Termine, gilt das Gleiche für die weiteren Daten. Bei dieser und der vorhergehenden Funktion sollten auch patientenbezogene Eingrenzungen möglich sein.
-  Kombitermine: Es sollte möglich sein, verschiedene Untersuchungen und Behandlungen bei der Terminvergabe bei einem Patienten zusammenzufassen und vom System adäquate Vorschläge dafür zu bekommen. Wichtig ist das vor allem bei logischerweise zusammengehörenden Aktivitäten (zum Beispiel Röntgen und anschließende Besprechung).
- Einträge per Kürzel: Sämtliche Termine sollten mit möglichst wenig Aufwand eingetragen werden können. Die Einträge sollten deshalb möglichst per – frei wählbaren – Kürzel abrufbar sein. Kürzel sollten vor allem für die Ärzte/Abteilungen, für Zeitkategorien, Zusätze und anderes vergeben werden können.
- Texte als Termin eintragbar: Auch Texte (KV-Sitzung, Geburtstagsfeier) sollten als Termine einzutragen sein, damit es nicht zu Kollisionen kommt, wenn dazu ein eigener Planer verwendet werden muss.
- Tagesübersicht: Die Software sollte die Planung in verschiedenen Stufen darstellen können. Eine Tagesübersicht gibt per Grafik die Belegung des Tages per Zeitkästchen auf einer Uhrzeitleiste an. Dieser Tagesplan und auch die Langzeitübersichten sollten je Arzt/Abteilung/Spalte und für die gesamte Praxis möglich sein.
- Stunden-/Feinübersicht: Wird eine weitergehende Information für einen bestimmten Bereich gewünscht, beziehungsweise soll ein Patient eingetragen werden, wird dieser Bereich ausgewählt (zum Beispiel per Mausklick). Daraufhin sollte der Planungszeitraum (zum Beispiel eine Stunde vor, eine Stunde nach dem angewählten Termin) aufgeblättert werden. Hier werden dann die Namen der bereits terminierten Patienten, Zeitkategorien und eventuelle weitere terminrelevante Informationen zum Patienten sichtbar.
- Wochenübersicht/Monatsübersicht: In die andere Auflösungsrichtung wird per grafischem Überblick jeweils die Belegung der aktuellen Woche, der nächsten Woche, des aktuellen Monats und des nächsten Monats ersichtlich.
- Freier Wechsel zwischen den Auflösungen und Bereichen: Zwischen den zeitlichen Auflösungen, den diversen Spalten, Ärzten, Arbeitsbereichen, Kabinen und anderen, sollte per Knopfdruck/Funktionstaste oder Mausklick frei gewechselt werden können.
- Anzeige des Inhaltes bei Ansteuerung eines Termins: Bei Windows-Systemen lässt sich der Inhalt eines Termins (wie Name, Besuchsgrund) in einem kleinen Fenster einblenden, wenn mit dem Mauszeiger ein Terminkästchen auf dem Bildschirm angesteuert wird.
- Anzeige sämtlicher Termine eines Patienten: Alle Termine eines Patienten sollten personenbezogen angezeigt werden können.
- Automatische Übergabe an Wartezimmerliste: Erscheint der Patient in der Praxis, sollte er im Terminplaner lediglich angeklickt werden müssen. Danach werden die erforderlichen Aktionen automatisch vom Computer eingeleitet. Sofern notwendig, druckt das System zum Beispiel einen Laufzettel und setzt den Patienten mit den vorhandenen, relevanten Informationen auf die richtige Wartezimmerliste. Nach Abschluss der Behandlung im Sprechzimmer setzt der Computer den Patienten entweder in das nächste virtuelle Wartezimmer (Röntgen, Anmeldung etc.) oder, sofern er für den Tag fertig ist, auf die Tageskontrollliste. Werner M. Lamers

Informationen: Text und Checkliste sind – leicht gekürzte – Kapitel aus dem Buch „Terminplanung in der Arztpraxis – das Praxishandbuch gegen lange Wartezeiten“, Verlag Meyer-Wagenfeld, ISBN 3-9806058-7-6, 112 Seiten, 14,80 Euro, Bestellfax: 0 57 72/91 16 60
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