ArchivDeutsches Ärzteblatt43/1996Klinik-Archiv-Empfehlungen: Hilfestellung für die Verwaltung von Akten

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Klinik-Archiv-Empfehlungen: Hilfestellung für die Verwaltung von Akten

Dtsch Arztebl 1996; 93(43): A-2762 / B-2353 / C-2208

Dinges, Martin

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LNSLNS Ein Arbeitskreis aus Klinikmitarbeitern, Medizinhistorikern und Archivaren hat die im folgenden Artikel vorgestellten Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung ausgearbeitet. Sie sollen Kliniken und medizinischen Instituten eine Hilfestellung geben für die tägliche Verwaltung der Patientenunterlagen, Sach- und Personalakten. Außerdem können sie dazu beitragen, daß diese Unterlagen gemäß den archivgesetzlichen Bestimmungen langfristig für medizinische und medizinhistorische Forschungen erhalten bleiben und sinnvoll genutzt werden.


Schriftgut, das in den Kliniken und medizinischen Instituten verwahrt wird, untersteht deren Verantwortung. Es ist daher in ihrem eigenen Interesse, die Verantwortlichkeit eindeutig und möglichst einfach zu regeln. Die Verantwortung für die medizinischen Belange sollte einem Arzt und die Organisation und Verwaltung sollten einem erfahrenen Verwaltungsangestellten übertragen werden. Diese Aufgabenteilung ist in einzelnen Bundesländern gesetzlich vorgeschrieben. Im medizinischen Bereich ist häufig die Bezeichnung "Archiv" (zum Beispiel Krankenblattarchiv, Krankenarchiv und Zentralarchiv) für Registraturen üblich. Die Aufgabe der Registraturen der Kliniken und medizinischen Institute ist es, das Schriftgut dieser Einrichtungen (Sach-, Personal- und Krankenakten) zu verwahren, bis es für die Verwaltung und Krankenversorgung entbehrlich ist. Sie müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen das gesamte Schriftgut dem zuständigen Archiv anbieten und dürfen keine Akten vernichten oder zurückbehalten. Diese Archive entscheiden darüber, ob angebotenes Schriftgut übernommen und auf Dauer aufbewahrt oder ob es ganz oder teilweise vernichtet wird.

Empfehlungen zur Aktenführung
Bei in Kliniken und Klinikverwaltung entstehenden Akten ist folgendes zu berücksichtigen:
1 Krankenakten sind mit Rücksicht auf den Datenschutz und die ärztliche Schweigepflicht in gesonderter Registratur zu führen. Die Akten sind absolut sicher aufzubewahren und der Zugang nur befugten Personen zu gestatten.
1 Sachakten bestehen aus Schriftstücken und Vorgängen zu einem bestimmten Betreff/Sachverhalt. Sie sollten nach einem Aktenplan abgelegt sein, wofür es verschiedene Modelle gibt. 1Personalakten sind mit Rücksicht auf den Datenschutz in gesonderter Registratur zu führen. Aktenaufbewahrung
Die raumsparendste Form der Aufbewahrung ermöglichen Fahrregalanlagen, da sie nur 60 Prozent der Grundfläche von Standregalen erfordern. Bei häufigem Zugriff kann dennoch eine Standregalisierung günstiger als eine Fahrregalanlage sein. Das Schriftgut kann in Papier- oder Mikroformen (Mikrofiche, Mikrofilm) aufbewahrt werden. Wegen noch ungeklärter technischer und rechtlicher Fragen kann die digitale Speicherung gegenwärtig die herkömmlichen Medien nicht ersetzen. Einer Zentralregistratur ist aus archivischer Sicht eindeutig der Vorzug vor einer dezentralen Registratur zu geben, sofern die örtlichen Gegebenheiten der Kliniken es zulassen. Sind Klinikgebäude weit voneinander entfernt, so gilt als Regel, so wenig Registraturen wie möglich anzulegen und anzustreben, alle Krankenakten wenigstens nach Behandlungsschluß in einer Zentralregistratur zusammenzufassen.

Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen sind die Fristen, die die Registratur einhalten muß und in denen die Akten aus rechtlichen Gründen für den laufenden Dienstbetrieb verfügbar sein müssen. Für Krankenakten stationärer Patienten gelten Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren, für Krankenakten ambulanter Patienten von zehn Jahren. Teilweise sehen gesetzliche Regelungen andere Fristen vor, die neben der aktuellen Rechtsprechung in jedem Fall zu berücksichtigen sind. Für Sach- und Personalakten gelten besondere Aufbewahrungsfristen.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist das Schriftgut in der Regel entbehrlich und muß dem zuständigen Archiv angeboten werden. Ein Rückgriff auf eigene Akten nach Abgabe an das Archiv ist normalerweise problemlos.


Datenschutz Die Registraturen haben für den Datenschutz zu sorgen, Mißbrauch und Einsichtnahme durch Unbefugte zu verhindern. Die Registratoren dürfen ohne Zustimmung des zuständigen Archivs keine Daten oder Akten vernichten, auch wenn die Datenschutzgesetze ein Löschen von Daten nach bestimmten Fristen vorsehen. Eine Aktenabgabe an das zuständige Archiv ist gleichbedeutend mit einer Löschung der Daten gemäß den Datenschutzgesetzen. Die Archive entlasten so die Kliniken pflichtgemäß und im Sinne des Datenschutzes von Altakten.


Aktenaussonderung
Die Masse der anfallenden Akten, insbesondere der Patientenunterlagen, erfordert regelmäßige Aktenaussonderungen in den Kliniken. Eines der wichtigsten Aussonderungskriterien ist die (abgelaufene) Aufbewahrungsfrist der Akten. Daher muß dem letzten Akteneintrag in der Organisation der Registratur ein besonderer Stellenwert eingeräumt werden. (Der vollständige Beitrag kann bei der Redaktion des Deutschen Ärzteblattes, Postfach 40 02 43, 50 832 Köln angefordert werden.)


Anschrift des Verfassers:
Dr. Martin Dinges
Institut für Geschichte der Medizin der Robert Bosch Stiftung
Straußweg 17
70184 Stuttgart

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