Supplement: Praxis Computer

Mit dem PC gegen Telefonstress

Dtsch Arztebl 2003; 100(11): [19]

EB

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Die Talkmaster-Zentrale entlastet die Arzthelferin. Foto: PPRS
Die Talkmaster-Zentrale entlastet die Arzthelferin.
Foto: PPRS
In einer größeren Arztpraxis gibt es häufig mehr als 100 Telefonanrufe am Tag. Der Einsatz von ISDN ermöglicht es dabei, dass Anrufe auf mehreren Leitungen gleichzeitig eintreffen. Das Problem: Durch ISDN sind zwar die Leitungen fast immer frei. Wenn aber alle Mitarbeiter beschäftigt sind und ein weiterer Anruf eintrifft, hört der Anrufer kein Besetztzeichen, sondern ein „normales“ Klingelzeichen. Er muss annehmen, dass niemand das Gespräch entgegennehmen will. Hier schafft die ISDN-Software „Talkmaster-Zentrale“ (www.talkmaster.de) des Telefoniesoftware-Herstellers Pinguin Park Recording Studio Abhilfe. Die Software nimmt Telefonanrufe an, spielt Begrüßungen ab und bittet um Geduld, bis eine Mitarbeiterin den Anruf übernehmen kann.
Für diesen Telefonkomfort ist ein PC erforderlich, der über eine vierkanalige ISDN-Karte mit der Telefonanlage verbunden ist. Die Software lässt sich so einstellen, dass sie nicht sofort jeden Anruf annimmt, sondern erst dann, wenn nach einer kurzen Frist keine Arzthelferin Zeit für den Anruf hatte. Die Telefonstimme einer Profi-Sprecherin begrüßt den Anrufer im Namen der Praxis, und die Software versucht, über die Telefonanlage den zentralen Annahmeplatz zu erreichen. Der Anrufer hört währenddessen Musik. Falls sechzig Sekunden später am Annahmeplatz noch gesprochen wird, bittet die Talkmaster-Zentrale um einen weiteren Augenblick Geduld und versucht erneut, den Anrufer zu vermitteln. Nach einer einstellbaren Wiederholungsrate bittet die Software den Anrufer, später wieder anzurufen. Die Software bietet freie Einstellmöglichkeiten – auch im Hinblick auf das Vermittlungsziel. So kann beispielsweise ein zweiter Annahmeplatz eingebunden werden.
Zusätzliche Entlastung bietet die Telefonie-Lösung mit der automatisierten Aufzeichnung von Rezeptwünschen. Auf einer zweiten Rufnummer des ISDN-Anschlusses funktioniert sie wie ein herkömmlicher Anrufbeantworter. Der Unterschied: Der Bildschirm zeigt jede Nachricht mit Datum und Uhrzeit an. Abgehört werden die Nachrichten über PC-Soundkarte und Kopfhörer – eine Aufgabe, die die Arzthelferinnen in die sprechstundenfreie Zeit legen können. Über die Windows-Software „Talkmaster-Warteschleife“ lassen sich unterschiedliche Musikstücke oder aktuelle Ansagen, wie zum Beispiel Informationen über Grippeimpfungen, einspielen. Die beiden Softwarelösungen kosten 475 Euro, individuelle Ansagen zusätzlich 80 Euro. EB
Informationen: PPRS GmbH, Mühlenweg 23, 22844 Norderstedt, Telefon: 0 40/52 68 68-0, E-Mail: info@talkmaster.de
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