ArchivDeutsches Ärzteblatt51-52/2003Einzug der Praxisgebühr: Teufel im Detail

VARIA: Wirtschaft

Einzug der Praxisgebühr: Teufel im Detail

Dtsch Arztebl 2003; 100(51-52): A-3400

Wonka, Dirk

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Foto: BilderBox
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Die Entscheidung, welches Verfahren beim Kassieren der Praxisgebühr eingesetzt wird, will bedacht sein: Allenthalben lauern Kostenfallen.

Die zum 1. Januar von den Vertragsärzten einzuziehende Praxisgebühr bringt eine neue Dimension der Verwaltungsaufgaben und damit der Praxiskosten.
Beim Bar-Kassieren können im Durchschnitt gut drei Minuten pro Praxisgebühr angenommen werden, um die Zahlungspflicht des Patienten zu prüfen, den Betrag in bar zu kassieren, zu quittieren und den Vorgang zu dokumentieren. Lässt man Zahlungserinnerungen außen vor, ergibt das bei einer Modellpraxis mittlerer Größe mit rund 900 zahlungspflichtigen Patienten im Quartal (300 im Monat) rund 15 Arbeitsstunden monatlich, die eine ausgebildete Arzthelferin für diese Aufgabe aufwenden muss. Bei einem Bruttolohn von 1 550 Euro (Tätigkeitsgruppe I, West, sieben bis zehn Berufsjahre) betragen die Kosten dann 11,22 Euro je Stunde. Nur für das Bar-Kassieren der Praxisgebühr betragen die Lohnkosten also je Gebühr 0,57 Euro oder rund 170 Euro im Monat. Bei einem Bargeld-Volumen von rund 36 000 Euro Praxisgebühr im Jahr ist der regelmäßige Gang zur Bank nicht zu vermeiden. Neben den Personalkosten entstehen hierbei je nach Bank Gebühren, die bei Bareinzahlungen auf das Girokonto anfallen. Hinzu kommen Kassendifferenzen, Aufwendungen für die Anschaffung eines Tresors und das Einbruch- und Diebstahlrisiko.
Bei den bargeldlosen Zahlungen muss unterschieden werden zwischen Verfahren mit manueller Erfassung der Zahlungsdaten auf Papier oder in PC-Banking-Systemen sowie in die Praxissoftware integrierten Lösungen und Verfahren mit elektronischer Erfassung durch ein Karten-Zahlungssystem beziehungsweise ein Karten-Lesegerät.
Verfahren, bei denen Kontonummer und Bankleitzahl von Hand eingegeben werden, sind zeitaufwendig und stören den Praxisablauf. Zudem sind sie fehleranfällig. Sofern gespeichert, müssen die Daten und die vorhandene Unterschrift der Patienten zudem jedes Quartal erneut überprüft werden.
Zu den manuellen Zahlungsverfahren gehört die Lastschrift per Beleg, die jedoch wegen der hohen Buchungskosten von 0,30 bis 0,60 Euro je Beleg keine Alternative ist. Weitere manuelle Verfahren sind Lastschriften per PC-Banking-Service oder Diskette. Hier entstehen zunächst Kosten und Bankgebühren durch das Einreichen der Datensätze/Diskette. Wegen der notwendigen manuellen Erfassung der Kontodaten können zusätzlich Personalkosten je Transaktion mit 0,95 Euro für fünf Minuten angenommen werden. Kosten können auch durch fehlerhaft eingegebene Lastschriften entstehen oder solche, die mangels Kontodeckung oder wegen Widerspruchs des Patienten zurückgegeben werden.
Bei den elektronischen Verfahren werden die Kontodaten des Patienten hingegen rasch und ohne Fehler von seiner Bankkarte gelesen.
Ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal der Verfahren ist die Frage nach der Zahlungsgarantie. Eine fehlende Zahlungsgarantie, wie bei allen Lastschriftverfahren, ist mit Kostenrisiken für die Praxis verbunden. Jede zurückgegebene Lastschrift führt zunächst zu Bankgebühren mindestens in der Höhe der Rücklastschriftgebühr in Höhe von 3,83 Euro, die die Bank des Patienten der Hausbank des Arztes berechnet. In der Regel kommt zu dieser Gebühr noch eine weitere Gebühr der Hausbank des Arztes in Höhe von zwei bis vier Euro. Zwar trägt der Arzt aufgrund des Schiedsspruchs nun doch nicht das letzte Finanzrisiko für das Eintreiben der Praxisgebühr, diese Kosten bekommt er aber wohl nicht erstattet. Für das Rückbuchen der Lastschrift im Praxisverwaltungssystem, die Erfassung des Vorgangs für die Finanzbuchhaltung und das Nachfassen beim säumigen Patienten entstehen zusätzliche Personalkosten. Legt man hierfür fünf Minuten Zeitaufwand zugrunde, so ergeben sich je Vorfall Personalkosten von 0,95 Euro.
Technische Integration in die Praxissoftware
Die Häufigkeit fehlerhafter Lastschriften wird je nach Patientenstamm der Arztpraxis stark schwanken. Doch die Menge der Zahlungsvorgänge der Praxisgebühr ergibt hohe absolute Kosten.
Manche Dienstleister bieten ein Modell an, das dem Arzt eine Zahlungsgarantie durch Forderungsabtretung gewährt. Hierfür entstehen zunächst Gebühren, und es fallen ebenfalls die Personalkosten für die Erfassung und Übermittlung der Kontodaten aller Patienten negativ ins Gewicht.
Im Gegensatz zum Lastschriftverfahren bietet das
Electronic-cash-Verfahren eine 100-prozentige Zahlungsgarantie zum Preis von 0,3 Prozent des Umsatzes, mindestens 0,08 Euro je Vorgang.
Sinnvoll ist die technische Integration eines elektronischen Karten-Zahlungssystems in die Praxissoftware. Hierfür stehen zwei Verfahren bereit, die im klassischen Handel seit Jahren üblich sind.
Das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) erfasst die Kontodaten des Patienten von seiner Bankkarte mit einem Terminal, der direkt mit dem Praxis-PC verbunden ist. Der Patient unterschreibt die von Terminal gedruckte Einzugsermächtigung, eine Quittung wird erstellt, und die Praxissoftware übernimmt die weitere Bearbeitung. Zum gewünschten Zeitpunkt werden dann die gesammelten Lastschriften per Terminal via Telefonleitung an die Bank übertragen. Hierfür entstehen monatliche Kosten für ein ELV-Terminal ab 18 Euro und Transaktionskosten von 0,05 Euro je Lastschrift (jeweils plus Mehrwertsteuer). Als Lastschrift ist diese Zahlung allerdings nicht garantiert, und die Kostenrisiken für die Rücklastschriften sind zu bedenken. Ein weiteres Verfahren, das so genannte POZ-Verfahren ohne Zahlungsgarantie, entspricht dem ELV-Verfahren und reduziert das Risiko der Rücklastschrift, ohne es zu beseitigen. Hier wird per Telefonleitung zwar die Gültigkeit der Bankkarte gegen Sperrdateien geprüft, die Zahlung wird aber nicht garantiert.
Eine weitere Möglichkeit ist die elektronische Erfassung der Kontodaten per Kartenleser am Praxis-PC – nicht zu verwechseln mit einem Karten-Zahlungsterminal – und die Übermittlung der Lastschriften an die Bank per Diskette. Hier ist zwar ebenfalls eine Einbindung in die Praxissoftware möglich, aber die Kosten für die Einreichung einer Diskette sowie die Kostenrisiken und die manuellen Aufwände, die mit einer nicht garantierten Zahlung verbunden sind, bleiben bestehen.
Auf Nummer Sicher mit electronic cash
Als Alternative bietet sich die garantierte Zahlung mit einem Karten-Zahlungsterminal bei gleichzeitiger Anbindung an die Praxis-Software an. Beim Electronic-cash-Verfahren zahlt der Patient die Praxisgebühr mit seiner Bankkarte am Terminal und bestätigt die Zahlung durch Eingabe seines PIN-Codes. Andere Verfahren empfehlen sich wegen höherer Transaktionskosten, so bei Maestro (0,95 Prozent vom Umsatz) und Kreditkarte (etwa drei Prozent vom Umsatz) nur bei größeren Beträgen, beispielsweise im Zusammenhang mit IGeL-Leistungen.
Die Prüfung der Patientendaten sowie der Kontodekkung erfolgt beim Electronic-cash-Verfahren innerhalb von Sekunden. Hierfür benötigt das Terminal einen Zugang zum Telefonnetz. Nach der Autorisierung des Vorgangs wird die Praxisgebühr automatisch in der Praxissoftware verbucht, die Quittung gedruckt und der Vorgang abgeschlossen. Der Zeitpunkt des Kassenabschlusses und damit der Gutschrift auf dem Konto des Arztes ist frei wählbar, sodass durch Summierung der Zahlungen nur geringe Buchungsposten auf dem Girokonto anfallen. Die 100-prozentige Zahlungsgarantie der deutschen Kreditwirtschaft sichert die Liquidität der Praxis. Auch mit Blick auf IGeL-Leistungen und Privatliquidationen, die ebenfalls elektronisch direkt abgerechnet werden können, ist dies von Vorteil.
Für ein Electronic-cash-System entstehen monatliche Miet-/Servicekosten ab 23 Euro und Kosten von 0,11 Euro je Transaktion (jeweils plus Mehrwertsteuer). Zudem fällt das Autorisierungsentgelt der deutschen Kreditwirtschaft von mindestens 0,08 Euro oder 0,3 Prozent vom Umsatz an. Bei einigen Anbietern entstehen zusätzlich Telefonkosten für die Einwahl des Terminals. Ein integriertes Zahlungsmanagement per Electronic-cash-Verfahren verringert den Personalaufwand für alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Praxisgebühr auf unter eine Minute je Fall. Dirk Wonka

E-Mail: d.wonka@postransact.de
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