ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSPRAXiS 1/2006Zeitmanagement: Elektronischer Terminplaner

Supplement: PRAXiS

Zeitmanagement: Elektronischer Terminplaner

Dtsch Arztebl 2006; 103(12): [10]

Goltermann, Reiner

Als E-Mail versenden...
Auf facebook teilen...
Twittern...
Drucken...
LNSLNS
In der Wochenansicht ist schon optisch erkennbar, wo noch „Lücken“ sind.
In der Wochenansicht ist schon optisch erkennbar, wo noch „Lücken“ sind.
Als wichtige Organisationshilfe verbessern Zeitmanagementsysteme Wirtschaftlichkeit und Qualitätsmanagement der Arztpraxis.

Ein auf die Anforderungen von Arztpraxen abgestimmtes computergestütztes Zeitmanagement erleichtert die Planung und Einhaltung von Terminen – zerfledderte Terminbücher, überfüllte Wartezimmer und unzufriedene Patienten sind damit passé. Die Optimierung von Wartezeiten wird für die Arztpraxis künftig immer wichtiger, zum Beispiel bei der Teilnahme an Verträgen zwischen Ärzten und Krankenkassen. So ist eine der Bedingungen für die Teilnahme an Hausarztverträgen der Ersatzkassen in Hessen ein funktionierendes Termin- und Einbestellsystem. Die Arztpraxen verpflichten sich, die eingeschriebenen Patienten nicht länger als 30 Minuten warten zu lassen. Ein elektronischer Terminplaner unterstützt die Koordination von Untersuchungen mit mehreren Ärzten, Räumen und medizinischen Geräten. Dadurch können die Ressourcen besser genutzt werden. Das System findet für die Patienten innerhalb kürzester Zeit den passenden Termin mit minimalen Wartezeiten im Behandlungsablauf. Dienstpläne und Urlaubszeiten lassen sich dort ebenfalls erfassen.
Eine große Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die wachsenden Anforderungen der Praxisroutine sind für eine Terminverwaltung unerlässlich, die auf den Empfehlungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung für ein Qualitätsmanagement aufbaut. Wichtige Anforderungen:
- einfache Terminvergabe durch nahtlose Anbindung an das Praxisverwaltungssystem (optimal: Speichern der Daten in derselben Datenbank),
- übersichtliche Menüführung,
- frei wählbare Behandlungsräume und Therapeuten,
- kurzfristige Terminvergabe (Notfälle),
- Vergabemöglichkeit von Folge- und Kettenterminen,
- farbliche Darstellung verschiedener Terminarten und Behandler,
- Notizfeld zu jedem Termin,
- flexible Einstellbarkeit von Behandlungsdauer und Räumen,
- Verwendbarkeit als „Stand- alone“-Lösung,
- aussagekräftige Statistiken und Grafiken.
Die Arbeit mit dem „M1-Time-Manager“ (Compumed) ermöglicht es beispielsweise, sämtliche Patienten während der Behandlung in die verschiedenen Wartelisten zu übernehmen. Auch die Terminvergaben für die DMP-Patienten werden mit einem Klick automatisch aus der Dokumentation in den Terminplaner übernommen. Die Praxisverwaltungssoftware übergibt die Patientenstammdaten über einfache Programmaufrufe an den „Time-Manager“ weiter. Dort ist genau festgelegt, welche Ärzte, Mitarbeiterinnen, Räume und Geräte für bestimmte Untersuchungen in welcher Zeitabfolge benötigt werden. Für bestimmte Untersuchungen können feste Zeiten vorgegeben werden. So sind beispielsweise bestimmte „begehrte“ Zeiten für Privatpatienten oder Berufstätige reserviert. Wenn sie unbesetzt bleiben, werden sie kurzfristig mit Terminen aufgefüllt. Umgekehrt können aus der Karteikarte heraus alle künftigen Termine des Patienten eingesehen und geändert werden.
Übertragungsfehler durch „Abschreiben“ auf Zettel sind ausgeschlossen, denn schon bei der Terminvergabe erhalten die Patienten die erforderlichen Informationen über den Terminablauf – ausgedruckt als Merkzettel mit individuellen Notizen, damit sie sich auch persönlich angesprochen fühlen.
Nachricht per SMS
Die Arzthelferinnen können Termine von jedem Computerarbeitsplatz in der Praxis und auch von zu Hause aus (über einen Remote-Zugang) vergeben. Aus der Warteliste heraus können sie dem Patienten kurz vor dem Aufruf in das Sprechzimmer eine automatisierte Kurznachricht als E-Mail oder SMS auf das Handy oder Festnetz senden. Dieser Service ist bei vielen Patienten sehr beliebt, um Wartezeiten zu überbrücken. Immer häufiger nutzen Patienten auch die Möglichkeit einer Terminvergabe per E-Mail oder Fax. Die Terminausdrucke werden ihnen dann auf dem gleichen Kommunikationsweg zugestellt. Die Anzahl der versäumten Termine lässt sich dadurch erheblich verringern.
Das Einstellen der Regeln für die automatisierte Terminvergabe beansprucht einige Stunden Zeit: Welche Behandlungen dürfen nur an bestimmten Wochentagen, in festgelegten Räumen oder zu bestimmten Zeiten durchgeführt werden? Welcher Patient kann nur vormittags oder nie dienstags?
Die Listen der vorgemerkten Termine können an speziellen Arbeitsplätzen, wie etwa dem Labor, ausgedruckt werden, um die Untersuchungen bereits vorzubereiten, bevor die Patienten in der Praxis oder im Untersuchungsraum sind. An allen Arbeitsplätzen können die Termindaten am Bildschirm eingesehen und neue Termine vergeben werden. Engpässe in der Rezeption lassen sich dadurch vermeiden.
Durch die Wartelisten haben die Ärzte stets einen Überblick, welche Patienten sich wo befinden. Dies ermöglicht es, durch kleine Veränderungen in der Reihenfolge einen Kurztermin vorzuziehen, wenn ein Patient sonst länger warten müsste, bis eine langwierige Untersuchung abgeschlossen ist.
Sind die Praxissprechstunden und Sonderuntersuchungen festgelegt sowie Termingruppen, Ketten- und Sammeltermine definiert, kann die Praxis spezielle Termine, wie die Infusionsserie dreimal wöchentlich, mit wenigen Klicks eintragen oder auch verschieben. Müssen Termine verlegt werden, wird sofort eine Umbestellliste mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Patienten ermittelt. So können die Termine in Absprache mit dem Patienten leicht in freie Terminbereiche verschoben werden.
In den Terminplaner ist eine differenzierte Auswertungsfunktion über die Belegung von Räumen und Geräten und die Auslastung des Personals integriert. So lässt sich feststellen, wo noch Verbesserungsbedarf besteht, um die Praxisroutine zu optimieren. Reiner Goltermann
Kontaktadresse: Dr. med. Reiner Goltermann, Frankenallee 169, 60326 Frankfurt/
Main, E-Mail: praxis@goltermann-ffm.de


Nutzen eines Zeitmanagementsystems
- Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und Produktivität (Praxis-/Ressourcenauslastung)
- Schnelleres und effizienteres Arbeiten, auch im Hinblick auf Qualitätsma-
nagement und Praxisassessment
- Erfüllen der Forderung der Ersatzkassen für Versorgungsverträge ab 1. Juni 2005 (Wartezeit höchstens 30 Minuten)
- Mehr Patientenzufriedenheit durch verkürzte Wartezeiten
- Zeitgewinn durch einfachere und schnellere Terminvergabe
- Kostensenkung (Papier, Personal, Zeit)
Anzeige

Leserkommentare

E-Mail
Passwort

Registrieren

Um Artikel, Nachrichten oder Blogs kommentieren zu können, müssen Sie registriert sein. Sind sie bereits für den Newsletter oder den Stellenmarkt registriert, können Sie sich hier direkt anmelden.

Fachgebiet

Zum Artikel

Anzeige

Alle Leserbriefe zum Thema