Bestellsystem und Planung - das Problem in der Arztpraxis

Je größer eine Arztpraxis, um so wichtiger ist eine professionelle Terminplanung. Denn mit ihrer Hilfe können Kosten eingespart werden, und die Zufriedenheit sowohl von Patienten wie von Mitarbeitern kann steigen. Im folgenden beschreibt ein Unternehmensberater, welche einfachen Ansätze bereits gute Erfolge für eine Praxis mit sich bringen können.

Eine Gemeinschaftspraxis auf dem Land (von zwei Ärzten betrieben) berichtet über ein nicht funktionierendes Bestellsystem. In einer Tagesanalyse sollten die Schwachstellen gefunden werden. Ergebnis dieser Analyse: Es wurden Durchschnittszeiten pro Patienten in einem ungeeigneten Bestellbuch geplant - ohne Zeitpuffer für Notfälle und für Patienten ohne Termine.

Was tun?
Die Klagen der Patienten über zu lange Wartezeiten hatten bereits dazu geführt, wieder eine zum Teil offene Sprechstunde einzuführen. Die Folge davon:
Q eine unterschiedliche Auslastung der Kapazitäten und eine stark variierende Patientenfrequenz,
Q dadurch zirka 20 Prozent höhere Lohnkosten durch hohe Personalbedarfsbereitstellung,
Q eine schlechte Raum- und Geräte- beziehungsweise Arbeitsplatzauslastung,
Q dadurch ein Umsatzrückgang durch Leerzeiten von Behandlungsplätzen zum Teil zwischen 20 und 30 Prozent sowie Kostensteigerung durch längere, nicht überschaubare Arbeitszeiten.
Nach einer Praxisanalyse mit exakter Zeitstudie (an einem Arbeitstag mit guter Patientenfrequenz) wurde die Praxis in einer Zielbesprechung neu strukturiert und neben weiteren Organisationsmaßnahmen beschlossen, ein professionelles Bestellsystem einzuführen. Die Analyseauswertung erbrachte realistische Planzeiten für alle Behandlungsarten der Ärzte und der Helferinnen. Über eine selbständig weitergeführte Statistik wurden in der Praxis die Notfälle je Tag ermittelt, um notwendige Zeitpuffer festzulegen.
Mit Hilfe eines Personaleinsatzplans wurden nicht nur die Sprechzeiten und Arbeitszeiten festgelegt, sondern es wurde auch eine exakte Personalbemessung ermittelt. Im Rahmen einer Praxisschulung, bei der die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation überarbeitet wurde, wurde auch ein neues variables Bestellbuch eingeführt. Dazu wurde beschlossen, eine Patienteninformationsschrift sowie Termin- und Verordnungskärtchen für die schriftliche Terminmitgabe zu erarbeiten.

Einsparungen
Nach einer dreimonatigen Umstellungsphase wurde eine Arbeitskraft nicht mehr ersetzt. Die Lohnkosten dieser Arbeitskraft betrugen 35 000 DM pro Jahr. Die Leistungssteigerung durch die bessere Auslastung der vorhandenen Kapazitäten betrug weitere 40 000 DM im Jahr. Somit ergab sich eine Gesamteinsparung von
75 000 DM. Die Veränderungen wie Verbesserung der Behandlungsqualität, eine patientenfreundlichere Terminvergabe und die Akzeptanz- und Imageverbesserung der Praxis sind hier nicht berechnet, schlagen aber sicher auch zu Buche. Dem allem standen Beratungskosten von rund 12 000 DM gegenüber.
Was die in einer Praxis eingesetzten Organisationsmittel anbelangt, so sollte man sein Terminplanungssystem mit Bedacht wählen und - je nach Praxis - auf folgende Details achten:
¿ Umfassende Planzeiten beispielsweise von 7 bis 21 Uhr durchgehend. So kann jede Praxis ihre Sprechzeiten (Planzeit) unterbringen.
À Ist so etwas wie eine Zeitpufferschablone zur individuellen Einrichtung der Zeitpuffer (farbig) vorhanden?
Á Ist der Zeitrhythmus praktisch? Beträgt der vorgegebene kleinste Zeitrhythmus fünf Minuten/15 Minuten; kann für den Patienten jede Zeit im entsprechenden Minuten-Sprung geplant werden?
 Gibt es ein sinnvolles Register, zum Beispiel, um freie Termine schnell aufzufinden, nach Datum, Wochentag, Monat oder Jahr? à Lassen sich selbst zusammengestellte Planungsblätter gut unterbringen, eventuell auch Einlageblätter mit Arbeitsplatzspalten, um verschiedene Arbeitsplätze mit einzuplanen?
Literatur beim Verfasser
Otto C. Trillinger,
Am Mühleckle 1
77797 Ohlsbach