ArchivDeutsches Ärzteblatt18/2007Mitarbeitertreffen: Zusammenarbeiten statt zusammen zu arbeiten, lautet die Devise

BERUF

Mitarbeitertreffen: Zusammenarbeiten statt zusammen zu arbeiten, lautet die Devise

Dtsch Arztebl 2007; 104(18): [103]

Jürgens, Ute

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LNSLNS Damit eine Teamsitzung gute Ergebnisse bringt, sind bestimmte Regeln zu beachten.

Zu häufig werden auch in Arztpraxen die Teamsitzungen von niemandem ernst genommen, sind es keine echten Mitarbeitertreffs, an denen alle gleichmäßig beteiligt sind, sondern Vortragsveranstaltungen des Arztes, oder es kommt nur die Hälfte der Angestellten und am nächsten Tag wird alles wieder aufgerollt. Ein anderer Faktor für garantiertes Misslingen ist eine schlechte Organisation und ein fehlendes Protokoll. Wenn die Arzthelferinnen einen langen Arbeitstag hinter sich haben, extra noch einmal von außerhalb kommen müssen und der Chef weder die zusätzliche Arbeitszeit anrechnet noch ein Essen ausgibt, trägt das nicht gerade zu überschäumender Motivation bei.
Die Sitzungsregeln
Damit die Teamsitzung nicht zur Zeitverschwendung wird, empfiehlt es sich, bestimmte Regeln einzuhalten. Die hier genannten Anregungen können in jeder Praxis diskutiert und nach den eigenen Bedürfnissen ergänzt werden. Nach Einigung werden sie im Sitzungsraum ausgehängt; falls nötig, kann jederzeit darauf hingewiesen werden:
- Aktiv zuhören. Oberflächliches Hinhören und Unterbrechen sind an der Tagesordnung. Dadurch entstehen Missverständnisse, alles dauert länger. Gesprächsbeiträge fasst man kurz zusammen, auch das zwischen den Zeilen Gehörte. Dadurch wird gewährleistet, dass alle das Gleiche meinen und zügig vorankommen. Zwischentöne und Unstimmigkeiten eines Beitrags werden offenbar, anstatt „im Untergrund zu wuchern“. Wesentlich an der Technik des aktiven Zuhörens ist auch, dass man sich in schwierigen Phasen in die andere Person hineinversetzt, um ihre Gefühle nachvollziehen zu können. Darauf Bezug nehmend, spricht man über das eigentliche Thema, anstatt Zeit auf einem anderen, eigentlich nicht gemeinten Schauplatz zu verlieren.
- Reaktion auf die Beiträge und Argumente anderer. Jede Meinung zählt. Selbst wenn die Wortmeldungen nur leise, unvollständig oder vereinzelt kommen, werden sie beachtet.
- Beim Thema bleiben.
- Bei Unverständnis nachfragen. Fragen klären einen Sachverhalt und sparen Zeit und Umwege.
- Vermeidung von Beleidigungen und anderen unsachlichen Äußerungen. Wenn es gelingt, sachlich zu bleiben, arbeitet man schneller und konzentrierter die Tagesordnung durch. Alle Mitarbeiterinnen bleiben engagiert, keine zieht sich verletzt zurück. Falls Konflikte oder Kritik zu behandeln sind, werden die entsprechenden Punkte auf die Besprechungsliste gesetzt oder falls es nur eine Person betrifft – mit dieser unter vier Augen besprochen.
- Die Zeit achten und einhalten. Betriebsversammlungen finden meistens nach den normalen Öffnungszeiten statt. Da in dieser Zeit noch gearbeitet wird, ist sie durch den Praxisleiter als Arbeitszeit anzurechnen. Dadurch, dass alle pünktlich erscheinen und zügig durch die Tagesordnung gehen, gewinnen sie Freizeit. Eine ganz andere grundsätzliche Überlegung: Wird Essen bestellt, oder bringt jeder etwas mit? Falls die Tagesordnung sich nicht an einem Abend erledigen lässt, stellen sich folgende Fragen: Ist die Liste zu lang gewesen? Ging zu viel Zeit auf Nebenschauplätzen verloren? Befinden sich Punkte auf der Liste, die eher im Zweier- oder Dreiergespräch geklärt werden können und die nicht alle Mitarbeiterinnen angehen? Werden die Abstände zwischen den Sitzungen verkürzt oder die Dauer einzelner Treffs verlängert? Auch bei Teamsitzungen macht Übung den Meister. Durch Variationen im Vorgehen findet man heraus, welche Vorgehensweise am besten zum Team passt.
- Die Kollegen ausreden lassen, Seitengespräche, Randbemerkungen und Killerphrasen vermeiden. Killerphrasen dämpfen jegliches Engagement, leider nicht nur im von der Sprecherin beabsichtigten Thema. Wenn Sprüche fallen wie: „Das bringt doch nichts“, „Das haben wir noch nie gemacht!“, „Sie schon wieder!“ etc., können sie in „Wie machen wir etwas daraus?“ oder „Wie kann das dennoch funktionieren?“ umgewandelt werden.
- Änderungen aller Art. Alle Beschlüsse werden schriftlich festgehalten (Protokollführung). Nur so können Abwesende informiert und Vergessliche daran erinnert werden, damit sich die Zeit und Extraarbeit mit den Teamsitzungen lohnt. Diese bedeuten die Vorarbeit für das Eigentliche. Bildlich gesprochen: Mit der Besprechung macht man den Boden urbar, Säen, Hegen und Ernten kommt danach mit der Umsetzung der Beschlüsse.
Ute Jürgens
E-Mail: KomMed@freenet.de
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