ArchivDeutsches Ärzteblatt19/2007Praxisführung: Mehr Zeit für das Wesentliche

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Praxisführung: Mehr Zeit für das Wesentliche

Dtsch Arztebl 2007; 104(19): A-1339 / B-1195 / C-1139

Letter, Karin; Letter, Michael

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Foto: Eberhard Hahne
Foto: Eberhard Hahne
Professionelles Delegieren entlastet den Arzt und motiviert das Team.

Die Ärztin, der Arzt muss nicht alles selber machen. Diese erste Grundregel erfolgreicher Delegation hört sich simpel an, ihre Umsetzung ist jedoch schwierig.
Organisatorische und administrative Aufgaben lassen sich durchaus an Mitarbeiterinnen delegieren, etwa die Urlaubsplanung. Wer Assistentinnen mit der entsprechenden Zusatzqualifikation hat, kann selbst anspruchsvolle Aufgaben wie die Darstellung individueller Zuzahlerleistungen übertragen. Doch oft sind es tief verwurzelte Überzeugungen, die den Arzt daran hindern, die Vorteile der Delegierung wahrzunehmen. So glauben viele, es sei ein Zeichen von Führungsschwäche, wenn sie dieses Instrument anwenden. Die Mitarbeiterinnen wenden ein, es würden ohnehin nur die unangenehmen Arbeiten delegiert.
Dr. med. Rainer Kränzlein und seine zwei Kollegen in der HNO-Gemeinschaftsklinik in Gladbeck dagegen haben festgestellt, dass professionelles Delegieren zu Leistungssteigerungen im Praxisteam und zur Entlastung des Chefs führt: „Durch die Übertragung von Aufgaben gewinne ich Zeit für das Wesentliche: das Patientengespräch und die Behandlung. Delegierung trägt zur Motivation der Assistentinnen bei, weil sie sich ernst genommen fühlen“, meint Kränzlein. Die erfolgreiche Bearbeitung von delegierten Aufgaben wertet die Mitarbeiterin auf, verschafft ihr Erfolgserlebnisse und integriert sie in Arbeitsprozesse. Letztlich führt die aktive Beteiligung zur größeren Identifikation mit Aufgaben und Zielen. „Damit diese Vorteile realisiert werden können“, betont HNO-Arzt Dr. med. Henning Keimer, „ist jedoch das ,richtige‘ Delegieren eine Voraussetzung.“ Was heißt das?
Ein wichtiger Grundsatz ist, dass der Arzt stets dreierlei delegieren sollte: die konkrete Aufgabe, die Kompetenzen zur Ausführung der Aufgabe und die Verantwortung, die sich für die Mitarbeiterin mit der Aufgabe verbindet (AKV-Regel).
- Die Aufgabe delegieren heißt, die Zuständigkeit nach Inhalt, Form und Umfang eindeutig zu klären. Das „Wie“ der Erledigung wird der Assistentin überlassen.
- Die Kompetenz delegieren bedeutet, die mit dem Kompetenzbereich verbundenen Weisungsbefugnisse in vollem Umfang zu übertragen – wer die Urlaubsplanung übernimmt, muss etwa auch das Recht haben, den Arzt als Chef darauf hinzuweisen, dass dessen Urlaub nicht in die Planung passt.
- Die Verantwortung delegieren besagt, die Mitarbeiterin zu verpflichten, selbstständig über Optimierungsmöglichkeiten nachzudenken und den Arzt und andere Beteiligte kritisch zu beraten.
Der Mitarbeiterin werden also nicht nur Teilaufgaben, Teilkompetenzen oder eine Teilverantwortung übertragen, sondern die komplette Aufgabe, alle erforderlichen Kompetenzen und die Gesamtverantwortung – und das möglichst dauerhaft. Der Vorteil: Der Arzt minimiert durch die Vollständigkeit der Aufgabenübertragung die Gefahr der Rückdelegierung, die darin besteht, dass er die Aufgabe unerledigt auf seinem Schreibtisch wiederfindet.
Kontrollieren: Die nächste Grundregel betrifft die Kontrollfunktion. Damit ist nicht eine Überwachung mit der Absicht gemeint, die Mitarbeiterin zu gängeln. Der Arzt prüft vielmehr im Feedbackgespräch, ob die mit der Delegierung verbundenen Zielsetzungen erreicht wurden, wie die Mitarbeiterin vorankommt und ob sie Hilfe benötigt. Fortschritte werden lobend anerkannt, Probleme diskutiert und offene Fragen angesprochen.
Der Arzt muss sorgfältig abwägen, wem er welche Aufgaben nach Bedarf oder dauerhaft übertragen kann. Dazu fertigt er eine Liste an, in der er die Aufgaben notiert, die er selbst erledigen muss, und die Tätigkeiten, die auch Mitarbeiterinnen übernehmen können. Noch wichtiger ist die Frage, welche Mitarbeiterin überhaupt in der Lage ist, zusätzliche Aufgabengebiete zu übernehmen. Dabei spielen der Reifegrad bezüglich einer Delegierung und die konkreten Fähigkeiten eine Rolle. Nicht jede Medizinische Fachangestellte ist qualifiziert genug, weitere Pflichten zu übernehmen – unter Umständen droht eine Überforderung. Andererseits: Der neue Auftrag darf die Assistentin auch nicht unterfordern, ansonsten wird sie vermuten, der Chef habe nur Aufgaben loswerden wollen, die ihm selbst zu lästig sind.
Schließlich führt der Arzt ein Delegierungsgespräch. Dabei bringt er die wichtigen „W-Aspekte“ zur Sprache, die helfen sollen, dass eine Mitarbeiterin den neuen Auftrag nachvollziehen kann. Die Übernahme der Aufgabe, Kompetenzen und Verantwortung wird eindeutig kommuniziert:
- Was soll die Assistentin warum und wie und womit tun – und bis wann?
- Welche Kompetenzen übernimmt sie, wie ist die Verantwortung geregelt?
- Es wird besprochen, welche Ziele und Ergebnisse erreicht werden sollen, welche Umsetzungsschritte geplant und welche Kontrolltermine und Feedbackgespräche vorgesehen sind.
- Von wem erhält die Assistentin Unterstützung, und welche Hilfsmittel kann sie nutzen?
- Zudem begründet der Arzt, warum er gerade diese Mitarbeiterin für geeignet hält, die Aufgabe zu übernehmen. Das ist die Motivationsfunktion.
Doch führt ein solches Vorgehen nicht zu einem erheblichen zusätzlichen Arbeitsaufwand für den Arzt? „Zu Beginn schon“, meint Valentin Ambrus von der Gladbecker Gemeinschaftspraxis, „aber wenn der Delegierungsprozess zum festen Bestandteil des Praxismanagements und der Mitarbeiterführung gehört, fällt die zeitliche Verlust-Gewinn-Rechnung zu meinen Gunsten aus.“
Die Delegierung ist dann ein effektives Führungsinstrument, wenn sie von allen Beteiligten als etwas Positives angesehen wird. Diese Delegierungsatmosphäre stellt der Arzt her, indem er die genannten Grundregeln beachtet. Und wenn er bereit ist, das Qualifikationsniveau seiner Assistentinnen nach und nach zu erhöhen, etwa durch eine Weiterbildungsmaßnahme oder Zusatzausbildung, kann er ihnen nach und nach immer anspruchsvollere Aufgaben übertragen.
Karin und Michael Letter
E-Mail: info@5medical-management.de
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