Nur ausreichend strukturierte Mitarbeitertreffen führen zum Ziel.Damit eine Teamsitzung zum Erfolg wird – also etwa die organisatorischen Abläufe der Praxis verbessert oder die Arbeits- und Urlaubspläne effektiver gestaltet werden –, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich.
Die Tagesordnungspunkte (TOPs) sollten zwei Wochen vor dem Sitzungsdatum per Aushang gesammelt werden. Danach wird die Rangfolge bestimmt: Zuoberst stehen alte Themen aus der vorhergehenden Sitzung, die aus Zeitmangel nicht geklärt werden konnten. Schwierige Punkte wandern nicht erneut und endlos durch jede Sitzung, sondern werden entweder in „handliche“ Teilstücke zerlegt oder nach dreimaligem Anlauf „storniert“. Das bedeutet, dass jedes Teammitglied auf seine Weise damit umgehen muss und sie „auf die lange Bank geschoben werden“, bis das Problem so untragbar wird, dass die Lösungsbereitschaft wächst. Ein externer Moderator kann helfen, oder der Chef entscheidet direktiv, was passieren soll.
Eine Woche vor dem Teamtreffen darf jedes Mitglied drei Striche hinter die drei ihm am wichtigsten erscheinenden Punkte setzen. Die TOPs bekommen durch die Gesamtmenge ihrer Striche eine Reihenfolge für die Versammlung. Die alten Themen sind von der Auswahl ausgenommen und bleiben am Anfang stehen.
Die Einladung der Teilnehmerinnen erfolgt eine Woche vorher, der Termin wird bereits am Ende des vorigen Meetings festgelegt. Einladen bedeutet auch Klärung folgender Fragen: Wer kommt, und wer ist verhindert? Gibt es einen Imbiss oder nicht? Können sich die nicht teilnehmenden Mitglieder schon vorab zu bestimmten Punkten äußern und Vollmachten geben?
Die Leitung der Teamsitzung ist nicht Aufgabe der Chefin, sondern wird abwechselnd von allen Mitgliedern übernommen. Neue Mitarbeiterinnen bekommen eine Art „Schonzeit“ für die ersten drei Male, danach übernehmen auch sie turnusgemäß die Moderation.
Die Begrüßung der Teilnehmerinnen darf gerne den Dank für die Mehrarbeit beinhalten (auch wenn diese bezahlt wird). Außerdem nennt die Moderatorin noch einmal den Zeitpunkt für das Ende dieser Sitzung, Besonderheiten und die Protokollführerin (das ist übrigens die Moderatorin für das nächste Mal). Falls die aktuelle Protokollantin an diesem Abend aus wichtigem Grund nicht kommen kann, kümmert sie sich rechtzeitig vorher um den Tausch des Postens mit einer Kollegin, deren Protokollamt sie zum entsprechenden Zeitpunkt übernimmt. Das Gleiche gilt für die Moderatorin. „Drückeberger“ haben keine Chance, sie können allenfalls den Zeitpunkt ihrer Arbeit verschieben, aber nicht die Menge.
Die Moderatorin konzentriert sich auf die Sitzungsleitung
Die Überwachung des Zeitplans beinhaltet auch die Pausen. Auch wenn das übliche Heldentum, „das Durchhalten“, lockt: Naturgemäß nimmt die Fähigkeit zur Konzentration nach einer halben bis dreiviertel Stunde stark ab. Selbst zehn Minuten Unterbrechung sorgen für effektives Arbeiten nach diesem kurzen Abschalten. Letztlich ist man mit Pause schneller als ohne, da man mit frischen Kräften zügiger zu besseren Ergebnissen findet.
Der Rückblick auf die vorherige Sitzung bedeutet eine Würdigung der umgesetzten Punkte (Lob motiviert und gibt neue Kraft) und eine Wiederaufnahme von Themen, die nicht in der Zwischenzeit erledigt wurden. Hier erfolgt die Ursachenforschung und ein erneuter Anlauf.
Auftretende Spannungen bei einzelnen Punkten zeugen zuallererst von Engagiertheit und dem Glauben, dass Probleme lösbar sind. Die Sitzungsleitung lässt alle Teilnehmerinnen zu Wort kommen und lässt weder Unterbrechungen noch unsachliche Äußerungen zu. Als Moderatorin vermittelt sie, weist auf gemeinsame Ziele der unterschiedlichen Fraktionen hin und leitet zur Abstimmung über das künftige Vorgehen über. Dabei bedeutet Moderation inhaltliche Enthaltung. Sie gibt zu den Inhalten weder Kommentare noch Ideen, noch andere persönliche Äußerungen ab. Die ausschließliche Konzentration auf das Leiten ist erforderlich, weil dabei sowohl die Tagesordnungspunkte als auch die Zeit und das Einhalten der sachlichen Ebene bei den Äußerungen der Mitglieder beobachtet werden müssen. Bei Wortmeldungen, die vom aktuellen Thema abschweifen, greift die Leitung genauso ein wie bei der Vernachlässigung anderer Sitzungsregeln. Die Aufgaben der Moderatorin sind so vielgestaltig, dass sie die ganze Aufmerksamkeit erfordern. Niemand kann hier gleichzeitig auf zwei Ebenen sein, Inhaltliches entwickeln und führen.
Längere Beiträge beziehungsweise die Ergebnisse daraus fasst die Leitende zusammen. Auf diese Weise bringt sie die Tagesordnungspunkte zum Abschluss und verdeutlicht, was wie umgesetzt werden soll. Auch die Beteiligung aller Anwesenden zu fördern, ist Sache der Moderatorin. Manche von uns sind „zum Reden geboren“, andere sind eher schüchtern und wirken unbeteiligt oder desinteressiert. Sie haben eventuell gute Ideen und werden daher direkt angesprochen und interviewt.
Ein besonders „heißes Eisen“ ist häufig die Terminfindung. Gerechtigkeitshalber sollte der Wochentag rotieren, sodass alle Mitarbeiter abwechselnd auf ihre Feierabendkurse, sportlichen Betätigungen und andere regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen verzichten müssen.
Ute Jürgens
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