ArchivDeutsches Ärzteblatt49/2007Fahrtkosten beim Arzt: Was zu beachten ist

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Fahrtkosten beim Arzt: Was zu beachten ist

Dtsch Arztebl 2007; 104(49): A-3424 / B-3013 / C-2909

Iser, Christoph

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LNSLNS Ein Überblick zur Absetzbarkeit der betrieblichen Fahrten und zur Erfassung von Privatfahrten bei Ärzten

Die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten bei Unternehmen, also auch beim niedergelassenen Arzt, ist in den letzten Jahren immer wieder in der Rechtsprechung und in Verwaltungsanweisungen problematisiert worden. Einfach ist es lediglich noch bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Hier gilt, dass bei einer betrieblichen Fahrt auch die Kosten entsprechend als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Besondere Aufzeichnungspflichten existieren nicht.
Erheblich komplexer ist die Behandlung der Aufwendungen für den eigenen Pkw, der auch betrieblich genutzt wird. Hier muss man sich zunächst die Frage stellen, ob und wie das Fahrzeug dem steuerlichen Betriebsvermögen zuzuordnen ist. Zunächst muss daher für jeden einzelnen Pkw entschieden werden, ob Privatvermögen, gewillkürtes Betriebsvermögen oder notwendiges Betriebsvermögen vorliegt. Welche Zuordnung dabei möglich ist, zeigt dieser Beitrag. Welche Zuordnung die günstigste ist, ist vom Einzelfall abhängig.
Fahrzeug gehört zum
Privatvermögen
Generell sind zwei Sachverhalte denkbar, warum das Fahrzeug zum steuerlichen Privatvermögen zu zählen ist. Wenn die betriebliche Nutzung weniger als zehn Prozent der gesamten Fahrzeugnutzung beträgt, hat der Arzt keine Wahl: Die Zuordnung zum steuerlichen Privatvermögen ist zwingend. Der Pkw kann jedoch auch aufgrund der Willensentscheidung des Arztes zum Privatvermögen gehören, und zwar dann, wenn das Fahrzeug zwischen zehn und 50 Prozent für die Tätigkeit als Arzt genutzt wird.
Liegt Privatvermögen vor, stellen die Kosten, die durch den Betrieb des Autos entstehen, keine Betriebsausgaben dar. Die betrieblich gefahrenen Kilometer können jedoch mit einen Pauschalsatz von 30 Cent angesetzt werden. Um auf diese Weise den eigenen Gewinn zu mindern, müssen die betrieblichen Fahrten mindestens mit Datum, Grund der Fahrt und gefahrenen Kilometern aufgezeichnet werden. Daneben ist grundsätzlich auch ein Einzelkostennachweis möglich, bei dem zunächst die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges ermittelt werden müssen, anhand derer dann aufgrund der prozentualen Relation von betrieblichen und privaten Fahrten der maximal gewinnmindernde Betrag errechnet werden kann.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Praxis ist die Entfernungspauschale (nach derzeitigen Stand noch: 0,30 Euro je Entfernungskilometer und Tag ab dem 21. Kilometer) als Betriebsausgabe anzusetzen.
Pkw-Nutzung über 50 Prozent betrieblich
Bei einer betrieblichen Nutzung des Wagens zu mehr als der Hälfte muss das Auto dem steuerlichen Betriebsvermögen zugeordnet werden. Sämtliche mit dem Fahrzeug in Zusammenhang stehende Kosten sind daher Betriebsausgaben. Im Gegenzug muss jedoch für die Privatnutzung ein Eigenanteil wieder gewinnerhöhend angesetzt werden, was entweder durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder über die pauschale Methode der 1-Prozent-Regelung geschehen kann.
- Pauschale 1-Prozent-Regelung: Im Fall der pauschalen Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenneuwagenpreises zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung dem Gewinn hinzugerechnet, um die private Nutzung abzugelten. Übersteigt das Ergebnis der Pauschalregelung die tatsächlichen Kfz-Kosten, so ist eine Gewinnerhöhung auf die tatsächlichen Kosten begrenzt.
Zu beachten ist allerdings, dass die 1-Prozent-Regelung nur bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens Anwendung finden darf. Zu prüfen ist daher zunächst, ob das Fahrzeug tatsächlich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird (wobei Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als betriebliche Fahrten gelten). Die 1-Prozent-Regelung kann also angewendet werden, wenn bereits diese Fahrten mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerlaufleistung des Kfz ausmachen. Wenn dem nicht so ist, hat der Arzt die mehr als 50-prozentige Nutzung in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Dabei sollen bereits Eintragungen im Terminkalender, Kilometerabrechnungen, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung geeignet sein.
Sind solche Unterlagen nicht vorhanden, ist eine formlose Aufzeichnung der Kfz-Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum von in der Regel drei Monaten zu führen, allerdings muss dann neben einer Notiz zum Anlass der Fahrt sowie der jeweils zurückgelegten Strecke auch die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums festgehalten werden.
- Fahrtenbuch: Die Führung eines Fahrtenbuchs bereitet in der Praxis erhebliche Probleme. Das Gesetz spricht von einem „ordnungsgemäßen Fahrtenbuch“, definiert jedoch nicht, was unter „ordnungsgemäß“ zu verstehen ist, weshalb dies bisher der Rechtsprechung und den Verwaltungsanweisungen zu entnehmen war. Laut Erlass des Bundesfinanzministeriums soll das Fahrtenbuch die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre ermöglichen und darstellen. Es muss laufend geführt werden und mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt, Reiseziel (wird ein Umweg gefahren, auch die Reiseroute) sowie Reisezweck und aufgesuchte Patienten/Geschäftspartner.
Die Angaben müssen sich direkt aus dem Fahrtenbuch entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrtenbuchs nicht beeinträchtigt wird. Weiterhin ist der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten durch Angabe des Gesamtkilometerstands am Ende der beruflichen Fahrt zu dokumentieren. Liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, werden die Betriebsausgaben des Wagens aufgrund des ermittelten prozentualen Anteils der Privatfahrten gekürzt, und insoweit findet eine Gewinnerhöhung statt.
Die tatsächlichen Aufwendungen zwischen Wohnung und Praxis werden als nicht abziehbare Betriebsausgaben behandelt, soweit sie über der Entfernungspauschale liegen, die Arbeitnehmer als Werbungskosten in Abzug bringen können. Dies führt dazu, dass die Fahrten zur Praxis zwar als betrieblich gelten, jedoch nicht oder nicht ganz als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
Führt der Arzt für den Betriebs-Pkw die 1-Prozent-Regelung durch, wird er die Aufwendungen, die auf die Fahrten zur Praxis entfallen, nicht kennen. Hier werden daher pauschal 0,03 Prozent des Bruttolistenneuwagenpreises als Aufwendungen für die Fahrten angenommen. Die so ermittelten Aufwendungen werden um die Entfernungspauschale gekürzt und das positive Ergebnis dem Gewinn hinzugerechnet (siehe: „Fahrten zur Praxis“). Besondere Aufzeichnungspflichten bestehen dabei nicht. Unter dem Strich hat der niedergelassene Arzt so nicht mehr für die Fahrten zur Praxis steuermindernd einsetzen können, als wenn er angestellt wäre.
Nach diesem System wird auch verfahren, wenn der Arzt ein Fahrtenbuch führt, allerdings kommen dann statt der pauschalen Ermittlung mit 0,03 Prozent die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten zur Praxis zum Einsatz, die sich aus dem Fahrtenbuch ergeben. Ebenso setzt das Fahrtenbuch dann voraus, dass jede einzelne Fahrt zur Praxis eingetragen wird, da ansonsten auch die Lückenlosigkeit des Fahrtenbuchs nicht gegeben wäre.
Gewillkürtes Betriebsvermögen
Wenn die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges mindestens zehn Prozent und maximal 50 Prozent beträgt, kann der Arzt durch Willensentscheidung das Fahrzeug auch seinem steuerlichen Betriebsvermögen zuordnen, man spricht von gewillkürten Betriebsvermögen. Ist dies der Fall, sind alle Pkw-Kosten Betriebsausgaben und im Gegenzug ist wiederum ein Privatanteil zu ermitteln. Die pauschale Methode der 1-Prozent-Regelung ist in diesem Bereich seit 2006 nicht mehr zulässig. Die Ermittlung des Privatanteils anhand eines Fahrtenbuchs ist jedoch sehr wohl gegeben, insoweit sind dieselben Kriterien zu beachten wie bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens. Daneben muss jedoch erwähnt werden, dass das Führen eines Fahrtenbuchs bei gewillkürtem Betriebsvermögen nicht zwingend erforderlich sein soll. Der Begründung des Gesetzes war seinerzeit zu entnehmen, dass die private Nutzung vom Unternehmer zu schätzen und glaubhaft zu machen ist. Formale Voraussetzungen sind jedoch nicht genannt worden.
Da weder der Gesetzgeber noch die Finanzverwaltung eine konkrete Methode zur Ermittlung des Privatanteils bei Fahrzeugen des gewillkürten Betriebsvermögens vorsieht, sind hier wohl auch unbürokratische Aufzeichnungen wie bei der Beweisführung der überwiegenden Nutzung zulässig. Dabei kann die Betriebsprüfung jedoch schnell zum Basar werden, auf dem um den genauen Anteil der betrieblichen Nutzung gefeilscht wird. Rechtssicherheit ist nur mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gegeben.
Was im Bereich des gewillkürten Betriebsvermögens die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis betrifft, so gilt auch hier, dass der Arzt nicht mehr in Abzug bringen kann, als er es als Angestellter könnte.
Die Behandlung des Pkw in der betrieblichen Sphäre ist sehr bedeutsam. Eine allgemein gültige Handlungsempfehlung existiert nicht, weshalb jeder Arzt den für sich günstigsten Weg herausfiltern muss, damit es bei Betriebsprüfungen kein böses Erwachen gibt.
Christoph Iser
E-Mail: Stb.Iser@Steuerempfehlung.de


Urteile zum Fahrtenbuch

- Bundesfinanzhof vom 9. November 2005
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die getätigten Fahrten sowie der am Ende erreichte Kilometerstand müssen nicht nur vollständig, sondern auch in einem fortlaufenden Zusammenhang sein. Es reicht nicht aus, wenn auf losen Zetteln die täglich zurückgelegten Kilometer mit der angefahrenen Stadt notiert werden und im Zusammenhang mit einer Terminübersicht nachträglich ein Fahrtenbuch erstellt wird. Az.: VI R 27/05
- Bundesfinanzhof vom 16. November 2005
Ebenso reicht das „Excel-Fahrtenbuch“ nicht, da eingegebene Daten problemlos verändert werden können. Den strengen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs kann nur Genüge getan werden, wenn die nachträgliche Veränderung der Fahrtenbuchdatei ausgeschlossen ist oder Änderungen in der Datei selbst dokumentiert werden. Az.: VI R 64/04
- Bundesfinanzhof vom 31. Mai 2005
Gerundete Kilometerangaben im Fahrtenbuch führen zu dessen Aberkennung. Im Urteilsfalls hatte der Kläger seine dienstlich gefahrenen Kilometer immer mit der Endziffer Null eingetragen. Es wurde also (mindestens) auf glatte Zehner gerundet. Die „normale“ Rundung auf volle Kilometer ist daher hier nicht gemeint. Auch kann eine Rundung auf volle Kilometer nicht zur Aberkennung des Fahrtenbuchs führen, da grundsätzlich auf den Gesamtkilometerstand (nicht den Tageskilometerzähler) abzustellen ist. Az.: VI B 65/04 (NV)


Fahrten zur Praxis*

- Bruttolistenneuwagenpreis des Pkw: 30 000 Euro
- monatlich 20 Arbeitstage
- Entfernung Wohnung – Praxis: 25 Kilometer

30 000 × 0,03 Prozent × 25 Kilometer = 225 Euro
abzüglich Entfernungspauschale
0,30 Euro × 5 Kilometer (erst ab dem 21. Kilometer)
× 20 Tage =  30 Euro
monatliche Gewinnerhöhung = 195 Euro
(ein negativer Betrag würde den Gewinn mindern)

*bei pauschaler 1-Prozent-Regelung
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