Weiterbildung: Computergestützte Dokumentation

Für eine standardisierte und zeitsparende Dokumentation der Weiterbildungsinhalte wurde an der BG Unfallklinik Ludwigshafen ein Computerprogramm entwickelt.

Die neue (Muster-)Weiterbildungsordnung verlangt eine detaillierte Dokumentation der durchgeführten ärztlichen Leistungen. Eine Vielzahl von Operationen, Untersuchungen und Tätigkeiten sind im Rahmen der Weiterbildungszeit und des weiteren beruflichen Werdegangs zu dokumentieren. Außerdem schreibt sie erstmals das Führen eines Logbuchs sowie den Nachweis jährlicher beziehungsweise halbjährlicher Weiterbildungsgespräche vor.

Um eine standardisierte und zeitsparende Dokumentation der Weiterbildungsinhalte zu schaffen, wurde an der Klinik für Unfallchirurgie und Orthopädie der Berufsgenossenschaftlichen (BG) Unfallklinik Ludwigshafen im Rahmen eines Projekts ein Computerprogramm entwickelt.

Ziel war es, eine Datenbank zu etablieren, die jedem Arzt die Möglichkeit gibt, die für seine Laufbahn relevanten Daten abzuspeichern und jederzeit einfach und zuverlässig abrufen zu können.

Anforderungen an die Lösung
Die folgenden Anforderungen sollte die Software erfüllen:
- Erfassung sämtlicher ärztlicher Leistungen über spezialisierte Eingabemasken, die sich je nach Facharztrichtung unterscheiden (Abbildung 1)
- Abgleich mit den Weiterbildungsrichtlinien der Ärztekammern als Logbuch mit integrierter Ist-Soll-Analyse des jeweiligen persönlichen Weiterbildungsstands
- Ausdruckmöglichkeit des Logbuchs in standardisierter Form
- Zeitersparnis durch Datenimport der eigenen Leistungen aus dem Kliniksystem
- hohe Datensicherheit (durch personalisierte Versionen, Passwortschutz).
Vor allem sollte das Programm auf die Bedürfnisse des Arztes zugeschnitten sein und sich durch einfache Handhabung und intuitive Bedienbarkeit auszeichnen.
Eine erste Testversion wurde für die Mitarbeiter der Klinik für Unfallchirurgie und Orthopädie der BG Unfallklinik erstellt. Durch
das Feedback der Mitarbeiter und nach sorgfältiger Fehleranalyse kamen noch folgende Funktionen hinzu:
- Dokumentation der eigenen Dienstzeiten mit Überstundenerfassung
- Markierung interessanter Fälle für Case-Reports
- Verwaltung von Studien und Studienpatienten
- Publikationsliste, Dokumentation von Lehre und Forschung sowie von Fortbildungen (cme-Punkten), Kongressen und Berufspolitik
- die Möglichkeit, den aktuellen Weiterbildungsstand für die Weitergabe an den Weiterbildungsberechtigten zu exportieren.

Die Abbildung 1 zeigt eine der spezialisierten Erfassungsmasken, in diesem Fall für das Fach Urologie: operative Eingriffe. Hier können Patientendaten, Eingriffsdatum und -zeit, Operateure/Assistenten und ICD/OPS erfasst werden. Darüber hinaus kann der Eingriff einer Logbuchkategorie, einer Studie oder einem Case-Report zugeordnet sowie der gesamte OP-Bericht hinterlegt werden. Das Auffinden von bereits erfassten Eingriffen ist durch die Suchfunktion jederzeit möglich.

Das ausgedruckte Logbuch (Abbildung 2) stellt für jeden Weiterbildungsinhalt die erreichten Zahlen (aufgeschlüsselt nach Weiterbildungsjahren), die geforderten Richtzahlen sowie den Ist-Soll-Quotienten dar.

Abbildung 2: Auszug aus einer Seite des druckreifen Logbuchs

Erweiterungen möglich
Durch enge Zusammenarbeit mit den Fachgesellschaften kann „WDoku“ an die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Berufsgruppen angepasst werden. So wird zum Beispiel die Handhabung des konzeptionell ausgereiften „Logbuchs urologische Weiterbildung“ der urologischen Fachgesellschaften durch die Dokumentationsalgorithmen des Programms künftig weiter flexibilisiert und damit sinnvoll ergänzt.

Die in der Assistentenversion gepflegten Daten können nahtlos in die Facharztversion übernommen und in eigene Kataloge eingruppiert werden. Eine Dokumentation von Lehrassistenzen ist ebenfalls möglich.

Mit der 2009 erscheinenden Netzwerkversion können die Leistungen über das Kliniknetz den Logbuchkategorien zugeordnet werden, und der Chefarzt/Weiterbilder gewinnt über ein eigenes Login einen Überblick über den jeweiligen Weiterbildungsstand seiner Assistenten. Dies ermöglicht ihm eine gute Koordination der Stationsverteilung, von Rotationsplänen sowie der täglichen OP-Planung nach Ausbildungsstand der Mitarbeiter.

Mit dem Programm ist ein vielseitiges und komfortables Tool zur Verwaltung ärztlicher Leistungen entstanden, das die Dokumentation der eigenen Weiterbildungsinhalte ermöglicht und diese in einer standardisierten Form ausgibt. Die Testphase des Programms an der BG Unfallklinik Ludwigshafen hat gezeigt, dass es anwenderfreundlich und gut erweiterbar ist. Inzwischen liegt es in der Version 3.0 vor und deckt sämtliche Facharztrichtungen sowie Teilgebietsbezeichnungen ab.

Patric Staudt, Annett Staudt, Andreas Wentzensen, Christoph G. Wölfl, Alexa Wölfl

Anschrift für die Verfasser
Patric Staudt
Klinik für Unfallchirurgie und Orthopädie
BG Unfallklinik Ludwigshafen
Ludwig-Guttmann-Straße 13
67071 Ludwigshafen
E-Mail: [e-mail]

Literatur

1. Wölfl CG, Wentzensen A, Wölfl A, Staudt A, Staudt P: WDoku© – computerbasierte Dokumentation der Weiterbildungsinhalte Orthopädie und Unfallchirurgie. Der Unfallchirurg 2007; 110: 995–9.

2. Wölfl CG, Wentzensen A, Wölfl A, Staudt A, Staudt P: WDoku© – computerbasierte Dokumentation des Facharztes Allgemeine Chirurgie sowie des Facharztes Visceralchirurgie. Mitteilungen der DGCH 2008; 2: 122–5.

3. Füllhase C, Werner S, Kurpick O, Fichtner J: Das gemeinsame Logbuch „Urologische Weiterbildung“ von GeSRU, DGU und BDU. In: Der Urologe 2008; 47: 348–56.