Forderungsmanagement: Zum richtigen Umgang mit säumigen Zahlern

Je früher der Privatpatient seine Rechnung begleicht, umso besser. Tipps zum Umgang mit offenen Rechnungen

Wie könnte die Praxis eines niedergelassenen Arztes heute ohne die Einnahmen aus der Behandlung von Privatpatienten wirtschaftlich überleben? Folglich gilt es, dieses Segment sorgfältig zu pflegen. Allerdings gibt es Patienten, die ihre Bedeutung für die Ertragsrechnung ihres Arztes schamlos missbrauchen: Sie lassen sich mit der Begleichung der Arztliquidation endlos viel Zeit. Wie soll sich der Arzt in einer solchen Situation verhalten, ohne den Privatpatienten zu vergraulen?

Zunächst gilt es, nach Quartalsende – bei Einmalbehandlungen bereits spätestens eine Woche nach Konsultation – dem Patienten die Rechnung zuzuleiten. Diese hat den äußersten Fälligkeitstermin (vier Wochen ab Rechnungstellung) an auffälliger Stelle zu enthalten sowie den Hinweis darauf, dass der Patient nach Ablauf der Fälligkeit im Verzug ist. Es hat sich bewährt, dem Schreiben einen vorgedruckten Überweisungsschein beizufügen, sodass ihn der Patient nur noch mit Betrag, Rechnungsnummer, seiner Kontonummer, seinem Namen und seiner Unterschrift zu versehen hat. Das beschleunigt Zahlungen „nachlässiger“ Patienten. Dem Arzt bringt dies bei roten Zahlen auf dem Bankkonto Zinsersparnis, bei schwarzen Zahlen Zinsmehreinnahmen.

Beanstandet ein Patient oder dessen private Krankenversicherung die Rechnung, sollte der Arzt statt eines zeit- und nervenraubenden Rechtsstreits einen außergerichtlichen Vergleich anstreben – dies auch vor dem Hintergrund, dass viele Gerichte im Zweifel für den Patienten zu entscheiden pflegen.

Und was, wenn der Rechnungsausgleich ausbleibt? Für diesen Fall sollte der Arzt dem Patienten bereits am vierten Arbeitstag nach Fälligkeit eine Erinnerung zukommen lassen: „Wohl aufgrund eines Versehens Ihrerseits steht meine seit . . . fällige Rechnung vom . . . über . . . Euro noch offen. Ich bitte Sie, den offenen Betrag bis spätestens . . . (= zehn Kalendertage nach Mahnungsversand) auszugleichen.“ Dabei gilt es, auf höfliche Konjunktivformen zu verzichten. Denn diese könnten Ängstlichkeit oder sogar Inkonsequenz bei der Verfolgung des Anspruchs signalisieren. Von den üblichen Ausflüchten des säumigen Zahlers sollte sich der Arzt nicht irritieren lassen; die geläufigsten sind: Rechnung nicht erhalten, Schuld der Bank, Scheck unterwegs, Urlaub.

Bereits vier Arbeitstage nach erfolglosem Ablauf der gestellten Frist sollte der betroffene Arzt seine Ansprüche nochmals anmahnen – per Einschreiben mit Rückschein, um einen gerichtsfesten Nachweis für den Rechnungsversand zu erhalten. Damit sichert er sich den automatischen Verzug nach § 286 Absatz 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), der 30 Kalendertage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung eintritt. Der Mahnung ist eine Kopie der einstigen Liquidation beizulegen: „Zu meiner Überraschung steht meine Rechnung vom . . . über . . . Euro noch immer offen. Gleichen Sie meine Forderung bis spätestens . . . (= mutmaßlicher Eingangstag dieser Mahnung beim Schuldner plus 30 Kalendertage) aus, so können Sie sich Verzugszinsen nach § 286 Absatz 3 BGB beziehungsweise einen Ersatz höherer Verzugsschäden ersparen sowie Rechtsverfolgungskosten. Verstreicht auch diese Frist fruchtlos, werde ich einen Anwalt beauftragen, einen Mahnbescheid beim Amtsgericht zu beantragen beziehungsweise Sie auf Zahlung zu verklagen. Es liegt folglich an Ihnen, sich zusätzliche Kosten zu ersparen.“

Leider setzen manche Schuldner auf die endlose Geduld ihrer Gläubiger und lassen es auf einen Mahnbescheid ankommen. Seinem Personal sollte der Arzt einschärfen: keine Behandlungstermine mehr für den Schuldner. Der Patient muss sich des konsequenten Handelns des Arztes sicher sein.

Da mit dem Alter einer Rechnung auch deren Ausfallgefährdung wächst, ist vier Arbeitstage nach erfolglosem Ablauf der „letzten“ Frist tatsächlich ein Mahnbescheid zu beantragen oder – falls der Arzt einen Widerspruch gegen den Mahnbescheid erwartet, der nur als Verzögerungstaktik zu werten ist – eine Klageerhebung durch einen Anwalt. Ebenfalls sollte man sofort Klage einreichen lassen, wenn der Schuldner gegen den Mahnbescheid Widerspruch einlegt. Hat er sein Widerspruchsrecht binnen zwei Wochen nicht genutzt, ist sofort der Vollstreckungsbescheid zu beantragen, der den Arzt nach dessen Rechtskraft befugt, wegen der offenen Forderung in das Patientenvermögen vollstrecken zu lassen.

Leider scheitert regelmäßig der Versuch, gegen den Schuldner wegen Leistungserschleichung strafrechtlich vorzugehen, weil der dafür erforderliche Nachweis betrügerischen Handelns nur selten gelingt. Das gilt selbst in Fällen, in denen der Schuldner die von seiner Krankenversicherung bereits erhaltene Vergütung für die ärztliche Leistung anderweitig verwendet hat.

Generell ist zu beachten: Jede Milde gegenüber einem säumigen Schuldner könnte dieser als Schwäche auslegen – zum Nachteil des Arztes. Immerhin hat dieser einmal für seinen Patienten eine Leistung erbracht, für die ihm auch ein Honorar zusteht.
Michael Bandering