ArchivDeutsches Ärzteblatt44/2009Praxisführung: Wider die „Aufschieberitis“

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Praxisführung: Wider die „Aufschieberitis“

Kutscher, Patric P.

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LNSLNS Auf dem Schreibtisch des Arztes türmen sich ungelesene Magazine, Telefonnotizzettel und andere unerledigte Aufgaben. Der Beitrag gibt Tipps, wie dem begegnet werden kann.

Welcher „Aufschieberitis“- Typ bin ich? Eine Analyse hilft, eine individuelle Arbeitsmethode zu entwickeln. Foto: iStockphoto
Welcher „Aufschieberitis“- Typ bin ich? Eine Analyse hilft, eine individuelle Arbeitsmethode zu entwickeln. Foto: iStockphoto
Was du heute kannst besorgen, das verschiebe getrost auf morgen . . . Ärzte, die unter der Managerkrankheit „Aufschieberitis“ leiden, sollten feststellen, zu welchem Aufschieberitistyp sie gehören, um dann mithilfe der Antiaufschieberitistechniken eine „Tu-es-gleich“-Haltung aufzubauen.

„Die Patientenakten kann ich morgen durchsehen, dann lese ich endlich auch den wichtigen Fachartikel“ – im Büro des Arztes türmen sich ungelesene Magazine, Telefonnotizzettel und andere unerledigte Aufgaben. „Aufschieberitis ist aber keine unheilbare Krankheit“, stellt Dr. med. Jürgen Hampf fest. „Beim Kampf gegen das unheilvolle Verschieben auf morgen hilft die Unterscheidung zwischen Unwichtigem, Dringlichem und Wichtigem“, rät der Allgemeinmediziner aus Meißen. Das bedeutet: So manche Aufgabe muss aufgeschoben und in der Ablage „P“, dem Papierkorb, entsorgt werden. Dringliche Aufgaben hingegen sollten rasch angegangen werden. Sie sind jedoch nicht immer so wichtig, als dass sie nicht auch von einer Mitarbeiterin erledigt werden könnten. Wichtige Dinge, die nicht eilig sind, terminiert der Arzt. Letztlich bleiben nur die wichtigen und dringlichen Aufgaben übrig. „Und das sind die Aufgaben, die ich nicht delegiere oder terminiere, sondern sofort und mit aller Konsequenz bearbeite“, sagt Hausarzt Hampf.

Welches Entscheidungskriterium hilft bei der Beurteilung, was dringlich, was wichtig ist? Relevant ist die Werteskala des Arztes: Steht die Patientenorientierung über allem, hängt die Beantwortung der Frage nach der Dringlich- und Wichtigkeit davon ab, ob eine Aktivität dem Wohl des Patienten dient. So kann die Lektüre des Fachartikels durchaus dringlich und wichtig sein – wenn er eine Information enthält, die er am nächsten Tag für die Behandlung eines Patienten benötigt. Wenn das Betriebsklima verdüstert ist, weil zwei Mitarbeiterinnen einen Konflikt austragen, genießt zwar die Konfliktlösung Priorität, der Artikel jedoch wandert leider erst einmal auf den Stapel „Unerledigtes“. Letztendlich ist wiederum der Wert „Patientenorientierung“ entscheidend, denn durch den Konflikt wird die Arbeit des gesamten Teams behindert – und der Patient ist der Leidtragende.

Was ist zu tun, wenn die Krankheit selbst bei den wichtig-dringlichen Dingen zuschlägt? Der Arzt sollte sich einem „Aufschieberitis“-Typ zuordnen:

• Der Perfektionist kommt nicht dazu, sich um das Wichtig-Dringliche zu kümmern, weil er sich detailverliebt und planungsbesessen verzettelt.
• Der Unorganisierte ertrinkt im Chaos und findet den Anfang nicht.
• Der Entscheidungsschwache schiebt die Dinge lieber vor sich her, weil er Angst vor dem Handeln hat – so kann er wenigstens nichts falsch machen.
• Der Last-Minute-Typ. Menschen, die Handlungsdruck brauchen, schieben etwas vor sich her, bis es zu spät ist: Die Vorbereitung des Mitarbeitermeetings ist nicht mehr möglich.
• Der Stressliebhaber meint, er gewinne Autorität durch permanente Überbeschäftigung. So kümmert er sich um alles – und damit um nichts richtig.

Die kleine Typologie zeigt: Ärzte leiden aus unterschiedlichen Gründen an „Aufschieberitis“. „Wer analysiert, zu welchem Typ er gehört, kann nach der Diagnose die Therapie einleiten und sich von behindernden Überzeugungssätzen verabschieden, etwa dem, immer perfekt sein zu müssen“, erläutert Hampf. Es sei dann möglich, eine klare und persönliche, auf den individuellen Typus abgestimmte Arbeitsmethode zu entwickeln und die Dinge konsequent und effektiv anzugehen.

Aufgaben, die der Aufschieberitis zum Opfer fallen, sind meistens umfangreich, zeitintensiv und daher unangenehm. Der Allgemeinmediziner aus Meißen empfiehlt:

• Bei umfangreichen Aufgaben bietet die Zergliederung in mehrere Teilschritte (Salami-Taktik) sowie die Konzentration auf den ersten Schritt Unterstützung. Das Riesenpaket „Verwaltung und Organisation: Steuern“ besteht aus den Teilaspekten „Belege für Steuererklärung sammeln“, „Rechnungsunterlagen bearbeiten“ und „Termin mit Steuerberater vorbereiten“. Der Arzt beginnt mit der Zusammenstellung der Sozialversicherungsunterlagen.

• Bei zeitintensiven Aufgaben hilft das Pareto-Prinzip (80:20-Regel), nach dem bereits 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Kraft 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. Mit dem Grundsatz des Volkswirtschaftlers Vilfredo Pareto (1848 bis 1923) stellt der Arzt fest, welches seine „Ergebnisverursacher“, also jene 20 Prozent sind. Er verleiht diesen Aspekten absolute Priorität – der „Rest“ wird terminiert und delegiert. So gewinnt der Arzt Zeit für Patientenbehandlung und Mitarbeiterführung.

• Alle Aufgaben, die nicht mehr als fünf Minuten in Anspruch nehmen, werden direkt angegangen („Tu-es-sofort“-Haltung).

Eine weitere Methode, unangenehme Aufgaben anzugehen, besteht darin, sie als notwendig zu definieren, zu bündeln und jeden Tag zu einem festgelegten Zeitpunkt zu bearbeiten. Verwaltungsaufgaben erledigt der Arzt dann in der Viertelstunde vor Beginn der Sprechstunde. Entscheidend ist es, für die Erledigung des Unangenehmen, aber Notwendigen eine feste Zeit einzuplanen. Mithilfe der „Tu-es-gleich“-Einstellung gelingt es, die Bearbeitung dieser Aufgaben zu institutionalisieren. Es gehört zum Tagesrhythmus, dem Unangenehmen ein paar Minuten zu widmen. So kann sich der Berg unerledigter Aufgaben gar nicht erst auftürmen.

Bewährt hat sich der Einsatz von Checklisten. Dort notiert der Arzt jene Aufgaben und den Zeitpunkt, wann er sie sich vornimmt – und den Erledigungsvermerk. Augenfällig verkürzt sich die Liste mit „aufgeschobenen Aufgaben“ – das sorgt für zusätzliche Motivation.
Patric P. Kutscher

E-Mail: p.kutscher@rhetorikundstimme.de
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