ArchivDeutsches Ärzteblatt14/2010Praxisführung: Personalengpässe vermeiden

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Praxisführung: Personalengpässe vermeiden

Dtsch Arztebl 2010; 107(14): A-677 / B-589 / C-581

Kutscher, Patric P.

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LNSLNS Eine vorausschauende Urlaubsplanung und klare Regelungen für krankheitsbedingte Ausfälle im Team ersparen dem Arzt viel Ärger.

Es ist wie so oft: „Was schiefgehen kann, geht schief“: Zwei Mitarbeiterinnen wollen auf die Schnelle einen Kurzurlaub einlegen (bei der einen wird dies durch einen Krankheitsfall in der Familie notwendig, bei der anderen winkt ein Last-Minute-Schnäppchen), und dann erkrankt auch noch eine weitere Mitarbeiterin. Was nun? Die drei „Ausfälle“ sollten differenziert gesehen werden. Eine langfristige Urlaubsplanung, bei der im Team genaue Spielregeln festgelegt werden, und Regelungen, wer im Krankheitsfall welche -Aufgaben übernimmt, verhindern die schlimmsten Personalengpässe. Doch der Reihe nach.

Gemeinsam und möglichst im Konsens plant das Praxisteamdie Urlaubszeiten für das kommende Jahr. Foto: Eberhard Hahne
Gemeinsam und möglichst im Konsens plant das Praxisteam
die Urlaubszeiten für das kommende Jahr. Foto: Eberhard Hahne
Nicht immer lässt sich der Urlaub mit Hilfe einer Praxisschließung organisieren. „Ein Arzt sollte die Urlaubsplanung in seiner Praxis darum als langfristig angelegtes Projekt definieren“, meint Dr. Jürgen Hampf, Allgemeinmediziner mit Praxis in Meißen, „und gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen in einem Meeting überlegen, wie die Urlaubsplanung so organisiert werden kann, dass alle zufrieden sind.“

Oberstes Prinzip bei der Urlaubsregelung: Die Arbeitsabläufe in der Praxis und die Patientenbedürfnisse dürfen nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Es nutzt wenig, wenn die Urlaubswünsche aller Mitarbeiterinnen Berücksichtigung finden, aber die Patientenbeziehungen leiden. Der Arzt muss den Spagat schaffen zwischen Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit – weswegen er die Bitte der Mitarbeiterin, einen Last-Minute-Urlaub antreten zu dürfen, ablehnen sollte.

Hampf empfiehlt, die Teambesprechung, bei dem die Urlaubsplanung für die nächsten Monate auf der Agenda steht, frühzeitig anzusetzen: „Falls möglich, plane ich die Urlaubszeiten für das ganze nächste Jahr. Dazu binde ich alle Beteiligten in die Entscheidungsfindung ein.“ Denn warum sollte eine Frage, die alle Mitarbeiterinnen angeht, über Paragrafen geklärt werden – und nicht im gegenseitigen Einvernehmen. So sind zum Beispiel die folgenden Regelungen für die Urlaubsplanung denkbar:

• Urlaubsanträge werden ausschließlich über ein dafür entwickeltes Formular gestellt. Bei der Urlaubsplanung kann der Arzt Softwarepakete nutzen, mit denen sich die Fehlzeitenplanung am PC durchführen lässt. Mit dabei: PDF-Dateien für alle erforderlichen Dokumente wie Urlaubsantrag und Jahresurlaubsplanung.

• Für Urlaubsanträge gibt es eine „Deadline“. Bis zu diesem Termin müssen die Mitarbeiterinnen ihre Anträge eingereicht haben.

• Für die Urlaubs-„Spitzenzeiten“ wird eine Mindestbelegung festgesetzt. Darauf basierend kann eine Urlaubssperre verhängt werden. Dies sollte aber nur im absoluten Ausnahmefall geschehen.

• Für „Härtefälle“ gibt es Entscheidungskriterien. Da etwa Mitarbeiterinnen mit schulpflichtigen Kindern darauf angewiesen sind, ihren Urlaub in den Ferien zu nehmen, wird dies berücksichtigt.

• Weitere Entscheidungskriterien sind die Praxiszugehörigkeit, das Alter und der Familienstand: Verheiratete müssen den Urlaub für zwei Personen planen, während Ledige in ihrer Entscheidung zumeist unabhängiger sind.

Damit die Arbeitsabläufe in der Praxis auch während der Abwesenheit einer Mitarbeiterin geordnet über die Bühne gehen können, ist ein Vertretungsplan notwendig. Hampf ergänzt: „Dies ist besonders wichtig bei Mitarbeiterinnen, die über Spezialkenntnisse verfügen – es ist unsinnig, alle Mitarbeiterinnen, die mit dem Röntgenapparat umzugehen wissen, gleichzeitig in den Urlaub gehen zu lassen. Hier ist eine genaue Absprache notwendig.“

In einer Gemeinschaftspraxis muss zudem berücksichtigt werden, dass manche Patienten ein besonderes Vertrauensverhältnis zu einem Arzt aufgebaut haben. Hier muss der Stellvertreter detailliert über die Patientenbeziehung informiert werden – und ein wichtiges Gespräch sollte nicht gerade zu der Zeit anberaumt werden, in der der „Arzt des Vertrauens“ nicht anwesend ist.

Wie aber ist der Fall geregelt, dass eine Mitarbeiterin ein krankes Kind versorgen muss? Vergleichbar ist dies mit Erkrankungen der Mitarbeiterinnen selbst, die sich natürlich nicht planen lassen. Es gibt durchaus Möglichkeiten, sich auf den Krankheitsfall vorzubereiten. Ausführliche Checklisten zu bestimmten Tätigkeiten erleichtern dem Team oder der Vertretung die Arbeit. Der Arzt sollte seine Mitarbeiterinnen anhalten, zu wiederkehrenden Arbeitsabläufen Kurzbeschreibungen in Checklistenform anzufertigen: Wenn die Vertretung kurzfristig für die erkrankte Mitarbeiterin einspringen muss, hilft die Checkliste, selbst komplexere Aufgaben zu übernehmen.

Die Checklisten sammelt der Arzt in einem Organisationshandbuch. Ganz gleich, welche Formulare oder Musterdokumente erstellt werden – eine Kopie gehört in dieses Manual. Ebenso wie alle wichtigen Informationen, die es einer Mitarbeiterin erlauben, sich schnell einzuarbeiten, und die Mehrarbeit, die sich durch den Krankheitsfall auftürmt, zu bewältigen: etwa wichtige Telefonnummern sowie Infos zu Aufbau und Struktur von Praxisprozessen.

Der Arzt und sein Team sollten möglichst Vereinheitlichungen festlegen. Wenn zum Beispiel das Ablagesystem bei allen Mitarbeiterinnen und dem Arzt identisch ist, erleichtert dies die Auffindbarkeit von wichtigen Informationen.
Patric P. Kutscher
E-Mail: p.kutscher@rhetorikundstimme.de
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