ArchivDeutsches Ärzteblatt20/2010Verwaltungsaufwand in der Arztpraxis: Denkblockaden abbauen

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Verwaltungsaufwand in der Arztpraxis: Denkblockaden abbauen

Dtsch Arztebl 2010; 107(20): [70]

Kutscher, Patric P.

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LNSLNS Wer seine Schreibtätigkeiten strukturiert angeht, gewinnt Zeit fürs Wesentliche.

Viele Ärzte beklagen, dass die Belastung durch Verwaltungstätigkeiten stetig zunehme. „Büroarbeit ist notwendig, keine Frage“, betont Dr. med. Martin Herkenhoff, Kinderarzt mit Praxis im bayerischen Germering, „problematisch wird es aber, wenn darunter die Praxisabläufe leiden und weniger Zeit fürs Wesentliche bleibt.“ Die Mehrarbeit muss oft durch Wochenendarbeit und abendliche Zusatzstunden kompensiert werden. Oder der Arzt beauftragt externe Dienstleister, bestimmte Aufgaben zu übernehmen – was ins Geld geht. Der Arzt sollte prüfen, ob er alle Möglichkeiten des Zeitmanagements nutzt, um seinen „Bürokram“ effektiv und zeitsparend zu erledigen.

„Mir hat geholfen, dass ich mir bewusst gemacht habe, welcher Zeitmanagementtyp ich bin“, erläutert Herkenhoff. „Ich erledige Verwaltungsdinge am liebsten frühmorgens vor der Sprechstunde – und zwar möglichst jeden Tag. Dann gehen sie mir am schnellsten von der Hand.“ Anders veranlagte Menschen werden lieber in den Abendstunden tätig oder richten sich einmal in der Woche eine „Verwaltungsstunde“ ein, in der sie konsequent den sich auftürmenden Berg mit Verwaltungsaufgaben abtragen. Entscheidend ist, dass die Art und Weise, in der der Arzt diese Tätigkeiten angeht, zu seinem persönlichen Arbeitsstil passt, und sich diese harmonisch in die täglichen Praxisabläufe einfügen lassen.

Oft unterschätzen Ärzte dabei die Erleichterungen, die durch die effiziente Vorbereitung der Verwaltungsarbeit entstehen. Es ist kontraproduktiv, diese ungeliebten Tätigkeiten „eben mal schnell und zwischendurch“ zu erledigen. Viele Ärzte gehen aber genau so an die Bürotätigkeiten heran. Die Folge: Bevor im Computer die Dateien und auf dem unaufgeräumten Schreibtisch die notwendigen Unterlagen gefunden worden sind, ist bereits wertvolle Zeit verstrichen, die an anderer Stelle fehlt.

Es ist sinnvoll, die Arbeitsabläufe zu ritualisieren und sich möglichst Arbeitshilfen anzulegen, wie etwa Musterformulare. Das kostet zunächst etwas Mühe, zahlt sich aber rasch aus. Ein Beispiel: Der Arzt plant, den Eingangsbereich der Praxis neu einzurichten. Jetzt profitiert er davon, dass er seit einiger Zeit in einem Ordner die Adressen der Dienstleister sammelt, die sich auf die Einrichtung von Arztpraxen spezialisiert haben. Das Schreiben, mit dem er seinerzeit vor der Praxiseröffnung Angebote eingeholt hat, kann er ebenfalls nutzen – es ist im Computer abgelegt und muss nur aktualisiert werden.

Wichtig ist also gerade bei der Erledigung profaner Büroarbeit die Überlegung, ob verwendetes Material mit einiger Wahrscheinlichkeit zu einem späteren Zeitpunkt nochmals Verwendung findet. Bei Routinetätigkeiten, von denen der Arzt weiß, dass er immer wieder mit ihnen konfrontiert wird, sollte er prüfen, ob er die Unterlagen aufbewahrt beziehungsweise speichert. Entsorgen kann er sie immer noch.

Ein gut organisierter Schreibtisch hilft, die Unterlagen griffbereit zu haben, die der Arzt benötigt, um eine Verwaltungsaufgabe zügig anzugehen. So mancher Arzt arbeitet in diesem Zusammenhang mit der bewährten Hängeregistratur. Für jede Verwaltungsaufgabe, für jede Routinebüroarbeit gibt es eine gesonderte Mappe. „Die Mappen können überdies nach Wichtigkeit angeordnet werden“, schlägt Herkenhoff vor, „ganz vorne befinden sich die Mappen mit Papieren und Unterlagen, die besonders häufig erledigt werden müssen.“ Der Arzt sollte dann regelmäßig im hinteren Bereich der Registratur überprüfen, ob er Unterlagen zu Aufgaben, die er gar nicht mehr zu bearbeiten hat, aussortieren kann.

Wohl dem, der die Selbstdisziplin aufbringt, Büroarbeit regelmäßig anzugehen, und dabei intelligent und planvoll vorgeht. Vielleicht aber kann sich der Arzt dabei unterstützen lassen – etwa durch eine kompetente Mitarbeiterin. Mit ihr klärt er ab, welche der Verwaltungsaufgaben sie effektiver und effizienter erledigt als er selbst. „Viele Menschen tun Dinge richtig, ohne sich zu überlegen, ob sie die richtigen, notwendigen und wesentlichen Dinge tun. Sie handeln effizient, aber leider nicht effektiv“, meint Herkenhoff. „Jeder Arzt muss für sich herausfinden, welche Büroaufgaben nur von ihm selbst angegangen werden können. Auf diese Aufgabenbereiche konzentriert er sich, hierzu überlegt er sich die effektivste Vorgehensweise. Den Rest delegiert er an eine qualifizierte und motivierte Mitarbeiterin.“

Der Kinderarzt aus Bayern macht auf einen weiteren Punkt aufmerksam: Auch die effektivste Zeitplanung führt selten dazu, dass sich ein Arzt voller Begeisterung und Enthusiasmus mit Verwaltungsarbeiten beschäftigt. Wer sie aber in einer angenehmen Atmosphäre angeht und sie als notwendige Arbeiten definiert, deren konsequente Erledigung hilft, die Praxisziele zu erreichen und mehr Zeit für die Patienten zu gewinnen, baut Denkblockaden ab.
Patric P. Kutscher
E-Mail: p.kutscher@rhetorikundstimme.de
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