ArchivDeutsches Ärzteblatt28-29/2010Lieferantenmanagement: Zuverlässigkeit und Seriosität entscheiden

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Lieferantenmanagement: Zuverlässigkeit und Seriosität entscheiden

Dtsch Arztebl 2010; 107(28-29): A-1423 / B-1259 / C-1239

Letter, Karin

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Ein systematische Beurteilung stellt sicher, dass ein Lieferant den geforderten Qualitätsstandards genügt. Foto: Fotolia
Ein systematische Beurteilung stellt sicher, dass ein Lieferant den geforderten Qualitätsstandards genügt. Foto: Fotolia

Das Beschaffungsmanagement gehört zu den Pflichten einer jeden Arztpraxis. Eine systematische Bewertung kann bei der Auswahl der richtigen Lieferanten hilfreich sein.

Ein gutes Lieferantenmanagement ist für jede Praxis wichtig. Denn ohne die richtigen Materialien ist keine optimale Patientenbetreuung möglich. Beim Lieferantenmanagement geht es dabei um mehr als nur um die Beschaffung von Medikamenten und medizinischem Material. Auch Büromöbel, Zubehör für die Praxiseinrichtung, Schreibblöcke, Toilettenpapier und Stifte müssen regelmäßig eingekauft werden.

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Viele Arztpraxen vernachlässigen jedoch das Beschaffungsmanagement, da es vermeintlich zu weit entfernt von den „eigentlichen“ Aufgaben einer Praxis ist. Im Rahmen ihres Qualitätsmanagementsystems sind die Praxen indessen verpflichtet, ein Beschaffungsmanagement aufzubauen.

„Durch die Beurteilung meiner Lieferanten stelle ich sicher, dass ich mit Medizinprodukteherstellern und Lieferanten zusammenarbeite, die den geforderten Qualitätsstandards genügen“, sagt Priv.-Doz. Thomas Laube, Facharzt für Augenheilkunde aus Düsseldorf. Er empfiehlt, das Lieferantenmanagement in die Hände einer vertrauenswürdigen Mitarbeiterin zu legen, die für diese Aufgabe auch die Verantwortung trägt. Die Mitarbeiterin sollte für Preisvergleiche, die Materialbeschaffung und Eingangskontrolle zuständig sein. Ebenso wichtig sind die Auswahl und die Bewertung der Lieferanten.

Dabei gilt es zum Beispiel folgende Punkte zu berücksichtigen: Liefert der Lieferant pünktlich und qualitativ zuverlässig? Wie flexibel reagiert er, wenn die Praxis überraschend eine größere Menge eines Produkts bestellen muss? Teilt der Lieferant der verantwortlichen Mitarbeiterin einen festen Ansprechpartner zu, mit dem sie eine Reklamation auf dem kurzen Dienstweg diskutieren kann? Wie sieht es mit der Erledigung von Reklamationen aus?

„Wir bewerten die Lieferanten mit Hilfe eines Notensystems“, sagt Laube. „Der Mitarbeiterin liegt dazu ein Fragebogen vor, in dem sie bewertet, ob ein Lieferant besser als erwartet, wie erwartet oder schlechter als erwartet die Anforderungen erfüllt, die wir an ihn stellen.“

Bei der Auswahl neuer Lieferanten sei es zudem sinnvoll, Kriterien zu formulieren, die der Kandidat auf jeden Fall erfüllen muss.

Allzu häufig achten Praxen beim Lieferantenmanagement allerdings lediglich auf objektiv feststellbare Kriterien, wie Preisstabilität, Liefertreue und Fehlerrate, da sich diese Kriterien leicht quantifizieren lassen.

Daneben gibt es jedoch Kriterien, die nicht so leicht zu messen sind: Wie innovativ ist der Lieferant? Wie sieht es mit seiner Freundlichkeit und dem Engagement des Ansprechpartners aus?

Aber auch solche Faktoren lassen sich quantifizieren. Dazu ein Beispiel: Die Mitarbeiterin hat eine dringende Frage an den Lieferanten, erreicht ihn aber nicht. Sie bittet um Rückruf oder eine Antwort per E-Mail. Wenn sich der Ansprechpartner oder ein Kollege noch am selben Tag melden oder bekannt geben,war- um es mit seiner Rückantwort noch etwas dauern wird, ist die Kundenfreundlichkeit des Lieferanten hoch zu veranschlagen: Offensichtlich hat er ein System etabliert, das es ihm gestattet, rasch zu reagieren, auch wenn der eigentliche Ansprechpartner der Praxis verhindert ist.

„Oft fallen solche Aspekte wie die Freundlichkeit mehr ins Gewicht als der Preis“, so Augenarzt Laube. „Jedenfalls sollten nicht allein die monetären Gesichtspunkte bei der Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten relevant sein.“

Ein Lieferantenbeurteilungssystem nutzt vor allem dann, wenn daraus die entsprechenden Konsequenzen gezogen werden. Zuweilen ist es notwendig, sich von einem langjährigen Lieferanten zu trennen. Zuvor aber sollte das Gespräch gesucht werden – vielleicht lässt sich die etablierte Lieferantenbeziehung doch noch retten.

Des Weiteren sollten bei der Bewertung nicht alle Kriterien über einen Kamm geschoren werden. Bei einem Lieferanten wichtiger Medizinprodukte ist die Freundlichkeit des Ansprechpartners nicht so bedeutsam. Vielmehr sollten die Qualität, die Erreichbarkeit und die Liefertreue im Vordergrund stehen. Bei der Beschaffung von Schreibblöcken wiederum mag der Preis eine gewichtigere Rolle spielen.

Auch kann es sinnvoll sein, eine ABC-Einteilung der verschiedenen Produkte, die die Praxis über Lieferanten beschafft, vorzunehmen. „Die A-Lieferanten sind dann die extrem wichtigen, weil dort diejenigen Produkte eingekauft werden, die ‚überlebenswichtig‘ für meine Praxis sind“ so Laube.

Der Arzt und seine Mitarbeiterin sollten zudem auf Lieferantenvielfalt achten. Wenn zeitnah eine Alternative gesucht wird, ein etablierter Lieferant ausfällt oder dieser seine Konditionen in unzumutbarem Ausmaß ändert, darf es nicht sein, dass die Mitarbeiterin bei der Suche nach Ersatz bei null anfängt.

Sie sollte stets über einen Fundus an potenziellen Lieferanten verfügen, deren Qualität sie bereits getestet hat und die sie auch kurzfristig ansprechen kann.

Auch ist es ratsam, sich im Kollegenkreis umzuhören und die Empfehlungen anderer Ärzte in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Misstrauisch sollten der Arzt und seine Mitarbeiterin werden, wenn der Lieferant nur schwammige und wenig präzise Informationen bietet und extrem hohe Erfolgsquoten bezüglich der Leistungsfähigkeit seiner Produkte auf fast schon marktschreierische Weise anpreist.

Karin Letter

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