ArchivDeutsches Ärzteblatt33/2010Praxisführung: Systematisch Ordnung schaffen

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Praxisführung: Systematisch Ordnung schaffen

Dtsch Arztebl 2010; 107(33): [110]

Jürgens, Ute

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Einmal im Jahr sollte auch in einer Praxis gründlich aufgeräumt werden. Je strukturierter dabei vorgegangen wird, umso größer und nachhaltiger der Erfolg.

Wenn in den Sommermonaten die Praxen mal nicht so voll sind, bietet es sich an, die Zeit für nötige Aufräumarbeiten zu nutzen. Dann gilt es nicht nur, das Praxisinventar gründlich unter die Lupe zu nehmen, sondern zum Beispiel auch Aufbewahrungsfristen und mögliche Termine für eine eventuelle Umorganisation der Praxis oder für einen Umzug zu prüfen.

Am sinnvollsten ist es, systematisch vorzugehen und zum Beispiel mit dem Eingangsbereich zu beginnen und sich von dort aus durch alle Räume hindurchzuarbeiten. Das Arztzimmer sollte übrigens keine Tabuzone sein. Möglicherweise ist dies sogar der Raum, in dem am meisten Platz geschaffen werden kann.

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Grundsätzlich bietet sich folgendes Vorgehen an:

  • Was wird bearbeitet; was ist nicht in Ordnung, gibt es ein Hauptthema oder viele kleine? Diese Frage ist entweder allgemein zu stellen oder bezogen auf bestimmte Räume, Arbeitsbereiche oder Dinge, wie etwa Ordner und Karteien, Möbel und Sauberkeit.
  • Wer macht was bis wann? Was braucht er dafür, und woher bekommt er es?
  • Manches kann grundsätzlich anders organisiert werden, so dass in Zukunft gar nicht erst Unordnung entsteht und Defektes sofort repariert werden kann.
  • Es gilt ferner, die Dinge zu entlarven, die „ganz von alleine“ dazu neigen, auszuufern und Unordnung hervorzurufen.

Dabei kann es hilfreich sein, sich in die Lage von jemandem zu versetzen, der noch nicht betriebsblind ist. Auf diese Weise fällt womöglich eher auf, was ein Routinier unter Umständen nicht bemerken würde, wie abgenutztes Spielzeug in der Kinderecke oder eine völlig überladene Pinnwand. Der Arzt kann außerdem bei alldem ganz nebenbei trainieren, Aufgaben zu delegieren.

So sollte er beispielsweise nachsehen lassen, ob alle Chemikalien vorschriftsgemäß beschriftet und wie alt die Arzneimittel in der Musterschublade sind. Dingen, nach denen das Praxisteam immer wieder sucht, sollten nach allgemeiner Abstimmung einen festen Platz bekommen.

Anderes fehlt immer oder ist zu schnell leer. Hier kann der Nachschub besser organisiert oder ein größeres Fach eingerichtet werden. Verzeichnisse können als Arbeitshilfe neu angelegt werden: ein Register mit häufig benutzten Internetadressen, eine übersichtliche Telefonliste mit anderen Ärzten, Apotheken und den verschiedenen Ansprechpartnern in Heimen.

Überdies sollte eine Praxis den Mut haben, sich von Dingen zu trennen, wie veraltete oder ungebrauchte Bücher, nicht mehr klebende Pflaster oder nicht mehr benötigte Spritzen.

Mitunter sind Gebrauchsanweisungen und Personalunterlagen nicht mehr zeitgemäß und können vollständig entsorgt werden. Für praxistypische Unterlagen, wie BTM-Karteiblätter, Röntgenbilder und gelbe Scheine gelten hingegen Aufbewahrungsfristen. Informationen hierzu erteilen die Ärztekammern und Kassenärztlichen Vereinigungen. Für branchenunabhängige Fristen wie Kontoauszüge und Rechnungen gibt es beim Steuerberater eine Aufstellung.

Für immer gleichen Schriftverkehr, den man ewig vor sich her schiebt, lassen sich wiederum Standardformulare erstellen, die entweder als Kopiervorlage dienen oder direkt am PC aufgerufen und fertig ausgefüllt ausgedruckt werden können.

Die Sommermonate bieten sich nicht zuletzt auch für kleine und größere Reparaturen an, entweder indem der Arzt selbst Hand anlegt oder eine Mitarbeiterin damit beauftragt, Kostenvoranschläge einzuholen. Beispiele: Die Schublade mit den Kulis klemmt, eine Scheibe am Glasschrank hat einen Sprung, und am Wasserbad löst sich langsam das alte Kabel auf. Quietschende Türen geben zwar gute Hinweise, wo sich die Kollegin gerade befindet, dürfen aber trotzdem geölt werden.

Ute Jürgens

www.kommed-coaching.de

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