ArchivDeutsches Ärzteblatt34-35/2010Dokumentenmanagement: Schneller Zugriff ist das A und O

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Dokumentenmanagement: Schneller Zugriff ist das A und O

Dtsch Arztebl 2010; 107(34-35): A-1653 / B-1465 / C-1445

Letter, Karin

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Ob digital oder in Form des klassischen Ablagesystems – beim Dokumentenmanagement helfen verbindliche Regeln, die Informationsflut einzudämmen.

Die Archivierung wichtiger Dokumente und Schriftstücke ist oft zeitaufwendig, aber ein notwendiges Muss. Foto: Barbara Krobath
Die Archivierung wichtiger Dokumente und Schriftstücke ist oft zeitaufwendig, aber ein notwendiges Muss. Foto: Barbara Krobath

Der Arzt hat über die in Ausübung seines Berufs gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen die erforderlichen Aufzeichnungen zu machen“ – so heißt es in der (Muster-)Berufsordnung für Ärzte. Doch diese Dokumentationspflicht ist nur die eine Seite der Medaille: Auf eine Arztpraxis stürzt jeden Tag eine Unmenge an Schriftstücken und Dokumenten ein – eine Informationsflut, die auf eine sinnvolle und effektive Art und Weise bewältigt werden muss.

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Berichte, Belege, Protokolle, Verträge, Rechnungen, Mitarbeiter- und Dienstleistungsinformationen, Sitzungsprotokolle, Mitarbeiterbelehrungen und -einweisungen, E-Mails, Briefe und auch wichtige Zeitschriftenartikel – allein die (unvollständige) Auflistung der Dokumente lässt so manchen Arzt verzweifeln.

Der Umgang mit diesen Papiermengen, die überdies ständig größer wird, und der Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen sind kompliziert – und somit oft zeitaufwendig. „Aber die Bewältigung dieser Herausforderung liegt im Interesse der Praxis und vor allem des Patienten – und ist überdies ein Instrument des Qualitätsmanagements“, betont Ute Metzmann, die zusammen mit Gabriele Lochhas eine Gemeinschaftspraxis für Strahlentherapie in Mainz betreibt.

Metzmann schreibt grundsätzlich in einer Arbeitsanweisung fest, wie die Unterlagen organisiert und wo sie zu finden sind. „Denn die schnelle Auffindbarkeit benötigter Dokumente ist das A und O eines effektiven Dokumentenmanagements“, so ihre Erfahrung.

In einigen Arztpraxen wird mit einem elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) gearbeitet. Alle Dokumente werden digitalisiert und in das DMS eingespeist. Papiere, die in nichtelektronischer Form vorliegen, müssen gescannt oder digitalisiert werden.

Entscheidend ist letztlich die Logik der Systematik

Der Vorteil des Systems: Es kann jegliche Art der Information verwalten und gibt eine Ordnungs- und Ablagesystematik vor, die die Auffindbarkeit eines Dokuments erleichtert. Zudem verfügt es über Recherchetools, die mit Suchkriterien arbeiten: Der Arzt kann zum Beispiel alle Texte, die sich mit einem Thema beschäftigen, selektieren.

Die Effektivität des DMS hängt davon ab, welche Dokumente aufgenommen und wie sie archiviert werden. Bei der Volltextindexierung werden nahezu alle Begriffe automatisch als Suchbegriffe aufgenommen. Dann geht es dem Sucher allerdings oft wie dem Google-Anwender: Er erhält den Hinweis auf allzu viele Dokumente, in denen ein Suchbegriff vorkommt. Er muss dann in den Suchergebnissen weiter recherchieren. Entschließt sich der Arzt zur manuellen Indexierung, muss er die Suchbegriffe erst einmal aufwendig festlegen und erfassen lassen.

Als Alternative gibt es die bewährten Ablagesysteme wie Wiedervorlagemappen, Hängeregistermappen, Ablagekästen, Karteikästen und Ordner. Häufig benötigte Formulare können zentral im Empfangsbereich der Praxis bereitgehalten werden. Besprechungsakten liegen im Besprechungsraum, in die Wiedervorlagemappe gehören Unterlagen zu Projekten, die kurz- und mittelfristig angegangen werden müssen.

Ringordner werden genutzt, um Dokumente alphabetisch, nummerisch oder chronologisch abzuheften. Jeder Ordner beginnt mit einem Übersichtsblatt, einer Art Inhaltsangabe, und verfügt über Zwischenblätter, die das jeweilige Thema untergliedern.

Für welches System sich der Arzt entscheidet, ist Typsache

Entscheidend ist stets die sinnvolle und logische Systematik. Das trifft auf die digitalen DMS ebenso zu wie auf die klassischen Ablagesysteme. Für welche Alternative sich ein Arzt entscheidet, ist auch eine Frage des Typs: Während sich der eine im digitalen DMS wohlfühlt, braucht der andere die taktile Nähe zu den Dokumenten: „Ein Griff, und ich habe den Ordner in der Hand, den ich hier und jetzt benötige“, heißt es bei Ärzten, die die klassischen Ablagesysteme bevorzugen.

Ganz wichtig: Der Frage, wie man mit den Dokumenten umgeht, die verfügbar gehalten werden sollen, ist die Überlegung vorzuschalten, welche Unterlagen überhaupt aufgehoben werden müssen. Diese Frage stellt sich natürlich nicht bei Patientenakten und Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, anders verhält es sich jedoch mit Briefen, E-Mails, Faxen, Memos, Zeitschriften, Büchern und Prospekten, die zu einem Großteil zur berüchtigten Informationsflut beitragen.

Ute Metzmann merkt an: „Sinnvoll ist es, für die Praxismitarbeiter verbindliche Regeln zu formulieren, die die Informationsflut einzudämmen helfen. Es darf nicht dem Zufall überlassen werden, wer was bis wann aufhebt.“

Eine Möglichkeit ist, dass die Mitarbeiter die eingehenden Dokumente mit einem Eingangsstempel versehen und sie eine erste Prioritätensetzung vornehmen zu lassen. A-Dokumente sind sehr wichtig, C-Unterlagen weniger. Jeder Mitarbeiter muss wissen, welche Dokumente er eigenverantwortlich bearbeiten und notfalls entsorgen darf.

Dem Arzt obliegt es, die A- und B-Dokumente zeitnah zu sichten und zu entscheiden, wie mit ihnen zu verfahren ist. Ein Prinzip dabei: Die wichtigen bearbeitet er direkt, die unwichtigen entsorgt er.

Allein diese Regel reduziert die Informationsflut ungemein, die sich überdies in den Griff bekommen lässt, wenn der Arzt die Dokumente, die nicht sofort bearbeitet werden sollen, mit einem entsprechenden Vermerk versieht, etwa „bearbeiten“, „beantworten“, „delegieren“ oder „im Team besprechen“. Sobald ein Dokument dann seiner Verwendung zugeführt und bearbeitet worden ist, wandert es in das Ablagesystem.

Dokumentenmanagement, Ablagesystem, Umgang mit eingehenden Informationen – letztendlich sei „immer die logische Systematik“ relevant, mit der der Arzt Dokumente verwaltet, sagt Ute Metzmann. Viele Praxisinhaber übertragen dabei einer qualifizierten Mitarbeiterin die Kompetenzen und die Verantwortung, das Dokumentenwesen zu betreuen.

Karin Letter

E-Mail: info@5medical-management.de

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