ArchivDeutsches Ärzteblatt46/2010Privatabrechnung: Schneller ans Geld

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Privatabrechnung: Schneller ans Geld

Dtsch Arztebl 2010; 107(46): [95]

Leicher, Rolf

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Außenstände können die Arztpraxis in Liquiditätsengpässe bringen. Tipps, wie dem vorzubeugen ist

Auch in Deutschland hat sich die Zahlungsmoral der Patienten in den vergangenen Jahren deutlich verschlechtert. Viele Patienten haben oft selbst Liquiditätsprobleme und zahlen deshalb nicht fristgerecht, immer häufiger erst nach der zweiten Mahnung.

In der Hektik des Praxisbetriebs verschiebt man „Administratives“, wie etwa die Rechnungsstellung, gerne auf später, auf nächste Woche oder ans Monatsende. Damit verzögert sich der Geldeingang um Wochen. Der Praxisinhaber sollte deshalb sicherstellen, dass möglichst bald nach der Behandlung fakturiert wird. Zudem sollten die Rechnungen möglichst informativ und transparent sein, denn bei Unklarheiten bleibt die Rechnung beim Patienten liegen, oder er hat Rückfragen und zahlt erst nach Klärung. Bei längerer Behandlungsdauer empfiehlt es sich, zwischendurch eine Rechnung schreiben und nicht bis zum Abschluss der Behandlung zu warten.

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Ärzte verhalten sich oft zurückhaltend und abwartend, wenn eine Rechnung aussteht. So verstreicht unnötig Zeit. Ein wirksames Mahnwesen ist einfach zu realisieren:

  • Schnell aktiv werden. Wenn Zahlungen nicht innerhalb der ersten zehn Tage nach Zahlungsfälligkeit eintreffen, sollte der Arzt handeln. Er hat seine Leistung erbracht, der Patient schuldet das Geld. Angemessen ist ein kurzes, freundliches Schreiben. Alternativ kann der Arzt die Zahlung der Rechnung telefonisch anmahnen. Oft genügt diese erste Aktion bereits, um die Zahlung auszulösen.
  • Telefonieren. Viele Praxen versenden bis zu fünf Mahnbriefe an Patienten, die nicht zahlen. Anrufen führt meist eher zum Ziel. Dann weiß man sofort, was los ist: Der Patient findet die Rechnung nicht? Er neue Rechnung wird unverzüglich versandt. Die Abrechnung wird beanstandet? Ungereimtheiten lassen sich am Telefon klären, oder man kann einen Besprechungstermin vereinbaren.
  • Feste Zahlungszusage verlangen. Die Kunst des erfolgreichen Mahnens besteht darin, den Patienten nicht zu verärgern, ihn aber gleichzeitig zur Zahlung zu bringen. Zu viel Rücksichtnahme bei „zahlungsschwachen“ Personen ist nicht angebracht. Trotzdem: Ein positives Gesprächsklima sollte auch bei einer Zahlungserinnerung angestrebt werden. Es hilft wenig, wenn der Patient unter Druck bezahlt und anschließend seinen Arzt wechselt. Im Gespräch muss deutlich die Botschaft herüberkommen. „Ich möchte die gute Partnerschaft mit Ihnen nicht gefährden, die Außenstände müssen aber reinkommen.“ Und: Der Arzt sollte immer direkt mit dem Schuldner sprechen. Das delikate Thema geht eine dritte Person nichts an. Ziel des Telefonats muss es immer sein, ein festes Zahlungsversprechen mit Betrag und Termin zu erhalten. Dehnbare Begriffe wie „baldmöglichst“ sind nicht akzeptabel. Die Zusage muss mindestens so konkret sein wie „noch diese Woche“ oder „am 15. des Monats“. Damit erreicht der Arzt ein wichtiges Teilziel. Die meisten Leute nehmen nämlich ihre Versprechungen ziemlich ernst – deshalb versuchen sich manche auch mit ungenauen Äußerungen aus der Affäre zu ziehen. Wenn nun ein Patient ein konkretes Zahlungsversprechen abgegeben hat, bedankt sich der Praxisinhaber und wiederholt die verbindliche Zusage. Hat der Arzt das Mahnen delegiert, dann wird die Zahlungszusage schriftlich festgehalten.
  • Offene Rechnungen ansprechen. Schuldner gehen meist den Weg des geringsten Widerstands. Sie bezahlen jene Rechnung zuerst, die am meisten Ärger verursacht. Das ist meist nicht die Arztrechnung, weil Ärzte tolerant sind. Manche Patienten haben das Überziehen von Zahlungsfristen zum Prinzip erhoben, um damit einen Zinsgewinn zu machen und ihre eigene Liquidität auf Kosten anderer zu erhöhen. Offene Rechnungen sind kein angenehmes Gesprächsthema. Der mögliche materielle Schaden und die Belastung der bisher ungetrübten Beziehung werden begrenzt, wenn der Arzt die Fakten offen anspricht und mit seinem Schuldner die Vorgehensweise gemeinsam erarbeitet. Der Arzt sollte die vierte Anmahnung nicht an seine Helferin delegieren, wenn er das Gefühl hat, selbst mehr erreichen zu können. Am besten ist ein Anruf zu Monatsbeginn, weil viele da gerade ihr Gehalt bekommen haben.
  • Nicht ärgern, sondern organisieren. Trotzdem wird es in jeder Praxis offene Rechnungen geben, die man bei den Patienten anmahnen muss. Man sollte unterscheiden, ob es sich um ein einmaliges Vergessen der Begleichung einer Rechnung handelt oder ob es ein langjährig bekannter „notorischer Nichtzahler“ aus dem Patientenstamm ist. Für den ersten Fall genügt eine freundliche Erinnerung an den offenstehenden Betrag, die aber trotzdem gleich ein Zahlungsziel vorgibt. Es folgt im Abstand von zwei Wochen die Mahnung, in der nur noch zwei Daten einzusetzen sind. Als dritter Schritt erfolgt die letzte Mahnung. Sollte dann der Patient die offenstehende Rechnung immer noch nicht begleichen, wird der Fall einem Inkasso-institut übergeben, das dann für einen bestimmten Prozentsatz des Rechnungsbetrags die Eintreibung des Geldes übernimmt. Möchte man sich in der Praxis mit dem Mahnwesen nicht befassen, gibt es die Möglichkeit, mit einem Abrechnungszentrum zusammenzuarbeiten.

Rolf Leicher

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