ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSSUPPLEMENT: PRAXiS 5/2010Zeiterfassung in der Praxis: Fair, unkompliziert, übersichtlich

SUPPLEMENT: PRAXiS

Zeiterfassung in der Praxis: Fair, unkompliziert, übersichtlich

Dtsch Arztebl 2010; 107(49): [8]

Bitzer, Barbara

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Foto: Dialyse-Centrum Dinkelsbühl
Foto: Dialyse-Centrum Dinkelsbühl

Der Einsatz eines Zeiterfassungssystems trägt dazu bei, das Personalmanagement zu vereinfachen, die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten und Zeit und Geld zu sparen.

Eine Möglichkeit für Arztpraxen, sinnvoll in die technische Infrastruktur und Geräteausstattung zu investieren, bieten Lösungen, die die internen Kostenstrukturen verbessern und die Abläufe außerhalb der Patientenversorgung straffen. Der Dialyseverbund Westmittelfranken und eine fränkische Einzelpraxis setzen dafür beispielsweise ein Zeiterfassungssystem ein.

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Tag für Tag Stundenzettel ausfüllen, Exceltabellen pflegen und am Ende des Monats alles mühevoll für die Entgeltabrechnung zusammenfügen – das wollte ein fränkischer Arzt sich und seinem sechsköpfigen Team ersparen. Mit dem Zeiterfassungssystem stecken die Mitarbeiter beim Kommen und Gehen eine Karte in ein Terminal am Eingangsbereich der Praxis, und sämtliche Daten werden direkt an die zugehörige Software übertragen. Vom medizinischen Personal bis zur Reinigungskraft lassen sich so alle abzurechnenden Zeiten automatisiert dokumentieren. Die Software liefert stets eine einfache Übersicht, anhand der auch Überstunden schnell abzulesen sind.

Urlaubspläne einsehen

Per Mausklick können die Mitarbeiter am PC ihre persönlichen Zeiten abrufen oder beispielsweise Urlaubspläne einsehen. Als fair, unkompliziert und übersichtlich beurteilen die Anwender das System. Vor allem kämen Fehler bei der Überstundenberechnung nicht mehr vor. Früher hätte man manchmal vergessen, die Zeiten aufzuschreiben, jetzt ginge alles automatisch. Falls doch einmal versäumt wird, am Terminal ein- oder auszuchecken, kann am PC nachgebucht werden. Knapp 500 Euro hat das Komplettsystem gekostet. Durch die Zeit, die sich damit sparen lässt, hat sich das bereits gelohnt. So die Rückmeldung des Arztes an Benjamin Schreyer, Geschäftsführer des IT-Systemhauses, das die Lösung 2009 in der Praxis implementierte. Vorrangig ging es bei dem Projekt allerdings darum, den Komfort für alle zu erhöhen.

Komplexe Strukturen wie im Dialyseverbund Westmittelfranken stellen noch weitere Anforderungen an eine Zeiterfassungslösung. Anders als in der Einzelpraxis nutzt der Verbund daher ein System mit RFID-Technologie (Kasten RFID). Hierbei werden die Arbeitszeiten per Funk erfasst und übertragen, sobald man das Terminal passiert. Zudem können die Mitarbeiter über Online-Terminals individuell buchen, den Teamarbeitsplan einsehen oder ihre persönlichen Daten, wie etwa Überstunden und Resturlaub, abrufen. Dr. med. Joachim Steffen vom Dialyse-Centrum Dinkelsbühl: „Rückfragen, wer wann Urlaub hat oder in welchen Schichten für den nächsten Monat eingeplant ist, erübrigen sich. Wir können alle Fakten tagesaktuell über das System abrufen.“

Mitarbeiter teilen

Rund 150 Mitarbeiter beschäftigt der Verbund aus sieben ortsunabhängigen Dialysezentren. Grundsätzlich ist jede der finanziell autarken Praxen in zwei Bereiche gegliedert: die Dialyse und den normalen Praxisbetrieb. Behandelt werden alle internistischen Erkrankungen. Da Therapie und Dia- gnose komplexe medizinische Geräte erfordern, teilt sich der Dialyseverbund drei Techniker, um die vorhandenen Apparate zu warten. Sie betreuen alle Standorte, sind aber ursprünglich in Dinkelsbühl, Bad Windsheim und Ansbach „stationiert“. Damit sich zum Ende des Monats für jedes der Zentren berechnen lässt, welcher Anteil an den jeweiligen Techniker zu bezahlen ist, nutzt man auch hier das Zeiterfassungssystem. Sämtliche Praxen des Verbunds sind darüber vernetzt. So kann beispielsweise der Haustechniker von Bad Windsheim bereits dort über ein Terminal seinen Einsatz in der Praxis in Rothenburg buchen. Hierzu nutzt er die integrierte Projekterfassung. Auch beschäftigen die Praxen Dinkelsbühl und Ansbach gemeinsam eine Diabetesberaterin. Da sie in Ansbach wohnt, erledigt sie die Arbeit für das 50 Kilometer entfernte Dinkelsbühl, wenn möglich, in der Ansbacher Praxis. Für die Endabrechnung spielt das keine Rolle, denn sie bucht sich dabei für Dinkelsbühl ein.

Valide Datenbasis

Das Zeiterfassungssystem erleichtert es nicht nur, die Überstunden der Mitarbeiter zu ermitteln. Da der Verbund mit einem Schichtsystem arbeitet, vereinfacht sich zudem die Zulagenberechnung. Sämtliche Zeiten lassen sich im System nachvollziehen. Fehler in der komplexen Abrechnung können so nicht vorkommen. Steffen: „Um den Patienten zumindest ansatzweise ein normales Leben zu ermöglichen, können sich Berufstätige bei uns nach der Arbeit und samstags behandeln lassen. In Ansbach ist sogar Nachtdialyse möglich – das geht dann bis zum Morgen. Natürlich muss immer eine medizinische Fachkraft vor Ort sein.“ Das komplexe Personalmanagement durch standortgebundene Mitarbeiter, Angestellte, die in mehreren Praxen und Schichtdiensten arbeiten, vereinfacht das Zeiterfassungssystem erheblich. Durch die genaue und standortbezogene Erfassung können sich die einzelnen Praxen bei Bedarf ebenfalls unkompliziert mit Personal aushelfen. Dabei wird auch der Dienstplan anhand der Systemdaten erstellt. Jeder Mitarbeiter verfügt über ein Überstundenkonto. Wer viele Mehrzeiten hat, kann für den nächsten Monat mit geringerer Stundenzahl eingeplant werden. Die Endabrechnung ist beim gesamten Verbund zu einem Steuerberater ausgelagert. Auch sein Aufwand sinkt durch die übersichtlich aufbereiteten Daten aus dem System, die er online übermittelt bekommt. Das wiederum wirkt sich auf die Höhe seiner Rechnung aus.

Anforderungsanalyse

Im Kleinen wie im Großen hilft das Zeiterfassungssystem den Praxen dabei, die Personalwirtschaft zu vereinfachen, indem lästige Routinetätigkeiten vom System erledigt und gleichzeitig alle Arbeitszeiten übersichtlich dokumentiert werden. Während im Dialyseverbund die Zeiterfassung aufgrund der komplexen Struktur kaum wegzudenken ist, profitiert die Einzelpraxis vor allem vom Komfort, den die Lösung bietet. „Gerade im medizinischen Bereich steigt bei uns die Nachfrage nach Zeiterfassungssystemen in den letzten Jahren kontinuierlich“, so Carsten Sommer, Geschäftsführer eines Systemherstellers.

Die Grundausstattung der Systeme beinhaltet vielfältige weitere Funktionen, die bei Bedarf genutzt werden können. So lässt sich beispielsweise die integrierte Projekterfassung zur Analyse von Kostentreibern nutzen. Dabei kann nicht nur der Personalaufwand analysiert und nach einzelnen Aufgaben wie Empfang, Labor oder Datenpflege geteilt werden, sondern gleichzeitig etwa auch die Geräteauslastung. Für große Einrichtungen oder solche mit sensiblen Bereichen, zum Beispiel gesonderten Laboren, kann man über integrierte Zutrittskontrollsysteme nachdenken. Um die perfekte Lösung für die eigene Praxis zu finden und damit das Preis-Leistungs-Verhältnis am Ende auch stimmt, so Schreyer, sollte man vorab stets eine gründliche Anforderungsanalyse durchführen. Barbara Bitzer

Anbieter Zeiterfassungssysteme (Auswahl)

  • Reiner SCT (www.reiner-sct.com). Unter www.reiner-sct.com/zeit kann eine Demoversion der vorgestellten Zeiterfassungssoftware kostenfrei getestet oder als CD angefordert werden.
  • primion Technology AG (www.primion.de)
  • Bürk Mobatime GmbH (www.buerk-mobatime.de)
  • Isgus GmbH (www.isgus.de)

Zeiterfassung per RFID

RFID-Technologie (Radiofrequenzidentifikation; Funkerkennung) – das ist die Technik, mit der Personalkarte (Transponder) und Terminal im Dialyseverbund Westmittelfranken kommunizieren. Die Transponder enthalten einen Erkennungscode, der die einzelnen Mitarbeiter identifiziert. Über Funkwellen werden die Daten an das Lesegerät gesendet. Welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit kommt und geht, verbucht das System automatisch. Das Terminal übergibt die Daten an die Zeiterfassungssoftware der Praxis – ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter.

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