ArchivMedizin studieren1/2009Zeitmanagement im Medizinstudium: Das Richtige richtig tun

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Zeitmanagement im Medizinstudium: Das Richtige richtig tun

Mazur, Hans-Gerd

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Zeitnot – dieses Phänomen kennen viele Medizinstudierende. Wir zeigen, wie es sich vermeiden oder zumindest minimieren lässt. Prüfungen stehen an, eine Hausarbeit jagt die nächste, hinzu kommt die Tätigkeit im Krankenhaus, ein bisschen Freizeit muss auch sein: Der studentische Alltag führt zuweilen zu Zeitengpässen. Wichtiges bleibt liegen, Dringliches wird verschoben. Das muss nicht sein. Mit den Prinzipien des Zeitmanagements lassen sich Aufgaben planen und Zeit sparen.

Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört mehr als die Beherrschung einiger Techniken – nämlich konsequentes Zielmanagement. Wer sich konkrete Ziele setzt, stellt häufig fest, dass sich sein Leben automatisch an diesen Zielen orientiert. Sie dienen als roter Faden, an dem sich die Entscheidung, wann was zu erledigen ist, ausrichten lässt. Dann kann man sich fragen: „Was muss ich tun, um die Ziele zu erreichen?“ – und sich auf die wesentlichen Aufgaben fokussieren: auf die, die der Zielerreichung dienen. Viele Menschen tun Dinge richtig – ohne sich zu überlegen, ob sie die richtigen und wesentlichen Dinge tun. Sie handeln effizient, aber nicht effektiv. Hinzu kommt: „Zeit“ darf nicht als „Feind“ betrachtet, sondern sollte als Verbündeter begrüßt werden. Ohne die Überprüfung der Einstellung zur „Zeit“ nutzen alle Zeitmanagementtechniken wenig.

Ziele, Prioritäten und Tagesplanung
Wichtig ist das Prinzip der Schriftlichkeit: Der Student notiert, welche Aufgaben in naher Zukunft am wichtigsten und dringlichsten sind. Dazu sollte er sich jeden Tag fünf bis zehn Minuten Zeit nehmen. Die Festlegung der Ziele im studentischen Alltag beginnt damit, sich zunächst ein übergreifendes Wunschziel zu setzen, aus dem die Jahres- Monats-, Wochen- und Tagesziele abgeleitet werden. Mit der ABC-Methode lassen sich Prioritäten bestimmen:
• Unter A-Zielen und A-Aufgaben versteht man die wichtigsten und zugleich dringlichsten Ziele und Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen.
• Mit der Kategorie „B“ sind Aktivitäten und Ziele gemeint, die wichtig sind, sich aber terminieren lassen.
• Mit „C“ sind die weniger wichtigen Ziele und Aufgaben gemeint, die auf die Seite gelegt werden können.
• Die „Kleeblatt“-Methode erweitert die ABC-Analyse um den Punkt „P“ – das sind Aufgaben, die sofort in den Papierkorb wandern. Die Tagesplanung bereitet zumeist die größten Zeitprobleme. Anhand der konkreten Zielsetzungen lassen sich jedoch Maßnahmen beschreiben, die zur Zielerreichung führen – dafür steht die ALPEN-Methode zur Verfügung, mit der sich der Tagesablauf ordnen und Aktivitäten rationalisieren lassen, indem sie gebündelt werden:
• Aufgaben zusammenstellen
• Länge der Tätigkeit schätzen
• Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren – das ist ein entscheidender Punkt, denn er lässt viele Zeitprobleme erst gar nicht aufkommen
• Entscheidungen über Prioritäten treffen und
• Nachkontrolle der Zielerreichung.

Zeitdiebe fangen
„Zeitdiebe“ stehlen Zeit und verbrauchen Zeitkontingente, die an wichtiger Stelle fehlen. Die Lösung besteht in einer Störquellenanalyse: Der Student prüft, womit er die meiste Zeit verliert und geht auf Zeitdieb-Fang. Dazu notiert er etwa eine Woche lang, wodurch oder von wem er bei seinen Aktivitäten unterbrochen wird. Die größten Zeitdiebe sind zumeist das Telefon und unangemeldete Besucher.

Hilfreich ist die Unterscheidung zwischen Zeitdieben, die der Student selbst zu verantworten hat (schlechte Organisation, überfüllter Schreibtisch, fehlende Selbstdisziplin), und den Zeitkillern, die durch andere verursacht werden (fehlender Informationsfluss, keine Koordination der Arbeitsabläufe, Überlastung). Die Notizen helfen, Maßnahmen gegen diejenigen Zeitdiebe zu ergreifen, bei denen es sich wirklich lohnt, weil der Student über die Möglichkeit verfügt, sie einzufangen.

Arbeitsalltag rationalisieren
Der Alltag bietet genügend Gelegenheiten, Zeit zu sparen und effektiver mit ihr umzugehen – einige Beispiele:
• ähnliche Aktivitäten bündeln und im Block bearbeiten, etwa Korrespondenz, Lektüre von Fachliteratur, Recherche für eine Hausarbeit, mehrere Außer-Haus-Besuche (Bibliothek etc.) nacheinander erledigen
• den Schreibtisch organisieren, sodass wichtige Dinge sofort griffbereit liegen
• geplant telefonieren: Auch hier bietet sich eine „Blockbildung“ an – die Telefonate werden allesamt hintereinander geführt
• störungsfreie Zone schaffen: Wichtig sind die Pausen – denn sie sind notwendige Regenerationsphasen, in denen sich der leere Leistungsakku aufladen kann  „Aufschieberitis“ vermeiden – das heißt: Wichtige Dinge mit hoher Priorität sofort angehen  auch einmal „Nein“ sagen können, wenn „Begehrlichkeiten“ von außen an den Studenten herangetragen werden („Könntest du für mich vielleicht noch . . .?“).

Sicher ist: Alle diese Maßnahmen führen nur zum erwünschten Ergebnis, wenn sie konsequent und mit Selbstdisziplin umgesetzt werden.

Diplom-Ökonom Hans-Gerd Mazur,
Experte für Marketing und Vertrieb sowie Berater, Trainer und Coach der Eusera GmbH, Herne, Internet: www.eusera.de
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