ArchivDÄ-TitelSupplement: PRAXiSPRAXiS 2/2011Papierlose Praxis (Teil 1): Interne Prozesse optimieren

Supplement: PRAXiS

Papierlose Praxis (Teil 1): Interne Prozesse optimieren

Dtsch Arztebl 2011; 108(14): [12]

Prister, Zlatko

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Die Produktivität und Effizienz der Arbeitsabläufe in einer Praxis lassen sich erheblich verbessern, wenn der Arzt gezielt und durchgängig auf digitale Prozesse setzt. Anhand von vier Beispielen aus einer Hausarztpraxis zeigt der Autor mögliche Potenziale der Praxis-EDV auf.

Fotos: Fotolia
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Effizienz in der ambulanten Versorgung ist ein unterentwickeltes Feld. Das betrifft insbesondere den effizienten Einsatz derjenigen Ressource, die am teuersten und am knappsten ist: die eigene Arbeitszeit und Arbeitskraft des Arztes oder der Ärztin. Praxis-EDV kann erheblich zur Steigerung der Produktivität beitragen, doch ihr Potenzial wird vielfach immer noch zu wenig genutzt.

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Vielen Ärztinnen und Ärzten ist nicht klar, wie viel Zeit sie und ihr Praxispersonal nutzlos aufwenden – weil sie in dieser Zeit keine Patienten versorgen und kein Einkommen generieren, sondern faktisch nur Papier hin und her bewegen. Es werden Patientenakten umhergetragen, es wird nach Laborbefunden gesucht, es werden Bescheinigungen vom Behandlungszimmer zum Empfang befördert, es werden Fremdbefunde einsortiert und so weiter. In der papierlosen Arztpraxis mit digitalen Patientenakten und automatisierter Formularverwaltung entfallen all diese Zeit fressenden Arbeitsschritte. Die so gewonnene Zeit kommt den Patienten zugute.

Im Folgenden soll dies an einigen Beispielen aus einer Hausarztpraxis mit digitaler Patientendatei, digitalem Praxisarchiv und automatisierter Formularverwaltung erläutert werden.

Beispiel 1: Der neue Patient

Ein neuer Patient wird an der Rezeption begrüßt, seine Versichertenkarte wird eingelesen. Damit ist seine digitale Akte bereits in der Datenbank angelegt. Anschließend werden notwendige Ergänzungen (Angabe des Geschlechts, Klärung, ob die Praxisgebühr fällig wird) durch einfaches Betätigen der Eingabetaste erledigt. Die Quittung für die Praxisgebühr wird vom Laserprinter ausgegeben. Ebenso schnell und einfach wird der Abrechnungsschein angelegt, die Praxisgebühr-Pseudoziffer wird dem Schein automatisch zugeordnet. Die Daten werden von der Medizinischen Fachangestellten am Empfang kurz im Gespräch mit dem Patienten kontrolliert, Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden in der digitalen Akte ergänzt. Der Name des neuen Patienten wird per Knopfdruck auf die Wartezimmerliste gesetzt. Der Patient nimmt im Wartezimmer Platz.

Bei diesem Verfahren wird die Aufnahme eines neuen Patienten in weniger als einer Minute erledigt, und das Anlegen einer Hängemappe oder einer Karteikartenhülle entfällt ganz. Genauso erübrigt sich bei jedem neuen Patientenkontakt das Hantieren mit der Karteikarte des Patienten: das Heraussuchen, der Transport ins Sprechzimmer, das anschließende Einsortieren in das Hängeregister. Die elektronische Patientenakte ist ab sofort an jedem Arbeitsplatz abrufbar. Eine so angelegte Patientenakte kann nicht mehr gelöscht werden, nicht mehr verloren gehen – auch nicht versehentlich.

Der Arzt ruft den Patienten auf und bittet ihn in sein Sprechzimmer. Der Patient schildert Schluckbeschwerden und vermutet, dass er Fieber hat. Der Arzt untersucht ihn und misst die Temperatur. Es wird geklärt, ob Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Mit nur einigen Klicks wird die Krankheit dokumentiert, mit Hilfe eines Kürzels wird das Medikament ausgewählt. Das Rezept wird automatisiert im zentralen Drucker an der Rezeption gedruckt. Die danach ebenfalls automatisch erscheinende Maske des AU-Formulars enthält bereits die Tagesdiagnose und das aktuelle Datum als ersten AU-Tag. Erforderlich ist nur noch die Angabe über die Anzahl der Krankheitstage, danach wird die AU-Bescheinigung gedruckt. Der Patient kann nach dem Unterschreiben der Formulare die Praxis verlassen.

Die kurze Beschreibung zeigt, dass es heute möglich ist, Patientenaufnahme, Dokumentation, Medikamentenverordnung und andere Formulare bei deren Erstellung und Ausgabe so weit zu automatisieren, dass nur noch ärztliche medizinische Arbeit zu leisten ist. Diese Automatisierung führt zu einer starken Verkürzung des Aufenthalts des Patienten in den Praxisräumen. Infolgedessen verkürzen sich die Wartezeiten, und das Wartezimmer kann gar nicht mehr voll werden.

Beispiel 2: Der Chronikerpatient

Ein langjähriger Patient, Chroniker mit KHK, Diabetes und Hypertonie, benötigt neue Rezepte für seine Dauermedikamente und einige Überweisungen. Er kommt zur Rezeption, legt seine Versichertenkarte zur Identifikation vor und äußert seinen Wunsch: sieben Medikamente und fünf Ü-Scheine.

Mit dem Verordnungsassistenten des Praxis-EDV-Systems werden die sieben Medikamente markiert. Der Laserdrucker wirft sofort drei Rezeptformulare (drei plus drei plus eins) aus. Fünf Überweisungsscheine werden im Blankodruckverfahren völlig ohne weitere Arbeit hergestellt und erscheinen im Ausgabeschacht des Druckers. Möglich ist das durch eine Sondertastatur, mit der programmierte Standardabläufe per Tastendruck abgerufen werden können. Diese sogenannten Makros sind nicht serienmäßig in den Praxissystemen vorhanden. Sie müssen vielmehr praxisindividuell für die am häufigsten vorkommenden Krankheitsbilder und die entsprechenden Verordnungen arbeitsplatzbezogen angelegt werden. Das ist nicht ohne Vorarbeit zu haben, die Mühe zahlt sich aber rasch aus.

Alle acht Formulare können direkt nach der Unterschrift abgegeben werden. Dieses Beispiel zeigt, dass die Automatisierung bei der Erstellung und Ausgabe von Vorrezepten und Standard-Ü-Scheinen den Aufwand bei Wiederholungen extrem minimieren kann.

Die Berechtigung für die Automatisierung von Routineabläufen in der Hausarztpraxis liefert die Statistik. Mehr als 90 Prozent aller akuten Beratungsanlässe entfallen auf maximal 20 Krankheitsbilder (Diagnosen). Ähnlich verhält es sich bei der Akutmedikation.

Es spricht also alles dafür, dass die Dokumentation einer häufigen Akuterkrankung (Diagnose plus ICD-10) und die Ausstellung einer Medikamentenkombination vorprogrammiert (Makro auf einer Taste) und im Falle des Zutreffens automatisiert erfolgen können. Die medizinische Kernkompetenz des Arztes bleibt hierbei unberührt. Er untersucht, stellt die Diagnose und trifft Entscheidungen zur Therapie.

Die EDV übernimmt danach lediglich die technische Ausführung ärztlicher Befehle. ►

Beispiel 3: Fremdbefunde und digitales Archiv

Die Steuerungsaufgabe der Hausärzte in der ambulanten Versorgung erfordert, dass zahlreiche Fremdbefunde empfangen, verwendet und last but not least aufbewahrt werden müssen. Hierbei handelt es sich vorwiegend um Facharztbriefe, Röntgenbefunde und sonstige medizinische Teilbefunde. Sie treffen beim Hausarzt per Post, Telefax oder Mail ein. Ihre Dimension sei mit folgenden Zahlen verdeutlicht: Es wird geschätzt, dass im deutschen Gesundheitswesen jährlich circa fünf Milliarden Dokumente auf Papier erstellt werden, was etwa 2,5 Milliarden Euro Kosten verursacht. Hinzu kommen Portokosten in mindestens gleicher Höhe. Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung ein bedeutendes Einsparpotenzial birgt.

Vor allem aber ist die Handhabung der Fremdbefunde zeitaufwendig: Brief aus dem Briefkasten holen, öffnen, entfalten, identifizieren, im Posteingang stapeln, nach dem Lesen die Karteikarte im Schrank oder in der Schublade suchen, Befund einsortieren. Treffen die Befunde hingegen als digitales Fax oder E-Mail ein, sinkt der Zeitaufwand beträchtlich: elektronisch öffnen, lesen, per Knopfdruck ins elektronische Praxisarchiv patientenbezogen ablegen. Doch auch per Post eingetroffene Arztbriefe können im E-Archiv abgelegt werden, indem sie eingescannt werden. Danach können die Papierbefunde vernichtet werden.

Natürlich bedarf ein digitales Praxisarchiv erst einmal entsprechender Investitionen in Software und Hardware. Auch müssen die neue Arbeitsweise, der Umgang mit den digitalen Dokumenten und virtuellen Schubladen durch Schulung der Praxischefs und der Mitarbeiter erst erlernt werden. Die Kosten sind jedoch niedrig, und die Wertschöpfung ist enorm.

Beispiel 4: Telefonische Sprechstunde

Evident wird der Vorteil der digitalen Patientenakte in der telefonischen Sprechstunde. Der Patient nennt seinen Namen, der Arzt ruft dessen Akte auf. Weil es häufig um Befunde geht, wird sofort auch das elektronische Archiv geöffnet. Sämtliche Fremdbefunde des Patienten erscheinen in einer Liste. Danach wird das betreffende Dokument durch Anklicken geöffnet, das Gespräch kann bereits beginnen. Auch nach Ende des Gesprächs sind keine Arbeiten nötig, im Gegensatz zum papiergebundenen Ablauf. Dabei muss zuerst die Karteikarte aus einer Schublade im Schrank – der oft am anderen Ende der Praxis steht – geholt und anschließend dort auch wieder einsortiert werden. Und häufig muss innerhalb der Karte gesucht werden.

Beispiel 5: Arztberichte und Bescheinigungen

Das Ausstellen von Bescheinigungen und Berichte lässt sich ebenfalls automatisieren. Während bei Bescheinigungen einfache Vorlagen gebildet werden, muss die Berichterstellung konfiguriert werden. Typisches Beispiel sind Berichte an das Versorgungsamt. Bei Berichten an das Sozialgericht oder die Agentur für Arbeit ist die Vorgehensweise identisch. Man kreiert eine Briefvorlage mit Platzhaltern für die Individualisierung des Briefes mit den Daten des Patienten. Stammdaten und Dauerdiagnosen werden beim Aufruf automatisch an der gewünschten Stelle in den Brief übernommen.

Die Aufgabe des Arztes ist es nun, nur noch die eigene Stellungnahme, gutachterliche Äußerung oder eine andere Mitteilung an der dafür vorgesehenen Stelle (der Kursor blinkt dort bereits) zu formulieren. In der Regel werden dem Bericht Fremdbefunde aus dem elektronischen Praxisarchiv per Klick beigefügt. Der Brief wird in der digitalen Akte des Patienten abgespeichert und ausgedruckt oder per Fax versendet. Der elektronische Faxversand erfolgt im Hintergrund, so dass außer für die Erstellung des Berichts kein weiterer Zeitaufwand entsteht. Der Umgang mit Papier und Faxgerät entfällt; das Faxgerät existiert ja nicht einmal.

Diese Beispiele sollen verdeutlichen: Digitalisierte und automatisierte Abläufe verkürzen Routinearbeiten in der Hausarztpraxis. Die frei werdende Zeit kommt den Patienten, dem Arzt und dem Personal zugute. Kurze Wartezeit und kurze Aufenthaltsdauer der Patienten in der Praxis sowie schnelle Erledigung einfacher Angelegenheiten an der Rezeption oder am Telefon erhöhen die Zufriedenheit der Patienten und binden sie langfristig an die Praxis. Ärzte können wieder Gespräche mit den Patienten führen, ohne nervös auf die Uhr zu blicken. Die Vereinfachung der nichtmedizinischen Arbeit baut zudem Stress im Betrieb ab. Nicht zu vergessen sind auch ergonomische Aspekte: Das beschriebene Vorgehen mindert die Augen-Bildschirm-Kontaktzeit auf ein Minimum, weil die meisten Vorgänge im Hintergrund ablaufen. Zlatko Prister

Anschrift des Verfassers:

Dr. Univ. Zagreb Zlatko Prister, Hausarzt

Zeil 111, 60313 Frankfurt

www.prister.de, praxis@prister.de

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